Листок непрацездатності 2024: алгоритм дій роботодавця, якщо працівник захворів

У сьогоднішньому матеріалі мова піде про поняття листок непрацездатності або лікарняний лист, а також про:

• види страхових виплат, на які мають право працівники;
• етапи формування лікарняних та алгоритм дій роботодавця у разі настання страхового випадку;
• підстави для відмови в оплаті лікарняних;
• особливості лікарняних сумісників;
• дії роботодавця, якщо працівник надав паперовий лікарняний лист.

Основні визначення: тимчасова непрацездатність, листок непрацездатності

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність - це документ, який формується на основі медичних записів у електронній системі охорони здоров'я. Він містить висновок лікаря про результати медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, підтверджуючи таким чином тимчасову непрацездатність працівника. Цей висновок є основою для створення листка непрацездатності.

Листок непрацездатності (лікарняний лист) - це документ, який створюється програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність працівника або документа, що підтверджує ним усиновлення дитини. Лікарняному присвоюється унікальний реєстраційний номер, і далі на його підставі працівник звільняється від роботи на вказаний в документі період і отримує страхові виплати відповідно до законодавства про соціальне страхування.

Види страхових виплат, на які мають право працівники

• Допомога по тимчасовій непрацездатності (в тому числі у зв'язку з доглядом за хворою дитиною до 14 років, дитиною з інвалідністю до 18 років тощо);
• Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами;
• Допомога на поховання (виняток – поховання пенсіонерів, безробітних осіб, та тих осіб, що померли внаслідок нещасного випадку на виробництві).

Джерела фінансування страхових виплат, відповідно до листків непрацездатності

Розмір допомоги залежить від страхового стажу та кількості місяців страхового стажу упродовж року перед настанням страхового випадку. Страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Держреєстру загального обов'язкового державного соціального страхування, а за періоди до його запровадження – на підставах, передбачених ч. 2 ст. 21 ЗУ. №1105.

Етапи формування лікарняних та алгоритм дій роботодавця

Рішення про оплату або відмову в оплаті лікарняного листа фіксується розпорядчим документом, визначеним для таких цілей на підприємстві (наказ керівника, розпорядження уповноваженої особи, протокол засідання уповноважених із соціального страхування тощо).

Заява-розрахунок – інформація, про нараховані кошти застрахованим особам у випадку тимчасової непрацездатності. Має визначену форму (Порядок 12, постанова КМУ від 19.07.2018 р.) та подається роботодавцем до ПФУ або особисто, або через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг.

Повідомлення про виплату лікарняного подається на підставі Постанови ПФУ №28-3 за основним місцем обліку страхувальників.

!!! ВАЖЛИВО: всі страхові виплати по лікарняному листку повинні бути сплачені роботодавцем протягом 6 місяців.

Які підстави для відмови в оплаті лікарняних?

Працівник може отримати відмову в оплаті листа непрацездатності, якщо тимчасова непрацездатність особи настала:

• під час перебування у відпустці без збереження заробітної плати, у додатковій відпустці у зв'язку з навчанням, у творчій відпустці тощо;
• в період призупинення дії трудового договору;
• при вчиненні кримінального правопорушення;
• у стані алкогольного, наркотичного сп'яніння, під впливом наркотичних речовин;
• внаслідок умисного заподіяння шкоди своєму здоров'ю з метою ухилення від роботи;
• під час перебування під арештом.

У випадку, коли роботодавець прийняв рішення про відмову в оплаті листка непрацездатності, необхідно повідомити застраховану особу в 5-денний період після прийняття відповідного рішення.

Окрім того, ЗУ 1105 встановлює строки виплати допомоги з тимчасової непрацездатності. Підприємство виплачує допомогу:

• Працівнику у найближчий день, встановлений для виплати з/п;
• Виконавцю робіт за ЦПД – в 10-денний період з дня призначення допомоги.

Лікарняні сумісників: особливості надання

Особливістю є те, що там, де працівник оформлений за сумісництвом, відображається не сам е-лікарняний, а його цифрова копія, особливістю якої є відмінність в порядковому номері. А саме:

222222-2222222222-1 – унікальний номер е-лікарняного, який відображається у роботодавця за основним місцем роботи.

222222-2222222222-1.1 – номер е-лікарняного, який відображається у роботодавця, де працівник оформлений за сумісництвом.

Цифра після крапки є технічною інформацією, що вказує на те, що це копія електронного лікарняного. Бухгалтеру, який формує заяву-розрахунок для працівника, також слід вказувати лише номер лікарняного до крапки.

Відомості про страховий стаж працівник може підтвердити за допомогою довідок ОК-5, ОК-7 та Витягу з Реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, які можна отримати на порталі електронних послуг ПФУ або за допомогою Дії.

На цей момент, допомога по тимчасовій непрацездатності, допомога у зв'язку з вагітністю та пологами застрахованим особам (зокрема тим, що здійснюють підприємницьку діяльність та одночасно працюють на умовах трудового договору) здійснюється за основним місцем роботи АБО за місцем роботи за сумісництвом. Проте, зважайте на Порядок 440, який регламентує здійснення оплати перших 5 днів непрацездатності працівника за рахунок коштів роботодавця незалежно від форми трудового договору (за основним м/р та за сумісництвом).

ПОЯСНЕННЯ: у випадку загального захворювання, працівник, що є сумісником на даному підприємстві, має право на оплату перших 5 днів листка непрацездатності коштом роботодавця. Допомога по тимчасовій непрацездатності за наступні дні хвороби буде першочергово призначена за основним місцем роботи даного працівника. У випадку, якщо є підстави для відмови в оплаті лікарняного за основним місцем роботи (як приклад, працівник перебуває в довгостроковій відпустці без збереження з/п за основним місцем роботи), працівник повинен отримати повідомлення про відмову в оплаті листка непрацездатності й надати це повідомлення за місцем роботи за сумісництвом, де йому призначать допомогу по тимчасовій непрацездатності.

Наразі, законодавцями вже розглядається законопроєкт про внесення змін до ст. 22 ЗУ №1105, з метою забезпечити право працівникам, що працюють за сумісництвом, отримувати допомогу по тимчасовій непрацездатності незалежно від форми трудового договору.

Паперовий лікарняний лист: як діяти роботодавцю?

Паперові листки тимчасової непрацездатності на цей час підлягають оплаті на рівні з е-лікарняними під час дії воєнного стану в Україні та ще протягом 3 місяців після його скасування, але є важливі нюанси.

Паперовий листок непрацездатності на затверджених належним чином бланках видають в таких випадках:

• Продовження паперового лікарняного, виданого до 01.10.2021 р.
• Неможливість створити е-лікарняний внаслідок технічних проблем з передачею електронного медичного висновку про тимчасову непрацездатність.
• Протерміновано строк внесення змін в електронний медичний висновок про тимчасову непрацездатність.
• Усиновлення новонародженої дитини.
• Відсутність доступу до центральної бази даних електронної системи охорони здоров'я.

Окрім того, медичні заклади у разі відсутності бланків лікарняних листків, можуть видавати листки непрацездатності роздруковані на звичайному білому папері, дотримуючись вимог оформлення, затверджених наказом № 532/274/136-ос/1406 від 03.11.2004 виданим спільно МОЗ України, Мінпраці та соцполітики України, ФССУ.

В першу чергу, роботодавець повинен перевірити належність оформлення паперових лікарняних на відповідність їх нормам, затвердженим законодавством. Якщо лицьова сторона бланка містить всю необхідну інформацію, печатки медзакладу, що його видала, печатки лікаря, має не більше 2 виправлень, тоді роботодавцю залишається заповнити зворотню сторону лікарняного та прийняти до оплати з алгоритмом, встановленим законодавством.

Розрахунок лікарняних в програмі SMARTFIN.UA

Після того, як роботодавець отримав від працівника листок непрацездатності, перевірив документ на правильність заповнення та зареєстрував його у відповідному журналі або електронній системі обліку, його подальша дія - розрахувати лікарняні виплати.

Це можна зробити в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA всього за кілька кліків! Оберіть працівника, причину непрацездатності, коефіцієнт страхового стажу. А далі - система автоматично зробить розрахунок розміру лікарняних.

Автоматизація розрахунку лікарняних для роботодавців з найманими працівниками значно спростить вашу професійну рутину! Бажаєте спробувати? Реєструйтесь! Після реєстрації вам буде доступний тестовий (безкоштовний) період, під час якого ви зможете нараховувати зарплату, лікарняні чи відпускні у кілька кліків, автоматично створювати табелі обліку робочого часу та графіки змінності, формувати звіти та кадрові документи, контролювати доходи і витрати ФОП. Більше 30+ функцій вже розроблено для автоматизації бухгалтерських розрахунків! Ми не залишимо вас сам на сам з програмою у випадку, якщо ви не розберетесь з налаштуваннями! Наші консультанти будуть на зв'язку та допоможуть з будь-яким питанням!