Працівник змінив прізвище: 5 кроків роботодавця
Зміна прізвища працівника - це важлива подія, яка має значення не тільки для самої особи, а й для підприємства, де вона працює. Оновлення таких даних потребує чіткої координації з боку роботодавця (кадрового фахівця або бухгалтера), адже навіть незначні зміни в облікових даних можуть спричинити юридичні та адміністративні наслідки для організації.
Прізвище, ім'я та по батькові працівника є основою для ідентифікації фізичної особи. Зміна цих облікових даних передбачає оновлення документів та є досить поширеним явищем, спричиненим особистими, юридичними та культурними причинами. Процес офіційного перейменування особи не може залишитись непомітним для підприємства, зокрема системи управління персоналом, через те, що має певні юридичні наслідки – необхідність оновлення трудових договорів, облікових та бухгалтерських документів тощо.
Щоб розпочати процес внесення змін до кадрових та бухгалтерських документів, працівник повинен надати документи, що підтверджують зміну облікових даних:
- Паспорт громадянина України з новим прізвищем;
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків на нове прізвище;
- Копії документів, що фіксують зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, про розлучення, судові рішення тощо);
- Заяву про зміну облікових даних.
5 кроків роботодавця при зміні працівником прізвища (ім'я, по батькові):
- Видання наказу про зміну облікових даних;
- Внесення змін до трудової книжки працівника;
- Внесення змін до особової картки та долучення копій документів до особової справи працівника;
- Внесення змін до облікових документів по підприємству, де зазначені попередні облікові дані працівника;
- Повідомлення ТЦК та СП про зміну облікових даних працівника, у випадку, якщо цей працівник (працівниця) є військовозобов'язаною особою.
Детальна інформація та важливі нюанси по кожному етапу:
Наказ про зміну облікових даних: складається роботодавцем на підставі заяви працівника та наданого ним пакету документів. Цей наказ належить до групи наказів з особового складу тривалого строку зберігання, отже необхідно його зареєструвати у відповідному Журналі реєстрацій та зберігати 75 років, відповідно п. 16 Переліку типових документів №578/5 від 12.04.2012 р.
Наказ про зміну облікових даних: зразок
Внесення змін до трудової книжки працівника: роботодавець проводить керуючись п. 2.13. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.
Відповідальна особа вносить відповідні зміни у трудову книжку працівника на титульному аркуші про прізвище, ім'я, по батькові або дату народження, закреслюючи однією рискою інформацію що втратила актуальність, та вписавши поруч нову. Зліва (на внутрішній стороні обкладинки) зазначається документ, на підставі якого відбулася зміна облікових даних (паспорт, свідоцтво про шлюб та ін.) та його реквізити (орган видачі, серія, номер і дата видачі документа). Цей запис завіряється підписом відповідальної особи та печаткою підприємства.
У випадку, коли при прийнятті нового працівника виявлено невідповідність прізвища, або інших облікових даних з титульної сторінки трудової книжки, поточний роботодавець має право виправити ці дані на підставі документів, наданих працівником за алгоритмом, вказаним вище.
Внесення змін до особової картки здійснюється аналогічно: закреслюється попереднє прізвище, а реквізити документів, на підставі яких відбулася зміна, відображаються в розділ «Додаткові відомості».
Щодо внесення змін до облікових документів по підприємству, зважаючи на те, що чинними нормами законодавства не виокремлено особливий порядок внесення змін облікових даних працівників до табеля обліку робочого часу, графіку відпусток тощо, отже роботодавцю слід діяти за тими ж правилами, які встановлено для трудових книжок: закреслити попереднє прізвище, вписавши поряд нове. Зауважте, що дані зміни провадяться з дати видання наказу про зміну облікових даних працівника, адже він є підставою коригування цих документів.
З працівником укладено письмовий трудовий договір, як діяти?
Існує думка, що у разі зміни працівником прізвища (імені, по батькові) зміни до трудового договору вносити не потрібно - достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують ці зміни. Аргументовано тим, що зміна облікових даних не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, які він набув під попереднім ім'ям. Проте, не буде помилкою оформити зміни окремим документом - додатком до трудового договору, в якому зазначається підстава здійснення зміни облікових даних.
Повідомлення ТЦК та СП про зміну облікових даних працівника. Обов'язок повідомляти про зміну облікових даних працівників, покладено на роботодавця, який веде військовий облік, у разі якщо працівник є військовозобов'язаною особою. В такому випадку, відповідні зміни вносяться до Списків персонального військового обліку протягом 5 днів з дня їх виявлення, а повідомлення подається за формою дод. 4 постанови 1487 Кабміну України щомісячно, до 5 числа, до ТЦК та СП в якому перебуває на обліку працівник.
Додатковий кейс: роботодавець ФОП змінив прізвище, як діяти працівникам?
Зміна прізвища фізичної особи-підприємця, певною мірою є аналогічною зміні назви підприємства, тобто окрім перереєстрації ФОПа та процесів, які за цим слідують, безпосередньо на умови трудового договору найманих працівників вона не впливає. Проте, є певні кроки, які роботодавцю рекомендовано виконати, щоб зберегти порядок у кадрових справах:
Наказ про внесення змін до трудових договорів працівників: зразок
Додаткова угода про внесення змін до трудового договору: зразок
