Нарахування декретних, розрахунок допомоги по вагітності та пологах в SMARTFIN.UA

Відпустку по вагітності і пологах часто називають декретною відпусткою. Загальна тривалість такої відпустки складає 126 календарних днів, включаючи святкові і неробочі дні, і розбивається наступним чином (ст. 17 Закону "Про відпустки" від 15.11.1996 р. № 504):

• 70 календарних днів - до умовного дня пологів;
• 56 календарних днів - після умовного дня пологів.

Із цієї публікації ви дізнаєтесь про порядок нарахування декретних, а також про автоматизацію розрахунку за допомогою калькулятора декретних в SMARTFIN.UA.

Підстава для нарахування декретних - листок непрацездатності

Отже, кожній вагітній жінці в загальному випадку оплачується 126 календарних днів відпустки. Для одержання допомоги їй необхідно надати роботодавцю паперовий листок тимчасової непрацездатності, який видається з 30-го тижня вагітності. Листок непрацездатності виписується за місцем нагляду за вагітною і має причину непрацездатності 8 - "вагітність і пологи". Це перший крок для одержання допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи.

Якщо застрахована особа одночасно здійснює кілька видів діяльності (працює на умовах трудового договору, цивільно-правового договору, є фізособою-підприємцем тощо), розрахунок допомоги має здійснюватися окремо за кожним місцем діяльності ( лист Мінсоцполітики від 17.12.2017 р. №571/0/86-17/218)

У разі народження двох і більше дітей або ускладнення пологів тривалість відпустки подовжується і складає 140 календарних днів. В цьому випадку жінці надаються два листки тимчасової непрацездатності:

• на 126 днів - як в загальному випадку видається з 30-го тижня вагітності;

• на 14 днів - буде наданий після пологів (п. 6.2 про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність з Інструкції з наказу МОЗ від 13.11.2001 № 455). Другий листок також видається за місцем нагляду за вагітною, має причину непрацездатності 8 - "вагітність і пологи", але в ньому має бути підкреслено слово "продовження" та зазначено серію та номер першого лікарняного.

Оплата по кожному листку непрацездатності здійснюється окремо (126 к.дн. + 14 к.дн.).

Особливу тривалість декретної відпустки мають чорнобильці – 180 календарних днів (90 к.дн. +90 к.дн.). Це встановлено Законом від 28.02.1991 р. № 796. Додаткові листки непрацездатності на продовження відпустки на 14 календарних днів для них непередбачені.

Листок непрацездатності за сумісництвом

У разі роботи за сумісництвом підставою для нарахування декретних виплат є копія лікарняного листка, завірена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи ( п. 30 Постанови КМУ від 26.09.2001 № 1266, далі - Порядок №1266).

Крім того, за сумісництвом працівник повинен надати довідку з основного місця роботи про розрахунок середньої зарплати, яка була використана для нарахування декретних. Оскільки згідно з п. 30 Порядку №1266 сумарна заробітна плата, з якої розраховуються декретні виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом, не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат). У 2021 році цей показник становить 90 000,00 грн.

Дії роботодавця після одержання листка непрацездатності

1. Комісією або уповноваженим із соціального страхування приймається рішення про матзабезпечення або відмову – не пізніше 10 днів з дня одержання листка непрацездатності. Якщо працівників на підприємстві менше 16, то комісія не створюється і цим займається уповноважений з соцстрахування. Ним може бути керівник. Це ж стосується ФОП. Рішення оформлюється протоколом (постанова ФСС від 19.07.2018 р. № 13).
2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії) і протоколу займається нарахуванням допомоги по вагітності і пологам та не пізніше 5-ти робочих днів з дати прийняття рішення комісією зі соцстраху надає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.
3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування декретних виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.
4. Роботодавець після отримання фінансування здійснює виплату допомоги по вагітності та пологам:

• працівникам – у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;
• особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, – протягом 10-ти днів після призначення допомоги.

Далі роботодавець повідомляє робочий орган ФСС про виплату декретних протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо не подати повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС здійснюють позапланову перевірку щодо використання роботодавцем отриманих коштів.

Розрахунок допомоги по вагітності і пологах: який алгоритм

Розрахунок суми допомоги по вагітності і пологам (розрахунок декретних) регулюється Порядком № 1266. Декретні виплати мають дві особливості:

• оплачуються у розмірі 100% середньої заробітної плати, незалежно від страхового стажу;
• повністю оплачуються за рахунок коштів ФСС.

Формула розрахунку декретних має наступний вигляд:

Розрахунок середньоденної заробітної плати здійснюється за формулою:

Отже, головний показник, який необхідно визначити для розрахунку суми декретних - середньоденна заробітна плата.

Визначаємо розрахунковий період

В загальному випадку - це повні з 12 календарних місяців перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Якщо працівниця відпрацювала менше цього періоду, розрахунковий період складе:

Визначаємо кількість календарних днів за розрахунковий період

Для розрахунку декретних беруться усі календарні дні розрахункового періоду, в тому числі вихідні та святкові. Виключаються лише календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин ( п. 3 Порядку № 1266):

• тимчасова непрацездатність
• відпустка по догляду за дитиною до 3-х чи 6-ти років
• відпустка без збереження заробітної плати (ст. 25, 26 Закона № 504).

Визначаємо суму доходу працівника за розрахунковий період

В сукупний дохід включається заробітна плата, на яку нараховано ЄСВ протягом розрахункового періоду. Усі виплати в розрахунок включаються у нарахованій сумі (без утримання ПДФО, ВЗ та ін.).

Перевіряємо обмеження, які застосовуються до середньоденної заробітної плати

Після того, як ми розрахували середньоденну заробітну плату її необхідно перевірити на:

• мінімальний розмір - сума декретних з розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений з мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (у 2021 році за день – 197,11 грн (6000,00 грн : 30,44)).

• максимальний розмір:

• сума декретних з розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (у 2021 р. – 90 000,00 грн)

• коли страховий стаж за останні 12 місяців менше ніж 6 місяців - допомога з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у 2021 р. – 394,22 грн (6000,00 грн х 2 : 30,44)) , з грудня 2021 – 427,07) (ч. 4 ст. 19 Закону №1105).

Що це за величина 30,44?

30,44 – це середньомісячна кількість календарних днів у році (з Порядку №1266).

При розрахунку декретних вона застосовується для:

• перевірки мінімального і максимального (у випадку недостатнього страхового стажу) обмеження суми декретних;
• якщо у розрахунковому періоді перед декретною відпусткою працівниця з поважних причин не мала заробітку (наприклад, знаходилась у відпустці по догляду за дитиною до 3-х, 6-ти років)

В цих випадках, середньоденна заробітна плата за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі, коли особа працює в режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44) ( п. 5 Порядку №1266).

Розрахунок декретних у калькуляторі SMARTFIN.UA

Нарахування декретних в онлайн бухгалтерії SMARTFIN.UA здійснюється за допомогою калькулятору лікарняних. Для автоматичного розрахунку суми декретних виплат необхідно обрати причину непрацездатності "8 - вагітність і пологи".

Листок непрацездатності: з 12.04.2021 р. по 15.08.2021 р.

Страховий стаж за останній календарний рік більше шести місяців.

В квітні 2020 р. працівниця п'ять днів знаходилась у відпустці без збереження заробітної плати.

Система автоматично розраховує середньоденну зарплату і визначає:

• розрахунковий період;
• кількість календарних днів за розрахунковий період
• сукупний дохід за розрахунковий період

Система порівнює розмір фактичної середньоденної заробітної плати із встановленими обмеженнями:

А також розподіляє суму допомоги по місяцям нарахування для перевірки необхідності доплати ЄСВ до мінімального розміру:

Нарахована у калькуляторі декретних сума допомоги включається у нарахування зарплати відповідного місяця. Також на підставі цього розрахунку автоматично заповнюється об'єднана звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.