Як автоматизувати нарахування середнього заробітку мобілізованим працівникам в калькуляторі увільнення SMARTFIN.UA

Відповідно до ст. 119 КЗпП за працівниками, призваними на військову службу, або контрактниками під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення роботодавець повинен зберігати:

• місце роботи;
• посаду;
• середній заробіток.

Розповімо, як цей механізм автоматизовано в сервісі SMARTFIN.UA

Для табелювання і нарахування середнього заробітку "солдатам" організації ми впровадили Калькулятор увільнення, за допомогою якого автоматизується:

• внесення інформації про причини неявок ("ІН", "НЗ", "І") в табель обліку робочого часу працівника
• розрахунок середньоденної заробітної плати згідно з Порядком № 100 виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують початку військової служби
• нарахування середнього заробітку при нарахуванні зарплати за місяць
• заповнення зарплатної звітності

Але перед тим, як покроково показати механізм розрахунків, давайте визначимося, для якого варіанту увільнення працівника підходить калькулятор.

Для якого варіанту увільнення працівника застосовується Калькулятор

Описаний нижче механізм розрахунків стосується тих працівників, які мобілізовані, призвані як резервісти або пішли у тероборону до Збройних Сил України.

Такі працівники увільняються від роботи на весь час служби і відображаються в додатку Д1 об'єднаної звітності під кодом категорії застрахованої особи "47" (або "66", якщо це особи з інвалідністю).

Якщо працівник пішов добровольцем у тероборону, організовану місцевими органами самоврядування, він залучається до виконання обов'язків з тероборони в різний час та на різну кількість годин. На час виконання таких обов'язків за працівником також зберігається середній заробіток, підставою для чого є контракт добровольця територіальної оборони. Його форма затверджена наказом Міноборони від 07.03.2022 № 84. Але у випадку зі збереженням середньої зарплати "працівника-тероборонівця" є нюанс. Такого працівника не потрібно увільняти від виконання роботи на весь час дії контракту. Тобто середній заробіток за таким працівником зберігається лише за ті години робочого часу, у які його було залучено для виконання обов'язків з тероборони. У додатку Д1 об'єднаної звітності середній заробіток не виокремлюється, а показується у складі заробітної плати із кодом категорії застрахованої особи "1".

Механізм автоматизації розрахунків для таких працівників ми будемо впроваджувати окремо.

Отже, калькулятор увільнення, описаний нижче, стосується саме тих працівників, які боронять державу в складі ЗСУ і увільнені від роботи на весь час служби.

Працівника мобілізували/призвали: покрокові дії роботодавця для налаштування розрахунку в SMARTFIN.UA

Крок 1. Створюємо наказ у меню "КАДРИ"

Перед тим, як перейти до розрахунків, роботодавцю необхідно видати наказ про увільнення працівника від роботи на період проходження військової служби на підставі відповідної повістки. Бланк наказу обираємо в залежності від того, працівника було мобілізовано чи призвано з числа резервістів.

Зверніть увагу, що в системі SMARTFIN.UA цей крок не обов'язково робити першим, створення наказу не є умовою для здійснення системою відповідних дій . Для цього необхідно створити розрахунок в калькуляторі увільнення. Крім того, безпосередньо із калькулятору можна буде створити наказ.

Крок 2. Створюємо увільнення у відповідному калькуляторі меню ЗАРПЛАТА

1. Створюємо розрахунок

Переходимо у меню ЗАРПЛАТА, обираємо калькулятор УВІЛЬНЕННЯ і створюємо розрахунок для обраного працівника:

2. Вносимо період увільнення

Вносимо дату початку увільнення. Дату завершення залишаємо пустою, її потрібно буде внести після повернення працівника на роботу, відкривши розрахунок у калькуляторі в режимі редагування:

3. Визначаємо, чи є підстава для збереження середнього заробітку

Наступний блок - це підстава, відповідно до якої працівника звільнено від роботи.

Блок калькулятору "підстава" має дві кнопки: є, немає. Якщо документ-підстава є, у табелі обліку робочого часу невідпрацьований працівником час позначається літерним кодом «ІН».

Поле "підстава", в яке вноситься назва документу-підстави, не є обов'язковим до заповнення, але в нього можна внести дані, щоб мати інформацію під рукою. Такими документами можуть бути довідка, яка надається військовим комісаріатом чи військовою частиною на запит роботодавця, або Витяг з наказу військового комісаріату, або Витяг з наказу військової частини про проходження громадянами військової служби (лист Мінсоцполітики від 27.09.2017 № 2447/0/101-17).

Якщо документу-підстави немає. В умовах воєнного стану працівник не завжди має змогу надати роботодавцю документи, які підтверджують його вступ на військову службу. У такому разі роботодавцю потрібно робити запит до військового комісаріату за місцем взяття на військовий облік або до військової частини за місцем служби мобілізованого працівника.

Якщо роботодавцю не вдасться через запит до військового комісаріату отримати підтвердні документи, то зберігати гарантії на такого працівника він не зобов'язаний, оскільки відсутня підстава для цього. Тоді в табелі обліку використання робочого часу в дні відсутності працівника можна зазначити «НЗ» («відсутність з нез'ясованих причин») або «І» («інші причини неявки»). Після отримання підтвердних документів табель можна скоригувати.

За замовчуванням, оплата таких днів відсутності працівника здійснюватись не буде:

4. Перевіряємо розрахунок середньої заробітної плати

За замовчуванням розрахунок середньої зарплати відбувається автоматично згідно з Порядком № 100 виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують початку військової служби.

Також ви маєте можливість за необхідності відредагувати:

• місяці, що входять в розрахунковий період (натисніть на календар з назвою)
• суми нарахованої заробітної плати
• кількість відпрацьованих днів

Після внесення відповідних коригувань відбудеться автоперерахунок середньої заробітної плати.

Крім того, за необхідності:

• суму середньої зарплати можна внести вручну
• відключити оплату днів увільнення: при цьому в табелі обліку будуть проставлятися позначки "ІН", але нарахування середнього заробітку в документі Нарахування зарплати відбуватися не буде.

Ці функції внесені як додаткові, щоб зробити можливості калькулятору більш гнучкими, але пам'ятайте, що кожний роботодавець повинен дотримуватися вимог законодавства.

5. Зберігаємо увільнення

Після збереження увільнення, поки не буде внесено дату його закінчення, воно буде мати статус розрахунку "діючий". Протягом усього періоду від дати початку відповідні дані будуть вноситись в табель обліку робочого часу працівника та здійснюватися нарахування середнього заробітку.

Після внесення дати завершення, увільнення набуде статус розрахунку "завершений". Відповідно, внесення даних про причину відсутності працівника і нарахування середнього заробітку завершаться.

Нарахування і виплата середнього заробітку в меню ЗАРПЛАТА

Внесення даних в табель П-5

Як вже було сказано вище, внесення даних в табель обліку робочого часу в Картці працівника відбувається автоматично на підставі даних, збережених у калькуляторі. Позначенням "ІН" табелюються ті дні, які за графіком працівника були робочими. Саме за цю кількість днів буде нараховано середній заробіток працівнику.

Нарахування середнього заробітку в документі Нарахування зарплати

Нарахування відбувається в автоматичному режимі як добуток середньої зарплати, розрахованої в калькуляторі увільнення, та кількості днів увільнення від роботи, внесених в табель обліку робочого часу:

Виплата середнього заробітку мобілізованим

Середній заробіток за час увільнення виплачується два рази на місяць, так само як і заробітна плата. Але під час збереження середньої зарплати в "солдата організації" відпрацьований час відсутній. Як тоді розрахувати виплату зарплати за першу половину місяця?

Розмір зарплати за першу половину місяця має визначатися на підставі табеля обліку робочого часу, який заповнюється за звітний місяць (з 1-го по 15-те число) та виходячи з розміру середньоденної зарплати, розрахованої з урахуванням положень Порядку № 100.

Такий розрахунок закладений в документі "Виплата зарплати за 1 половину місяця": система визначає кількість днів увільнення за першу половину місяця та множить їх на середню зарплату, розраховану у калькуляторі:

Тобто, послідовність створення документів для увільненого працівника має звичайний порядок:

1. Виплата зарплати за 1 половину місяця - створюємо на дату, встановлену для виплати за 1 половину місяця
2. Нарахування зарплати за відповідний місяць
3. Виплата зарплати за 1 половину місяця - створюємо на дату, встановлену для виплати за 2 половину місяця

Заповнення об'єднаного звіту

У Д1 Податкового розрахунку середній заробіток працівника, якого призвано/прийнято на військову службу, відображаємо в окремому рядку з кодом категорії застрахованої особи (графа 08):

— 47 — якщо це звичайний працівник, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %

— 66 — якщо це працівник з інвалідністю, до бази нарахування якого застосовували ставку 8,41 %:

Якщо виникла необхідність у донарахуванні ЄСВ до мінімального страхового внеску, то суму ЄСВ-різниці відображаємо в Д1 з кодом типу нарахувань "13" у графі 9 і кодом категорії застрахованої особи "47" у графі 8. В тому випадку, якщо така доплата виникає у місяці, в якому працівнику крім середнього заробітку нараховано зарплату, код категорії застрахованої особи для рядка з доплатою буде "1".

Важливо! У Д5 Податкового розрахунку початок/закінчення військової служби звичайні роботодавці не відображають.

У 4ДФ Податкового розрахунку середній заробіток «солдата підприємства» відображаємо з ознакою доходу "101", як звичайну зарплату.

Заповнення звітності відбувається автоматично на підставі даних в документах по нарахування зарплати.