Командировки работников в вопросах и ответах: практический гайд работодателям

23 жовтня 2024 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

Командировка является неотделимой частью деятельности многих компаний, функционирование которых невозможно без коммуникации с партнерами, клиентами и заказчиками, контроля за выполнением проектов, внедрения технологий или участия в международных конференциях и переговорах. Как служебные командировки по Украине, так и за рубеж позволяют обеспечить эффективное сотрудничество, налаживать новые связи и контролировать качество выполнения работ или услуг на местах. И когда возникает необходимость направить сотрудников по делам компании в другой город или страну, одновременно возникает множество вопросов относительно сроков командировки, оформления документов, выплат суточных и специфических ситуаций, таких как болезнь работника во время поездки.

В этом материале мы рассмотрели часто задаваемые вопросы, с которыми сталкиваются работодатели и бухгалтеры во время организации командировок. Ответы эксперта Татьяны Сушальской основываются на многолетнем опыте и действующем законодательстве Украины. Читайте дальше, чтобы узнать все, что нужно знать о командировках работников!

Вопрос 1: о сроке заграничной командировки

? Предприятие нуждается в отправке работника в заграничную командировку сроком более 60 дней. Может ли оно это сделать?

ОТВЕТ: Да, может, и вот почему.

НКУ* вообще не устанавливает срок командировки (как по Украине, так и за границу), отдавая этот вопрос по усмотрению предприятия. Что касается максимального срока заграничной командировки длиной 60 дней, о котором идет речь в вопросе, то он действительно установлен п. 1 г. ІІІ Инструкции № 59**. Но! Она обязательна для выполнения исключительно государственными органами и предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично финансируемыми из бюджета. Коммерческие предприятия совсем не обязаны выполнять предписания Инструкции № 59, хотя могут ориентироваться на них в своей работе.

Поэтому если необходимо отправить работника в загранкомандировку, то срок этой поездки определяет руководитель предприятия и устанавливает его в соответствующем приказе.

Вопрос 2: о подтверждении расходов банковской выпиской

? Работник получил аванс на командировку на личную банковскую карточку. Имеет ли право предприятие требовать от работника выписку по личной карточке для подтверждения командировочных расходов?

ОТВЕТ: Да, предприятие имеет такое право, поскольку:

1) В пп. 170.9.1 НКУ приведен перечень документов, подтверждающих командировочные расходы. В нем (кроме транспортных билетов, счетов из гостиниц, других документов, подтверждающих расходы командированного работника) указаны и выписки со счета о выполненных платежных операциях.

2) В пп. 170.9.2 НКУ дополнительно уточнено: если в командировке работник для проведения расчетов применил платежный инструмент, в частности, личную банковскую карточку, стоимость своих расходов он должен засвидетельствовать выпиской (ведомостями) со счета, на который выдана такая карточка. Выписка может быть предоставлена либо в бумажной, либо в электронной форме.

Вопрос 3: о проживании работника у принимающей стороны

? ООО направляет работника в командировку по Украине. Принимающая сторона обеспечивает его жильем в собственном общежитии, то есть расходы на проживание своего работника ООО не несет. Нужно ли данный факт каким-либо образом документировать?

ОТВЕТ: Любой работодатель, направляющий командировочных работников, должен обеспечить их средствами на покрытие расходов, в частности, на проезд к месту командировки и обратно, на проживание, а также на питание (суточные расходы).

Эта обязанность настолько важна, что гарантируется государством (см. ст. 121 КЗоТ). При трудовых проверках работодателей органами Гоструда контролеры всегда проверяют, получали ли командированные работники средства на покрытие указанных расходов. И если окажется, что соответствующих средств работник не получил или получил, но недостаточно или несвоевременно, работодателя ждет немалый штраф. Таким образом, если принимающая сторона берет на себя проживание командированного работника (селит его в своем общежитии), то этот факт должен быть документирован. По нашему мнению, работодателю будет достаточно получить от принимающей стороны.

Вопрос 4: о прибытии и выезде в командировку одним днем

? Директор ООО вернулась из командировки по Украине 20 октября и в тот же день выехала в командировку за границу. В какой сумме она должна получить суточные за этот день?

ОТВЕТ: Директор имеет право получить за 20 октября суточные как за день командировки по Украине, так и за день командировки за границу.

Теперь подробнее. Каждая командировка – это отдельная поездка работника, цель которой – выполнение отдельного служебного поручения. Каждая командировка имеет свое начало и окончание, и по общему правилу день выбытия в командировку и день возвращения из нее включаются в срок командировки. При этом днем выезда в командировку является день отправления транспортного средства с места постоянной работы работника, а днем возвращения из командировки – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов (включительно) днем выезда считается текущие сутки, а с 0 часов и позже - следующие сутки. Аналогичным образом определяют и день прибытия откомандированного работника к месту постоянной работы.

Например, работник выехал автобусом в командировку по Украине 17 октября поздно вечером в 23.30, а вернулся 19 октября рано утром в 5.15. Несмотря на поздний выезд и утренний возврат, 17 и 19 октября включаются в срок командировки, который составляет три дня (17, 18 и 19 октября). И работнику следует выплатить суточные за три дня. Если в день возвращения из командировки по Украине есть необходимость направить работника в загранкомандировку, то этот же день должен быть включен и в срок загранкомандировки, за который работник имеет право на «заграничные» суточные. Напомним, что в соответствии с пп. 170.9.1 НКУ максимальный (не облагаемый налогом) размер суточных по Украине равен 0,1 размера минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного года (в 2024 году - 710 грн за каждый день командировки). А для заграничных командировок – не выше 80 евро за каждый день командировки по официальному курсу гривны к евро, установленному НБУ.

Вопрос 5: о командировке работника на дистанционной работе

? Одна из работниц предприятия работает дистанционно из-за границы (выехала из Украины в Краков в начале войны). Возникла необходимость отправить ее в командировку в Чехию. Вправе ли предприятие отправить работницу в такую командировку и как его правильно оформить?

ОТВЕТ: К сожалению, НКУ нам здесь не поможет – подобные организационные вопросы он не регулирует. Поэтому мы имеем право обратиться к Инструкции № 59, нормы которой, напомним, обязательны для выполнения только государственными органами и предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично удерживаемыми (финансируемыми) бюджетными средствами. Относительно коммерческих предприятий использовать Инструкцию № 59 можно как вспомогательный документ, о чем в своих разъяснениях неоднократно говорили налоговики.

Следовательно, согласно п. 1 г. И Инструкции № 59 служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. То есть место, откуда работник выезжает в командировку, значения не имеет. И даже если он работает дистанционно, физически находясь за пределами Украины, то при наличии производственной необходимости он может быть направлен в командировку в любой населенный пункт, также находящийся за пределами Украины.

Если работник, проживающий в Кракове, направляется в командировку в Чехию, руководитель предприятия должен выдать обычный командировочный приказ, где необходимо указать:

цель выезда в командировку;
служебное задание (при необходимости);
пункт назначения (государство, город, наименование принимающей стороны);
срок командировки;
источник финансового обеспечения командировочных расходов (здесь подразумевается, выдает ли предприятие работнице аванс на командировку, или с согласия работника она едет в командировку за свой счет с последующей компенсацией осуществленных ею расходов).

Относительно командировки, то в случае дистанционной работы работница может подать авансовый отчет в электронной форме. О том, при каких условиях она должна составлять, читайте подробно на нашем сайте в материале: Представление авансового отчета: что нужно знать работодателю.

Вопрос 6: о болезни работника в командировке

? Работник выехал в командировку по Украине сроком на 10 дней, но через два дня позвонил по телефону на предприятие и сообщил, что заболел. Ложиться в больницу нужды не было, но и домой работник сразу вернуться не смог (ему был прописан постельный режим на несколько дней). Что делать предприятию в такой ситуации?

ОТВЕТ: В таком случае советуем пользоваться предписаниями Инструкции № 59 (п. 9 г. ІІ), поскольку НКУ не содержит норм, которые помогли бы нам выйти из описанной ситуации.

Также имеет значение течение болезни работника, то есть сможет ли он продолжать выполнение своего служебного задания после выздоровления, или после определенного улучшения состояния вернется домой.

Вариант 1. Работник возвращается домой, не выполнив служебное задание полностью. Например, работник выехал в командировку 2 октября сроком на 10 дней, а 4 октября сообщил работодателю, что заболел и должен в течение трех дней выполнять предписания врача, что он и сделал. Однако 7 октября работник снова связался с предприятием и сообщил, что состояние здоровья не позволяет ему оставаться в командировке, и он возвращается домой, что руководитель предприятия согласовал. Итак, 8 октября работник вернулся. Дальнейшее его лечение - это уже отдельная история, но чтобы «закрыть» неудачную командировку руководитель должен выдать приказ об отзыве работника по командировке в связи с болезнью, а работник должен вернуть предприятию остаток неиспользованного аванса, если он был издан, и документы, подтверждающие его расходы (на проезд, проживание и т.п.).

Внимание! Согласно п. 9 г. II Инструкции № 59 за все время командировочной болезни работник имеет право на расходы на проживание и суточные, даже если он не выполняет служебного задания. Конечно же, временная нетрудоспособность работника должна быть удостоверена листком нетрудоспособности, выданным в месте командировки, на основе которого он получит больничные, а вот заработная плата за дни командировочной болезни ему не начисляется.

Вариант 2. Работник выздоравливает в командировке и возвращается к выполнению своего служебного задания.

Отличие от Варианта 1 заключается в том, что руководитель предприятия издает приказ о продлении срока командировки в связи с болезнью работника и при необходимости ему направляются или перечисляются на личную карточку (если он не имеет корпоративной) дополнительные средства на покрытие командировочных расходов, которые вынужденно продлились.

Онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA не только упрощает оформление командировок, но и предлагает более 35 функций для автоматизации бухгалтерских расчетов, кадрового учета, представления отчетности и ведения доходов и расходов ФЛП. Хотите избавиться от бухгалтерской рутины? Регистрируйтесь и уже через мгновение вам откроется бесплатный трехдневный доступ ко всем функциям программы для тестирования. Если необходима помощь или презентация, наши консультанты всегда готовы помочь – просто нажмите "Заказать звонок" в своем кабинете!

*Налоговый кодекс Украины.

**Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 .

***Кодекс законов о труде Украины.