Службові відрядження по Україні: 6 базових правил

Керівник компанії, який займається розробкою програмного забезпечення, отримує замовлення від клієнта з іншого міста. Для успішного підписання контракту, потрібно відправити одного з провідних фахівців на кілька днів до офісу замовника для проведення презентації продукту та навчання співробітників. Підприємець вперше стикається з необхідністю відправити працівника у службове відрядження по Україні.

1. Як правильно оформити наказ про відрядження?
2. Який строк відрядження є оптимальним?
3. Чи потрібно видавати аванс на покриття витрат працівника до початку відрядження чи можна компенсувати витрати після його завершення?
4. Як діяти, якщо працівник користуватиметься особистою банківською карткою для покриття витрат?
5. Який порядок подачі авансового звіту після завершення відрядження?

У сьогоднішньому матеріалі ми розглядаємо основні аспекти, які будуть цікаві підприємцю, що вперше відправляє своїх співробітників у відрядження.

Оформлення та організація службового відрядження

1. Службове відрядження - це поїздка найманого працівника на певний строк до іншого населеного пункту (поза місцем його постійної роботи) для виконання службового завдання. У юридичних осіб у службові відрядження можуть їздити ще й члени їх керівних органів, котрі не перебувають у трудових відносинах з такими юрособами (див. пп. 170.9.1 Податкового кодексу України).

2. Направлення у відрядження здійснюється за наказом/розпорядженням керівника або особи, що його замінює. У наказі обовʼязково зазначають:

• відряджену особу;
• місце відрядження;
• найменування приймаючої сторони;
• строк відрядження (дати виїзду та повернення).

3. Додатково у наказі може бути вказано:

• службове завдання;
• джерело фінансового забезпечення витрат;
• вид транспорту;
• маршрут, якщо працівник виїжджає на автомобілі тощо.

4. Строк відрядження по Україні чинним законодавством не встановлено, тому його визначає керівник або особа, що його замінює.

5. Аванс на відрядження видають у готівковій формі (через касу) або безготівковим способом - перераховують кошти на особисту банківську картку працівника або видають працівникові корпоративну банківську картку роботодавця. Зазвичай аванс відрядженій особі видають до вибуття у відрядження. Якщо ж за обʼєктивних причин вчасно видати аванс до відрядження роботодавець не може, за домовленістю з працівником той фінансує свої витрати власним коштом, а після повернення з відрядження роботодавець їх компенсує згідно з наданими підтвердними документами.

Документальне підтвердження витрат. Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України підтвердними документами є:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т.ч. електронні квитки);

- документи на отримані послуги з розміщення та проживання, страхові поліси;

- виписки та/або відомості з рахунку про виконані платіжні операції з використанням платіжних інструментів (зокрема, платіжних карток);

• документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Строк подання відрядженим працівником підтвердних документів - до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження.

Увага! Не потребують документального підтвердження лише добові витрати - на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника.

6. Складання та подання авансового звіту. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841, подається працівником до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження (у паперовій або електронній формі), у разі:

• наявності оподатковуваного доходу;
• використання відрядженим працівником готівки понад суму добових витрат, включаючи готівку, отриману із застосуванням платіжних інструментів (зокрема, платіжних карток). Нагадаймо, що не підлягає оподаткуванню сума добових витрат, яка не перевищує 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження.

Наказ на відрядження: приклад оформлення

Можливості онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA по розрахунку відряджень

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA пропонує автоматизувати розрахунок збереження заробітку за час відрядження за допомогою калькулятора відряджень (меню - Зарплата - Відрядження):

• Калькулятор відряджень самостійно виконає розрахунок денної та середньоденної зарплати для працівників, враховуючи умови трудового договору та фактичні відпрацьовані дні. Якщо працівник працює у відрядженні у свій вихідний день, передбачено додаткові налаштування для нарахування подвійної оплати або надання додаткового дня відпочинку.
• Система врахує години роботи у відрядженні в табелі обліку робочого часу та автоматично заповнить всі необхідні документи для оплати праці за цей період.
• Крім того, в бібліотеці кадрових документів SMARTFIN.UA є можливість створити наказ на відрядження з автоматичним заповненням тих даних, які зазначені в картці працівника.

Реєструйтесь, щоб спробувати 35+ функцій онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA для автоматизації зарплатних розрахунків, обліку доходів та витрат ФОП, ведення кадрової документації та підготовки звітності! Витрачайте менше часу на рутинні операції, як то розрахунок сум відрядження! Делегуйте це SMARTFIN.UA!