Первичка ФЛП на общей системе: какие документы спасут ваши расходы при проверке

Если к ФЛП на общей системе приходит проверка, 99,9% своего внимания налоговики уделяют расходным документам. Логика проста: найти расходы без первичных документов или ошибки в их составлении, признать их несоответствующими требованиям и исключить из налогового учета.

В результате ФЛП может получить:

• недоплату НДФЛ, а автоматически и ВС;
• доначисленный доход, с которого ФЛП придется уплатить НДФЛ и ВС;
• штрафы за занижение налоговых обязательств согласно ст. 123 НКУ.

Защита от такого сценария проста — осознать, насколько критически важны первичные документы, а также оформлять первичку на каждую операцию.

В статье рассмотрим первичные документы, наличие (или отсутствие) которых влияет на налогообложение доходов ФЛП, полученных от осуществления хозяйственной деятельности: от банковских выписок до актов списания топлива.

Содержание материала для вашего удобства:

• Зачем ФЛП первичные документы?
• Требования к оформлению первичных документов
• Первичные документы, подтверждающие получение доходов
• Документы, подтверждающие основные расходы
  • безналичные приобретения
  • договор и инвойс: являются ли они первичными документами?
  • наличные приобретения
  • бартер
  • выплата зарплаты, премий и вознаграждений по ГПД
• Особенности документального подтверждения отдельных видов расходов
• Таблица: операции и соответствующие первичные документы
• Вместо вывода

Зачем ФЛП первичные документы?

Именно на основании первичных документов ФЛП определяет чистый налогооблагаемый доход, с которого уплачивает НДФЛ и ВС (п. 177.1 НКУ (1)). Нет документа — нет расходов, а значит, налог рассчитывается с большей суммы.

Первичка ФЛП делится на две группы:

• доходная — подтверждает полученные доходы;
• расходная — подтверждает расходы, которые уменьшают налогооблагаемый доход. Как отражать такие расходы в Книге учета, мы подробно разбирали во второй части цикла о Книге учета.

Важно: именно расходная группа — главный объект внимания налоговиков, поэтому к ее оформлению следует относиться наиболее тщательно.

Требования к оформлению первичных документов

Согласно ст. 1 Закона о бухучете (2) первичный документ содержит сведения об осуществленной хозяйственной операции (3). Он может быть составлен в бумажной или электронной форме, но в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты (согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), а именно:

• название документа и дату составления;
• название субъекта хозяйствования, от имени которого составлен документ;
• содержание, объем хозяйственной операции, единицу ее измерения;
• должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать участника операции.

Важно: документ без хотя бы одного из этих реквизитов налоговики могут признать не соответствующим требованиям и, соответственно, снять расходы.

Первичные документы, подтверждающие получение доходов

Набор доходной первички зависит от того, как именно ФЛП получает доход.

• Банковские выписки о зачислении средств на текущий счет. Основной массив таких зачислений — выручка от осуществления хозяйственной деятельности. Но не забывайте: доходом ФЛП также являются штрафы, пени и другие компенсации, полученные за нарушение условий гражданско-правовых договоров. Их тоже должны подтверждать выписки.
• Фискальные отчетные чеки РРО и копии фискальных кассовых чеков РРО — подтверждают наличные расчеты или оплату картами через эквайринг, если ФЛП осуществляет деятельность в сфере торговли, общественного питания и услуг в соответствии с Законом о РРО (4).
• Расчетные квитанции — выдаются покупателям и заказчикам в случаях, когда использование РРО не является обязательным (см. Перечень № 1336 (5)).
• Расходные накладные и ТТН поставщиков — если ФЛП получает ТМЦ по бартеру или бесплатно.
• Акты выполненных работ (оказанных услуг) — если ФЛП получает работы (услуги) по бартеру или бесплатно.
• Акт о списании задолженности — когда ФЛП получил и не вернул предоплату за товары либо получил товары (работы, услуги), но не оплатил их. Такая задолженность становится доходом.

Документы, подтверждающие основные расходы

Безналичные приобретения

Приобретение товарно-материальных ценностей. В своей хозяйственной деятельности ФЛП приобретают сырье, материалы, товары, полуфабрикаты, комплектующие изделия, топливо, энергию, стройматериалы, запчасти, тару и т. п.

Подтверждающими первичными документами в этом случае будут:

• расходные накладные и ТТН поставщиков (продавцов);
• таможенные декларации (если ФЛП работает в сфере ВЭД);
• платежные инструкции (вместе с банковскими выписками) для подтверждения факта реальной оплаты.

Заказ работ и услуг — связи, рекламы, расчетно-кассового обслуживания, аренды, транспортных услуг, ремонта имущества, используемого в бизнесе, и т. п.

Для подтверждения расходов используются:

• подписанные акты выполненных работ (оказанных услуг);
• платежные инструкции вместе с банковскими выписками — подтверждают оплату.

Важный вопрос: являются ли первичными документами договоры и счета-фактуры (инвойсы), которыми оформляются хозяйственные отношения ФЛП с другими субъектами хозяйствования?

Договор и инвойс: являются ли они первичными документами?

В целом — нет.

Договор лишь фиксирует намерения сторон, их права, обязанности, цену и ответственность. Инвойс предлагает оплатить ТМЦ, работу или услугу. Ни один из них сам по себе не удостоверяет, что хозяйственная операция состоялась. Однако при определенных условиях эти документы могут приобрести статус первичных.

Договор становится первичным документом, если одновременно:

• его «первичность» прямо предусмотрена отдельным условием договора;
• договор содержит все обязательные реквизиты первичного документа;
• есть банковская выписка, подтверждающая оплату по договору.

Инвойс становится первичным документом, если одновременно выполнены следующие условия:

• есть банковская выписка, подтверждающая оплату;
• в инвойсе указаны все обязательные реквизиты первичного документа;
• договор с контрагентом содержит условие: оплата по инвойсу подтверждает выполнение работ/оказание услуг, и стороны не составляют двусторонние акты.

Внимание! Инвойс не считается первичным документом при приобретении товаров, а также при заказе работ/услуг с отсрочкой платежа.

Наличные приобретения

Иногда приобрести что-либо нужно немедленно: стеллаж для офиса на городской мебельной фабрике, пачку бумаги в магазине канцтоваров, заказать срочный перевод в бюро и т. п.

Здесь возможны два варианта:

Вариант 1. ФЛП берет наличные средства (не более 10 000 грн в день) в соответствии с пп. 1 п. 6 Положения № 148 (6) и оплачивает товар или услугу на месте.

Вариант 2. ФЛП выдает наличные средства под отчет наемному работнику с поручением приобрести товар или услугу от имени ФЛП.

В таком случае подтверждающими документами будут:

• чек РРО из магазина и бюро переводов, которые обязаны использовать РРО согласно ст. 3 Закона о РРО. Чек одновременно подтверждает и оплату, и получение товара (услуги);
• расходная накладная и квитанция к приходному ордеру от бухгалтерии мебельной фабрики: юрлица-производители (7) имеют право не применять РРО в соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о РРО;
• авансовый отчет наемного работника — составляется и подается ФЛП в соответствии с п. 170.9 НКУ. На себя ФЛП авансовый отчет не составляет.

Бартер

При товарообменных операциях ФЛП должен обеспечить наличие:

• ТТН и расходных накладных об отгрузке ТМЦ контрагенту;
• актов выполненных работ (оказанных услуг), если предметом бартера являются работы или услуги;
• акта взаимозачета, который ФЛП и контрагент подписывают после полного выполнения бартерного договора.

А что с самим бартерным договором?

Он может быть первичным документом только при одновременном выполнении двух условий: в нем прямо указано, что договор выполняет функцию акта приема-передачи ТМЦ (выполненных работ, оказанных услуг), и он содержит все обязательные реквизиты первичного документа.

Совет: чтобы избежать споров с налоговиками, не превращайте бартерный договор в первичку — лучше запаситесь полным пакетом документов, приведенным выше.

Выплата зарплаты, премий и вознаграждений по ГПД

Переходим к самому объемному подразделу — документам, подтверждающим выплату зарплат, премий и вознаграждений по гражданско-правовым договорам.

Зарплата. Налоговики стремятся отследить каждое звено цепочки — от начисления до фактической выплаты зарплаты и уплаты налогов.

Поэтому ФЛП должен иметь:

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу;
• табель учета рабочего времени;
• расчетно-платежную ведомость;
• банковские выписки (безналичная выплата) или ведомости на выплату наличных средств;
• платежные инструкции с банковскими выписками об уплате НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Премии. Чтобы выплаты были правомерными, дополнительно необходимы:

• положение о премировании с четкими критериями, согласно которым работник имеет право на премию;
• приказ о премировании с указанием основания;
• документы, подтверждающие достижение показателей, положенных в основу премирования;
• расчетно-платежная ведомость, в которой сумма премии выделена в отдельную графу;
• банковская выписка (безналичная выплата) или ведомость на выплату наличных средств;
• платежные инструкции с банковскими выписками об уплате НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Выплаты по гражданско-правовому договору. Если ФЛП заключает с физлицом (не предпринимателем) ГПД на выполнение работ или оказание услуг, главный риск заключается в том, что налоговики могут переквалифицировать такие отношения в трудовые. В таком случае возникают серьезные риски относительно подтверждения расходов и их налогового признания.

Чтобы этого не произошло, пакет документов должен содержать:

• сам договор с предметом (услуга или конечный результат работы), сроками выполнения и ценой; из договора должно следовать, что он является разовым;
• акт выполненных работ (оказанных услуг) с подробным перечнем того, что именно сделал исполнитель;
• платежную инструкцию и банковскую выписку (безналичная выплата) или расходный кассовый ордер при выплате наличных средств (8);
• платежные инструкции и банковские выписки об уплате НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Обратите внимание! Не все перечисленные документы являются первичными по форме, но без них налоговики не признают эти выплаты в составе расходов.

Особенности документального подтверждения отдельных видов расходов

Производственные расходы

От ФЛП требуется подтвердить реальность производственного процесса и списание использованных сырья и материалов.

Для этого составляют:

• калькуляцию себестоимости с указанием расходов на единицу продукции;
• акты списания сырья и материалов, подтверждающие, что они поступили в производство;
• накладные на внутреннее перемещение, фиксирующие движение сырья со склада в производственное помещение и готовой продукции на склад;
• акты оприходования готовой продукции на складе.

Расходы на топливо

Чтобы подтвердить расходы при использовании автотранспорта, необходимы следующие первичные документы:

• фискальный чек РРО с АЗС;
• путевой лист или другой документ произвольной формы о движении автомобиля: с маршрутом, километражем по одометру и количеством использованного топлива. Он доказывает, что поездка осуществлена в рамках хозяйственной деятельности;
• акт списания топлива за определенный период (например, за месяц) на основании данных путевых листов.

Расходы на приобретение основных средств и их амортизация (9)

Чтобы сэкономить время при оформлении документов на ОС, советуем брать за образец формы, утвержденные приказом № 818 (10). Перечень следующий:

• акт приема-передачи ОС;
• платежная инструкция на оплату и банковская выписка;
• таможенная декларация, если основное средство импортное;
• акт ввода в эксплуатацию ОС;
• инвентарная карточка учета объекта ОС, в которой отражается расчет амортизации.

Расходы на командировки

Когда ФЛП направляет в командировку наемных работников, расходы подтверждаются авансовым отчетом и первичными документами, указанными в п. 170.9 НКУ: транспортными билетами, документами из гостиниц, другими документами, непосредственно связанными с командировкой.

Уплата налогов, сборов и обязательных платежей

Для налогов, сборов и платежей, указанных в пп. 177.4.3 НКУ, подтверждающими документами будут платежные инструкции и банковские выписки.

Таблица: операции и соответствующие первичные документы

Вместо вывода

Правило простое, но очень важное: каждая гривна доходов и расходов должна быть подкреплена документом со всеми обязательными реквизитами. Доходную первичку налоговики сверят, а расходную — будут атаковать, поэтому именно она требует максимального внимания.

Читайте также: данные из первичных документов попадают в Типовую форму (11) — обязательный регистр налогового учета, который с 2021 года заменил привычную Книгу учета доходов и расходов (сама форма первичным документом не является). О правилах ее ведения мы уже рассказали в цикле из трех частей:

• Книга учета ФЛП на общей системе: правила ведения и доходы (Часть 1)
• Книга учета ФЛП на общей системе: расходы, амортизация, финрезультат (Часть 2)
• Книга учета ФЛП на общей системе: переходящие расходы, примеры, риски (Часть 3)

SMARTFIN.UA: первичка под контролем

Собрать полный пакет первичных документов вручную — реально, но долго. В онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA часть задач выполняется автоматически:

• Импорт банковских выписок — распознавание операций без ручного внесения;
• Электронный документооборот — акты, накладные и договоры: подписание и отправка онлайн, ни один документ не потеряется;
• Касса и ПРРО — интеграции с популярными ПРРО-сервисами: фискальные чеки, Z-отчеты;
• ОС и НМА — инвентарные карточки объектов и автоматическое начисление амортизации;
• Зарплата и кадры — ведомости, приказы, табели, 70+ шаблонов документов с автозаполнением.

Пусть ваша первичка будет готова к любой проверке. Зарегистрируйтесь бесплатно прямо сейчас!

1. Налоговый кодекс Украины.
2. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.
3. Несмотря на то, что ФЛП на общей системе не ведут бухучет, раскрытие термина «первичный документ» следует искать в Законе о бухучете, поскольку специальных методологических документов подобного содержания исключительно для ФЛП действующее законодательство Украины не предусматривает.
4. Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.
5. Перечень отдельных форм и условий осуществления деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения РРО и/или ПРРО с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденный постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.
6. Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
7. Кроме тех, кто производит технически сложные бытовые товары, подлежащие гарантийному ремонту, лекарственные средства, изделия медицинского назначения, ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов, драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней.
8. Согласно предписаниям п. 39 Положения № 148 ФЛП не ведут кассовую книгу, а значит, не оформляют кассовые ордера, которые в ней учитываются. Но им не запрещено при необходимости использовать кассовые ордера как первичные документы.
9. Основные средства — материальные активы, стоимость которых превышает 20 000 грн и постепенно уменьшается в связи с физическим или моральным износом, а ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых с даты ввода в эксплуатацию составляет более 1 года (или операционного цикла, если он дольше года) (пп. 14.1.138 НКУ).
10. Приказ Минфина Украины «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.
11. Типовая форма, по которой осуществляется учет доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.05.2021 г. № 261.