Середньооблікова та облікова кількість штатних працівників у Обʼєднаній звітності 2025

У 2025 році Обʼєднана звітність подається щомісяця. У новій формі особливого значення набуло коректне заповнення рядків, що стосуються середньооблікової та облікової чисельності працівників (101, 102 та 103). Це особливо актуально для підприємств, які набули статусу критично важливих.

Чому це важливо?

• По-перше, у новій формі змінено нумерацію рядків.
• По-друге, показники чисельності працівників не підлягають коригуванню через подання нової звітної або уточнюючої форми.

Тож якщо підприємство має статус критично важливого і не хоче його втратити — варто максимально відповідально підійти до заповнення таких рядків:

• 101 — середньооблікова кількість штатних працівників,
• 102 — облікова кількість штатних працівників,
• 103 — кількість застрахованих працівників, яким нараховано заробітну плату.

Що потрібно врахувати при заповненні кількості працівників у 2025 році?

У новій формі Обʼєднаного звіту 2025 змінилися не назви, а саме нумерація рядків.

Рядок 101 — середньооблікова кількість штатних працівників

Тепер розбивається на два підрядки:

• 101.1 — кількість працівників, яким встановлено інвалідність,
• 101.2 — працівники, які мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню.

Рядок 102 — облікова кількість штатних працівників

У рядку 102 вказується облікова кількість штатних працівників на останню дату місяця.

Рядок 103 — кількість застрахованих працівників, яким нараховано заробітну плату

У цьому рядку показуються ті працівники, яким у звітному періоді було нараховано дохід за трудовими договорами.

Важливо: як у середньооблікову, так і в облікову кількість працівників не входять зовнішні сумісники та виконавці за договорами цивільно-правового характеру. У звітності відображаються лише працівники за основним місцем роботи.Якщо працівник працює і за основним місцем, і за внутрішнім сумісництвом, він обліковується як один працівник для 101 і для 102.

Як розрахувати середньооблікову кількість штатних працівників?

Для правильного розрахунку орієнтуємося на Інструкцію зі статистики кількості працівників №286. Механізм наступний:

1. Підрахувати кількість працівників за кожен календарний день місяця.
2. Скласти отримані показники за весь місяць.
3. Поділити суму на кількість календарних днів у місяці.

При обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників не враховуємо три категорії працівників:

• працівниці у відпустках по вагітності й пологах;
• по догляду за дітьми до 3-х років;
• по догляду за дітьми до 6 років.

До складу середньооблікової кількості штатних працівників включають:

• працівників, які перебувають у відпустках без зарплати;
• мобілізованих працівників;
• працівників, які знаходяться у простої;
• працівників, у яких в табелі проставлено НЗ чи ІН (інші причини неявок);
• працівники, з якими призупинено дію трудового договору;
• працівники, які прийняті на місце тимчасово відсутнього працівника.

Як розрахувати облікову кількість штатних працівників?

Правила розрахунку облікової кількості штатних працівників (ОКШП) також містяться в Інструкції 286. Порядок розрахунку такий:

• Показник визначається на певну дату (наприклад, перше або останнє число місяця).
• Включаються усі працівники за трудовими договорами (у тому числі тимчасові й сезонні).
• Враховуються працівники, прийняті в цей день, за винятком тих, хто звільнився цього дня.

Для рядка 102 Податкового розрахунку береться останнє число місяця.

Кількість застрахованих працівників у звітному періоді (рядок 103)

У старій квартальній формі зарплатної звітності цей показник був під номером 105. Наразі його заповнення також впливає на перевірку дотримання критеріїв критичності.

Важливо! На початку 2025 року податкова змінила свою думку щодо заповнення цього показника. Весь 2024 рік в цю кількість включалися особи за договорами ЦПХ, але зрештою в ЗІР з'явилося роз'яснення, що показник заповнюється на підставі Додатку 1, а саме – має містити лише тих працівників, з якими укладено трудові договори (контракти) та яким нараховано заробітну плату у звітному періоді.

Тобто, у рядку 103 показуємо виключно тих, кому був нараховано дохід і з ким укладено трудові договори. У тому числі — зовнішніх сумісників.

При цьому в рядок 103 не включаємо:

• тих, хто перебував у відпустці без збереження заробітної плати (якщо така відпустка тривала протягом всього звітного періоду);
• хто протягом всього звітного періоду перебував на лікарняному, який фактично буде оплачений тільки в наступному звітному періоді;
• у кого немає нарахованої заробітної плати (оскільки відпускні були нараховані в попередньому звітному періоді).

Також зверніть увагу, що в рядок 103 не включаємо працівників, з якими укладено гіг-контракти.

Особливий випадок: мобілізовані працівники враховуються у рядку 103, якщо підприємство нараховує мобілізованому працівнику добровільну виплату.

Отже, для включення у рядок 103 потрібне одночасне виконання двох умов:

• нарахування доходу, навіть 1-ї копійки;
• наявність трудових відносин (як за основним місцем, так і за зовнішнім сумісництвом).

Про інші зміни у формі — розповідали тут і тут.

Як автоматизувати подання Обʼєднаної звітності 2025?

Помісячне подання зарплатної звітності дозволяє контролюючим органам оперативно виявляти порушення, а роботодавцям — вчасно реагувати. Проте відповідальним за звітність бухгалтерам роботи суттєво додалося: більше термінів, більше цифр, більше ризиків помилок.

Щоб спростити процес і уникнути зайвих ризиків, скористайтесь звітним модулем від SMARTFIN.UA:

1. Система автоматично розрахує всі показники в Обʼєднаній звітності;
2. Сформує податковий розрахунок за всіма працівниками з усіма необхідними додатками (Д1, Д5 тощо);
3. Ви зможете підписати та подати звіт прямо в робочому кабінеті, а за мить — отримати квитанцію про статус документа.

Бажаєте спробувати? Реєструйтеся сьогодні — одразу після реєстрації вас чекають 3 дні безкоштовного доступу до 35+ функцій сервісу!

Залишайте час для важливого — SMARTFIN подбає про звітність.