Правила внутрішнього трудового розпорядку: розробляємо і затверджуємо

Використання найманої праці передбачає, що процес повинен бути організованим, тобто встановлені режими роботи і відпочинку, визначені взаємні обов'язки роботодавця і працівників.

Документом, який регламентує всі ці умови, є Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі - Правила). Крім того Правила покликані створити відповідні умови праці, підвищити її продуктивність, раціонально використовувати робочий час, зміцнити дисципліну.

Для чого потрібні Правила внутрішнього трудового розпорядку?

По-перше, наявність - обов'язково!

Наявність даного документа є обов'язковою, незалежно від кількості працівників. Це визначено Кодексом законів України про працю:

• згідно ч. 1 ст. 21 КЗпП працівник зобов'язується виконувати роботу за трудовим договором і повинен дотримуватися внутрішнього трудового розпорядку;
• в ст. 142 КЗпП передбачено, що трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку;
• до початку роботи за укладеним договором роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором (п. 2 ст. 29 КЗпП).

Тому відсутність даних правил є порушенням вимог законодавства про працю і передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб (незалежно від форми власності та кількості працівників) у вигляді накладення штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів (від 510 грн. До 1700 грн.), - ч. 1 ст. 41 КпАП України.

Крім цього, відсутність правил внутрішнього трудового розпорядку може привести до виникнення спірних моментів в разі конфліктних ситуацій з працівником, що порушує дисципліну. Припустимо, працівник може наполягати на тому, що його ніхто не ознайомив з вимогами трудового розпорядку - ні усно, ні під підпис. Це безумовно не піде на користь роботодавцю, який звільнив працівника за порушення трудової дисципліни, якщо справа дійде до розгляду в суді.

По-друге, Правила можуть бути ефективним інструментом!

З розумом, а не тільки для "галочки", розроблені Правила можуть бути ефективним інструментом, що дозволяє вирішити багато організаційних проблем. Так само в Правилах доцільно прописати рішення для питань, недостатньо врегульованих законодавством. наприклад:

• протягом якого терміну працівник повинен надати листок непрацездатності після хвороби?
• за скільки днів "мамочка" повинна повідомити роботодавця про переривання відпустки по догляду за дитиною?
• чи повинні працівники виходити на роботу в день від'їзду / повернення з відрядження?
• як повинен бути організований процес "передачі справ" при звільненні?
• які "заходи впливу" можна застосовувати до працівника за недотримання дрес-коду, зневажливого поводження з колегами, нецензурну лексику та т.д.

Як розробити і затвердити правила внутрішнього трудового розпорядку?

Відповідно до законодавства дані Правила розробляються на кожному конкретному підприємстві власником (або уповноваженим ним органом) з представником профспілки. На практиці їх складання доручають співробітникам відділу кадрів (відповідно, підприємці такі документи розробляють самі). Потім розроблений проект передається на затвердження трудовому колективу: для ознайомлення і внесення пропозицій.

Для довідки!

Законодавство не містить вимог до роботодавця в обов'язковому порядку враховувати всі пропозиції, внесені в проект працівниками підприємства. Правила вступають в силу після того, як вони затверджені трудовим колективом і рішення оформлено протоколом зборів.

Загальна структура

Для визначення розділів, які повинні міститися в Правилах, керуємося структурою Правил внутрішнього трудового розпорядку, рекомендованої Державною архівною службою України в Збірнику організаційно-розпорядчих документів (протокол від 22.12.2015 р. № 7). Так само на підставі даного Збірника, титульний лист Правил внутрішнього трудового розпорядку повинен містити такі обов'язкові реквізити:

• найменування юридичної особи;
• код форми документа згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД - 0202048);
• гриф обмеження доступу до документа (протокол загальних зборів трудового колективу);
• назва документа (Правила внутрішнього трудового розпорядку);
• текст документа (назва розділів);
• підпис відповідальної особи;
• візи;
• гриф погодження (при необхідності).

Що повинно бути в змісті?

Правила повинні містити наступну інформацію:

1. загальні положення (мета правил і їх застосування, на кого вони поширюються, в яких випадках переглядаються);
2. порядок прийому на роботу працівників та звільнення їх з роботи (перелік документів, які працівник повинен надати при влаштуванні на роботу, процедура оформлення та звільнення працівника, умови і термін випробувального терміну, підстави розірвання трудового договору і т.д.);
3. права і обов'язки роботодавця;
4. права і обов'язки працівників;
5. режим роботи (час початку і закінчення робочого дня (зміни) (ст. 57 КЗпП), обідньої перерви, тривалість робочого дня (зміни) і робочого тижня, вихідні дні, перелік посад працівників з ненормованим робочим днем (якщо такі є), (ст . 52 КЗпП);
6. тривалість надання щорічних відпусток;
7. періодичність і терміни виплати заробітної плати;
8. порядок заохочення за роботу;
9. порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни і т. д.

При необхідності можуть бути додані і інші розділи.

Оскільки основні кадрові моменти врегульовані чинним законодавством, Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні складатися з урахуванням його вимог. Але в Правила не можуть бути включені умови, які погіршують становище працівників порівняно з вимогами чинного законодавства. При наявності таких умов, дійсними вони вважатися не будуть.

Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні бути складені у письмовій формі, так як вони відносяться до документів з організації процесів управління. Складаються вони на кілька років, а зміни до них вносяться при необхідності.

Чи не правильно затверджені - нелегітимні!

Правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом роботодавця, є нелегітимними. Вони повинні затверджуватися на загальних зборах трудового колективу за поданням роботодавця і представника профспілки (ст. 142 КЗпП). А рішення трудового колективу необхідно оформити протоколом загальних зборів:

Ознайомлення працівників

З затвердженими Правилами внутрішнього трудового розпорядку необхідно ознайомити всіх працівників під підпис. Для цього можна:

• завести окремий журнал;
• прикріпити до документа так званий "лист ознайомлення".

Знову прийняті працівники можуть підтверджувати факт свого ознайомлення з Правилами під час укладення трудового договору, вказуючи це у своїй заяві про прийом на роботу.

Як самостійно скласти Правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо у вас немає кадрової служби?

Для цього можна:

1. Взяти за основу ЗРАЗОК ПРАВИЛ ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ Особливу увагу зверніть на пункт, в якому прописані режими роботи (час початку і закінчення робочого дня, перерва на обід).
2. Затвердити їх на зборах трудового колективу (навіть якщо у вас один працівник). Рішення оформити Протоколом (зразок на зображенні вище).
3. Скласти "лист ознайомлення", в якому кожен співробітник повинен поставити свій підпис.
4. Роздрукувати і вивісити Правила на видному місці.

Також нагадуємо, що з "Кадровими документами" в програмі SMARTFIN.UA:

• у вас завжди під рукою необхідні шаблони документів;
• з ними можна працювати в зручному редакторі: заповнювати, редагувати, роздруковувати, зберігати.

Зареєструйтесь в програмі SMARTFIN.UA, щоб автоматизувати свою роботу!