Формування актів наданих послуг в SMARTFIN.UA: інструкція для користувачів
Маємо гарну новину для тих користувачів, яким потрібно отримувати акти наданих послуг. Наразі ми повністю автоматизували цей процес, і тепер формувати акти можна самостійно, не звертаючись у підтримку з цим проханням. На всі оплати, здійснені з розрахункового рахунку, підписані електронним підписом акти будуть формуватися і надсилатися в ваші робочі кабінети автоматично!
Також ми попіклувалися про можливість підписати акти з вашого боку у кабінеті для електронного документообігу Документ.Онлайн.
Тож, для кого актуальне це питання, читайте інструкцію і дивіться відео по налаштуванню одержання актів.
З якого моменту ви почнете отримувати акти?
Після того, як ви зробити налаштування у меню МІЙ КАБІНЕТ - заповните реквізити платника у меню Акти. Це обов'язкова умова! Після цього система автоматично буде перевіряти оплати, які надійшли з розрахункового рахунку, і на підставі них формувати і надсилати акти.
Як одержати акти наданих послуг за попередні періоди?
Для цього потрібно написати нам на пошту office@smartfin.ua, вказати перелік організацій і період, за який потрібно одержати акти. Ми сформуємо і надішлемо їх у ваш робочий кабінет у меню АКТИ.
Інструкція: як працює нова функція
Кому надаємо?
Акт надається клієнту, який здійснив оплату за користування сервісом з розрахункового рахунку.
Приклад: Якщо ви сплатили від ФОП "А" за ФОП "А", ФОП "Б", ТОВ "В" - акт буде надано ФОП "А".
Коли надаємо?
Акт надається через місяць від дати здійснення оплати. Якщо оплату здійснено на більший період, то акти будуть формуватися за кожний місяць окремо.
Приклад: Оплату здійснено 10.12.2021 р. на три місяці, ви одержите три акти 09.01.2022 р. 09.02.2022 р., 09.03.2022 р.
Як надаємо?
Акти, підписані електронним підписом, можна завантажити в робочому кабінеті SMARTFIN.UA. Перевірити підпис можна скориставшись сервісом ДІЯ.
Як ви можете підписати акт зі свого боку?
Додатково можна отримувати акти в сервіс Документ.Онлайн - це наш сервіс-партнер електронного документообігу. В ньому ви можете підписувати та зберігати акти. Термін зберігання документів безстроковий, користування сервісом для вас, як для одержувача, безкоштовне. Ми не надсилаємо акти в інші системи (Медок, Вчасно, Сота тощо). За необхідності, ви можете імпортувати одержаний від нас файл в інші системи електронного документообігу самостійно.
Які налаштування потрібно зробити, щоб отримувати акти?
- У меню МІЙ КАБІНЕТ - Акти - Платники додайте платника або декількох платників, від яких будуть здійснюватися оплати за користування сервісом:
- У формі платника заповніть реквізити вашої компанії, щоб ми могли сформували акт автоматично. Обов'язкові поля відмічені зірочкою. Поле "ЄДРПОУ платника" є ключовим, по ньому система перевіряє необхідність формування акту для платежу. Після заповнення реквізитів, ви можете перевірити, як буде виглядати заповнений акт для вашої компанії відповідно до внесених даних:
Приклад заповнення реквізитів платника для фізичної особи-підприємця:
Приклад акту, який буде формуватися:
Приклад акту, який буде формуватися:
Після того, як ви здійснили налаштування, акти автоматично будуть надходити у меню МІЙ КАБІНЕТ - АКТИ. Тут можна завантажити файл акту із протоколом накладання електронного підпису. Також за посиланням можна перейти у систему електронного документообігу Документ.Онлайн, в якій можна підписати акт зі своєї сторони:
