ДСТУ 4163:2020. Як оформлюються основні реквізити в наказах SMARTFIN.UA

Реквізит

Вимоги

Назва організації

• найменування автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу;
• найменування друкується ВЕЛИКИМИ літерами;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• якщо в статуті (положенні про юридичну особу) є офіційне скорочене найменування, потрібно вказувати і його;
• скорочене найменування на поздовжньому бланку вказується окремим рядко у центрі; його можна вказувати як в дужках, так і без них;

Друкувати в документах найменування юридичної особи напівжирним чи звичайним шрифтом, вказувати скорочене найменування в дужках чи без дужок, юрособа визначає самостійно і фіксує обраний варіант в інструкції з діловодства.

Назва документу

• друкується ВЕЛИКИМИ літерами — НАКАЗ
• друкується напівжирним прямим шрифтом з розрідженням на 3 пункти
• вирівнювання по центру

Оформлення дат

Стандарт розрізняє терміни «дата документа» і «дата в документі»:

• дата документу - це дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення документа
• дата в документі- це дата певної події, нормативного акта, про які є згадка в документі

Дату можна оформляти цифровим або словесно-цифровим способом:

• цифровий спосіб - елементи дати зазначаються арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться
• словесно-цифровий спосіб - вказується:

• число місяця двома цифрами — якщо місяць містить одну цифру, додається нуль;
• місяць — словами;
• рік — чотирма цифрами. Додається слово «року» або скорочений варіант «р.».

У різних реквізитах одного документа дату тепер можна оформляти як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

Порада!

Вживати словесно-цифровий спосіб дати у реквізиті «Текст». Так буде дотримано норму ДСТУ 4163:2020 про те, що у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, для дат застосовують словесно-цифровий.

Місце складання:

• зазначається на всіх документах, крім листів;
• вказується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»;
• повинен відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ).

Реєстраційний індекс (номер документу):

Складники реквізита «Реєстраційний індекс»: порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструють + індекс

Вимога про правобічну похилу риску — нова. Попередня версія стандарту ДСТУ 4163:2020 не регламентувала, як відокремлювати складники реєстраційного індексу. За усталеною практикою для відокремлення складників реєстраційного індексу наказів з кадрових питань використовували дефіс та похилу риску (№ 123-к/тр або № 123-к/тм для відокремлення складників індексу). Тепер ДСТУ 4163:2020 чітко скеровує щодо правобічної риски.

Чи додавати індекси та які саме, підприємство вирішує самостійно. Реєстраційний індекс може містити лише порядковий номер за відповідною обліковою формою — 1, 2, 3…

Можна використовувати як індекси й літерні позначення, що відповідають питанням діяльності. Наприклад, для наказів з кадрових питань:

• тривалого (75 р.) зберігання — к/тр (наказ № 125/к/тр);
• тимчасового (5 р.) зберігання — к/тм (наказ № 221/к/тм).

Заголовок до тексту

• друкується без відступу від межі лівого поля;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• повинен бути коротким і граматично узгодженим із назвою документа
• має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?»
• максимальна довжина рядка заголовка — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок довший, його потрібно розташувати в кількох рядках через один міжрядковий інтервал. Крапка в кінці заголовка не ставиться;
• якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), продовжуйте його до межі правого поля.

Текст документу

• може оформлятися як суцільний зв'язний текст, анкета, таблиця, поєднання цих форм;
• повинен подаватися стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, а також стосувався того питання, яке сформулювали в заголовку;
• викладається державною мовою. Виняток — випадки, передбачені законодавством про мови в Україні.
• рекомендовані міжрядкові інтервали: на А5 — 1 інтервал; на А4 — 1—1,5 інтервали; за потреби можна застосовувати в тексті й інші міжрядкові інтервали;
• стандарт дає змогу друкувати текст шрифтом розміром 12—14 друкарських пунктів;
• друкується без відступу від межі лівого поля.

Підписи посадових осіб

• Складники реквізиту «Підпис»:

1) найменування посади особи, яка підписує документ:

• у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку;
• у скороченій формі, якщо документ надрукований на бланку;

2) особистий підпис (крім електронних документів);

3) власне ім'я і ПРІЗВИЩЕ.

• Важлива новація ДСТУ 4163:2020 — вказувати у реквізиті «Підпис» власне ім'я та прізвище підписанта. Раніше за ДСТУ 4163—2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери. Тепер потрібно вказувати прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, власне ім'я (Інна, Світлана, Анна) не замінюється ініціалами.
• Пункт 7.7 ДСТУ 4163:2020 скеровує друкувати розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» з відступом від межі лівого поля документа 125 мм.
• Чого робити не можна? ДСТУ 4163:2020 забороняє під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Візи

• За допомогою візи оформляється внутрішнє погодження документів. Віза — це так званий управлінський реквізит, що не впливає на юридичну силу документа.
• У реквізиті «Віза» тепер вказується Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ особи, що візує. Раніше за ДСТУ 4163-2003 вказували ініціали та прізвище особи з великої літери.

Складники реквізиту «Віза»:

• найменування посади (за потреби);
• особистий підпис;
• власне ім'я ПРІЗВИЩЕ особи, яка візує документ.

Відмітка про ознайомлення

• Відмітка свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінської дії щодо нього.
• Обов'язково ознайомлюйте працівників з наказами з кадрових питань:

"З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5)."

В одній відмітці можете зафіксувати ознайомлення кількох працівників.

Складники відмітки про ознайомлення:

слова «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без лапок);

• особистий підпис;
• власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ;
• дата ознайомлення.

При підготовці проєкту документу потрібно залишати місце для підпису і дати ознайомлення. Працівник, що ознайомлюється з документом, проставить їх від руки.