ФОП наймає працівника: коли виплачувати зарплату, які утримання та податки, якими документами оформити?

Якщо ви - підприємець-початківець, і вперше приймаєте на роботу працівника, постає резонне питання: як правильно виплачувати йому зарплату?

З цього матеріалу ви дізнаєтеся про базові правила виплати заробітної плати в Україні, а саме про таке:

• який розмір зарплати та в які терміни виплачувати;
• чи може ФОП виплачувати заробітну плату готівкою;
• які зарплатні податки, в якому розмірі та куди сплачувати;
• яким пакетом документів оформляється зарплата.

Вперше виплачуємо заробітну плату: який розмір та в які строки?

Коли вперше виплачувати зарплату працівнику? Теорію цікавіше розглядати в розрізі практичних кейсів, тож уявімо, що наш працівник був прийнятий на роботу 10 червня 2024 року. Коли оформити першу виплату? Щоб відповісти на це питання, потрібно знати головні зарплатні правила.

Перше "зарплатне" правило таке: зарплата працівникам виплачується не рідше двох разів на місяць.

Наступне правило таке: для кожної з двох частин місяця обираємо конкретне число для виплати зарплати, а інтервал між виплатами не повинен перевищувати 16 календарних днів. Для зарплати за першу половину місяця обираємо дату в проміжок з 15 по 22 число, за другу - з останнього дня місяця по 7 число.

І третє зарплатне правило формулюємо так: виплачувати заробітну плату потрібно в робочі дні. Якщо обрана вами дата припадає на вихідний або святковий день, виплату робимо напередодні. При цьому дата наступної виплати не зміщується, в цьому випадку збільшений інтервал між виплатами не буде вважатись порушенням законодавства.

Використайте табличку-шпаргалку, щоб правильно спланувати дати на своєму підприємстві.

Наприклад, для нашого уявного працівника, якого прийнято на роботу 10 червня, датами для виплати зарплати стануть 22 і 7 числа. Наголошуємо, не періоди з 1 по 7 або з 16 по 22, а саме два конкретні числа: 22 і 7.

Отже, знаючи дату прийняття працівника (10 червня 2024 р.) та встановивши два конкретні числа місяця для виплати зарплати (22 і 7), легко відповісти на запитання: Коли ж виплачувати зарплату працівнику.

Погляньмо на календар за червень та липень 2024 р.

Дата зарплати за першу половину місяця (22 число) припадає на вихідний день (суботу), тож виплату робимо напередодні, в п'ятницю, 21 червня.

Зарплату за другу половину місяця маємо виплатити 7 числа, яке також припадає на вихідний (неділю), тож виплату робимо 5 липня 2024 року.

Коли і в які терміни ФОП здійснювати зарплату працівникам розібрались. Переходимо до наступного питання: яким має бути розмір зарплати?

Заробітна плата працівника: нижня і верхня межа

Одразу зазначимо, що верхньої межі не існує - підприємець може встановлювати будь-яку заробітну плату своєму працівнику. Головне, щоб розмір винагороди був не менший за мінімальну заробітну плату (МЗП). Адже в Україні заборонено сплачувати працівнику менше "мінімалки" за відпрацьовану норму часу.

З 1 квітня 2024 року - це 8 000 грн на місяць.

! Але поняття мінімальна заробітна плата не дорівнює мінімальному розміру окладу. Посадовий оклад працівнику прив'язується до іншого показника - прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня поточного року (в 2024 році - 3 028 грн) - і він може бути менший за МЗП. Але в цьому випадку вам все одно доведеться робити доплату до "мінімалки".

Чи можна всім працівникам на підприємстві встановити однакові розміри окладів, платити всім "мінімалку"?

Наша відповідь: ні, хоча багато ФОПів саме так і роблять.

Працівники різної кваліфікації повинні мати різні посадові оклади.

Як розподілити посади за кваліфікацією?

1. Це можна зробити за допомогою Класифікатора професій. У його розділах професії згруповані відповідно до кваліфікації працівників та складності виконуваної ними роботи: один розділ - одна кваліфікація/складність професій, які до нього входять.
2. Подивіться на першу цифру коду професії: чим більша перша цифра в коді посади, тим, як правило, нижча кваліфікація вимагається від особи, яка її обіймає, і тим простіші роботи вона виконує.
3. Якщо перша цифра коду КП однакова: у загальному випадку, для посад, код КП яких починається на одну й ту саму цифру, роботодавці можуть встановлювати однакові оклади. Але для диференціації окладів потрібно враховувати кваліфікаційні характеристики професій. Тому різницю в окладах між «сусідніми» професіями краще робити.

Щоб скласти схему посадових окладів, проранжуйте посади за кваліфікацією, а потім встановіть для кожної з посад посадовий коефіцієнт. Розмір окладу за кожною посадою можна визначити так: помножити посадовий коефіцієнт на мінімальний посадовий оклад.

Для диференціації окладів потрібно враховувати кваліфікаційні характеристики професій.

Приклади

1. Під кодами, що починаються з 1, зібрані професії, пов'язані з здійсненням різноманітних функцій управління та керівництва. При цьому вони суттєво відрізняються за своєю складністю та відповідальністю. Так, директор підприємства (код КП 1210.1) та директор з виробництва (код КП 1222.1) мають різне коло обов'язків. Тому бажано, щоб їхні оклади відрізнялися.

2. Під кодами, що починаються з 5, зібрані працівники сфери торгівлі та послуг із найрізноманітнішими обов'язками та вимогами до їх кваліфікації. Тому нелогічно встановити однаковий посадовий оклад для шеф-кухаря (код КП 5122) та офіціанта (код КП 5123).

3. Не рекомендується зрівнювати оклади за професіями, найменування яких були створені за допомогою додавання до професійних найменувань робіт похідних слів (див. додаток В до Класифікатора професій), що вказують на вищу/нижчу кваліфікацію працівника (наприклад, провідний економіст - економіст).

4. Також зверніть увагу на професії з категоріями (наприклад, економіст І категорії - економіст ІІ категорії - економіст). Тут є пряма вказівка на різницю у кваліфікації, що повинно бути враховано під час формування окладів.

Приклад складання схеми посадових окладів з використанням посадового коефіцієнта:

Якою має бути різниця в окладах між "сусідніми професіями"?

Ці питання ФОП вирішують самостійно. Різниця може бути 50 - 100 грн, а це буде означати, що вимога щодо диференціації окладів виконується.

Рекомендуємо не нехтувати правилом диференціації окладів! Встановлюйте працівникам різної кваліфікації різні розміри окладів, щоб уникнути запитань Держпраці при перевірках! Адже інспектори звертають на це увагу і, у випадку відсутності диференціації виписують приписи на виправлення.

Скільки працівник отримає "на руки"? Які податки сплатить роботодавець?

З нарахованої зарплати працівника роботодавець утримує два податки: ПДФО (податок на доходи фізичних осіб) - 18% та військовий збір - 1,5%. Це, так званні, утримання із заробітної плати, тобто розміри цих податків мінусуються із зарплати, виплаченої працівнику.

Крім того, роботодавець власним коштом сплачує ЄСВ (єдиний соціальний внесок), який становить 22%.

Давайте розрахуємо, яку суму працівник отримає "на руки", та скільки податків сплатить ФОП з його заробітної плати.

Розглянемо розрахунок на прикладі заробітної плати охоронника, яка, за нашою схемою, становить 8 800 грн.

Нарахована зарплата - 8 800 грн.

Утримання складуть:

• 18% ПДФО - 1 584 грн.
• 1,5% ВЗ - 132 грн.

На руки працівнику виплатимо "чисту" зарплату за місяць: 8 800 - (1 584 + 132) = 7 084 грн.

ЄСВ, який повинен сплатити роботодавець за місяць: 8 800 * 22% = 1 936 грн.

Зарплата розрахована, але згадуємо "перше зарплатне правило", відповідно якому ми НЕ МОЖЕМО виплатити її однією сумою. Нам потрібно розділити виплату на дві частини.

Маємо такі умови в червні. Норма робочого часу - 20 днів. За першу половину місяця працівником відпрацьовано 10 днів.

Розрахунок виплати за першу половину місяця:

(8 800 грн/ 20 робочі дні * 10 відпрацьованих днів) = 4 400 грн. З цієї суми розраховуємо утримання:

• 18% ПДФО = 792 грн
• 1,5% ВЗ = 66 грн

"На руки" працівнику за першу половину місяця: 4 400 - (792 + 66) = 3 542 грн

ЄСВ коштом роботодавця: 4 400 грн * 22% = 968 грн

Розрахунок виплати за другу половину місяця:

"На руки" працівнику за другу половину місяця: 7 084 грн - 3 542 грн = 3 542 грн.

Утримання:

• 18% ПДФО = 1 584 грн - 792 грн = 792 грн.
• 1,5% ВЗ = 132 грн - 66 грн = 66 грн.

ЄСВ коштом роботодавця: 1 936 грн - 968 грн = 968 грн.

Наступне важливе "зарплатне" правило, яке потрібно запам'ятати: виплачувати зарплату без сплати податків роботодавець немає права. Тому в той самий день, коли виплачується зарплата, ФОП має сплатити всі "зарплатні" податки, про які ми написали в цьому розділі.

Два способи здійснити виплату зарплати

Виплачувати заробітну плату можна за бажанням працівника:

• готівкою;
• на карту через зарплатний проект або за тими реквізитами, які надасть працівник.

Якими первинними документами оформлювати нарахування та виплату заробітної плати

Якщо зарплати виплачуються на картки, первинними документами для виплат будуть платіжні доручення. Виплату можна звірити по виписці банка чи роздрукувати відомість розподілу коштів, яку формує банк для зарплатних проектів.

Якщо працівник обрав отримувати заробітну плату готівкою, роботодавець повинен оформити таку виплату Відомістю на виплату готівки. Працівник обов'язково повинен ставити свій підпис про одержання коштів після кожної виплати. Щомісяця ФОП повинен формувати два таких документи: для виплати за першу і, відповідно, другу половину місяця.

Крім відомостей на виплату, ФОП щомісяця повинен формувати й підписувати Відомість по нарахуванню заробітної плати. Це первинний документ, який обов'язково повинен бути в наявності у роботодавця. Працівником він не підписується.

І ще один первинний документ для нарахування зарплати, який обов'язково повинен бути в пакеті документів роботодавця на місяць - це Табель обліку робочого часу (типова форма П-5).

Розрахунок зарплати працівникам в SMARTFIN.UA

Зробити розрахунок зарплати за першу і другу половину місяця, автоматично розрахувати податки, сформувати всі первинні зарплатні документи, побудувати табель обліку робочого часу автоматично, а потім подати зарплатну звітність за працівників у контролюючі органи - все це можна зробити в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA у кілька кліків. Розумна автоматизація, яка спрощує бухгалтерську рутину - це не забаганка, а реальна потреба фахівця, який цінує свій час. Зареєструйтесь, щоб самостійно перевірити всі можливості SMARTFIN.UA та спростити своє професійне життя вже сьогодні!

Після реєстрації Вам буде доступний тестовий режим - 3 робочі дні, в рамках якого доступні всі функції програми без обмежень: розрахунок зарплати, лікарняних та відпускних, кадровий облік, звітність, контроль доходів та витрат ФОП, формування інвойсів та багато чого іншого.

Якщо на будь-якому етапі від реєстрації і до створення розрахунків у вас виникнуть труднощі, звертайтесь в нашу службу підтримки. Будемо раді допомогти з будь-якими питаннями! Допоможемо налаштувати, розповімо, як користуватись!