Перехідні відпускні: коли відносити на витрати?

15 червня 2021 р. Автор: Анна Іванова, співзасновниця SMARTFIN.UA, експертка з бухгалтерії

Виплатити відпускні працівнику роботодавець повинен не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки). Але коли ці відпускні треба нарахувати та відобразити в обліку, якщо відпустка перехідна і припадає на два чи більше місяців?

На практиці склалося два підходи нарахування перехідних відпускних, і кожний роботодавець може самостійно обирати, яким з них скористатися.

Перший підхід - нараховувати витрати в місяці виплати відпускних

Тобто, до початку відпустки по факту виплати відображати на всю суму відпускних проведення щодо:

виплати відпускних;
перерахування обов'язкових платежів до бюджету;
нарахування витрат щодо відпускних;
нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що відповідно до Закону виникає обов'язок виплатити відпускні в повному обсязі одночасно. Тобто вся сума є «заробленою» працівником на момент його виходу у відпустку.

Другий підхід — розподіляти витрати між місяцями відпустки

Тобто, всю суму відпускних виплачувати за три дні до початку відпустки, а відносити їх на витрати пропорційно до часу перебування у відпустці, що припадає на кожен із місяців.

До початку відпустки відображаються проведення щодо:

виплати відпускних у повному розмірі;
перерахування обов'язкових платежів до бюджету у повному розмірі;
нарахування витрат з виплати відпускних у частині відпустки, яка припадає на перший місяць відпустки;
нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на перший місяць.

В другому місяці відображаються проведення щодо:

нарахування витрат з виплати відпусткових у частині відпустки, яка припадає на другий місяць;
нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на другий місяць.

Фахівці, які дотримуються цього підходу, вважають подією зі сплати зобов'язань власне період перебування працівника у відпустці. Їхню думку підтверджує Інструкція № 5, згідно з якою нараховану суму оплати за час відпусток, на відміну від порядку її фактичної виплати, розподіляють пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (пп. 1.6.1 Інструкції №5).

Проте Мінфін у листах від 23.02.2018 р. №35220-07-10/5151 зауважує, що підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Тож вибір за підприємством, який із двох підходів обрати.

Як перехідні відпускні реалізовано в калькуляторі відпускних SMARTFIN.UA

В онлайн-бухгалтерії відпускні нараховуються автоматично за допомогою калькулятору відпускних . В ньому враховані обидва описані вище підходи до віднесення перехідних відпускних на витрати. Користувач має можливість включити всю суму перехідних відпускних в один місяць або розподілити її по місяцям нарахування: