Відомість нарахування заробітної плати: форма для друку в SMARTFIN.UA

Для документального оформлення нарахувань працівникам використовується такий документ як відомість нарахування заробітної плати.

Це основний первинний документ, в якому містяться узагальнюючі відомості по:

• нарахуванню заробітної плати (оклади, премії, додаткова зарплата, відпускні, лікарняні та ін.)
• утриманням із заробітної плати: обов'язковим - ПДФО та ВЗ, та іншим - профвнески, утримання по виконавчим листам тощо;
• нарахуванням ЄСВ на фонд заробітної плати.

Вимоги законодавства до форми відомості нарахування заробітної плати

Офіційно затвердженої форми відомості нарахування зарплати немає, тому роботодавець може розробити її самостійно. Це випливає із норми ст. 8 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996:

В ідеалі, для використання розробленої відомості, слід затвердити її форму як додаток до наказу про організацію бухгалтерського обліку. Фізичні особи - підприємці, оскільки вони не ведуть бухгалтерський облік, можуть затвердити таку відомість додатком до Положення про оплату праці.

В онлайн бухгалтерії SMARTFIN.UA форма відомості розроблена з дотриманням вимог п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 щодо обов'язкових реквізитів:

• назва («Відомість по нарахуванню заробітної плати»);
• назва підприємства, від імені якого складається відомість;
• дата складання та період (місяць) якого стосується відомість;
• зміст господарських операцій (складові нарахованої зарплати, здійснені утримання з неї);
• одиниця виміру господарських операцій (гривня з копійками);
• посади осіб, що відповідальні за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (як правило, це бухгалтер, головний бухгалтер, керівник; ФОП указує себе, а також може вказати особу, яка веде для нього облік);
• особисті підписи та інші дані осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції.

Графа із даними працівника містить:

• прізвище, ім'я , по-батькові;
• табельний номер, що дозволяє показати зв'язок цього документа з табелем обліку робочого часу та робить неможливим збіг через однакові ПІБ співробітників, що трапляється на практиці. На картинці нижче табельний номер збігається із ІПН працівника, що є розповсюдженою практикою.
• посаду працівника.

Середня частина відомості містить графи, що розкривають зміст господарських операцій: справа містяться нарахування, а зліва – утримання.

До нарахувань входять:

• оплата згідно окладу (тарифної ставки);
• виплати, що нараховуються на основі середньої зарплати у випадках їх збереження, наприклад, оплата днів відрядження;
• індексація заробітної плати;
• нараховані лікарняні та інші виплати за рахунок ФСС;
• нараховані відпускні;
• інші нарахування, куди заносити премії, доплати, надбавки тощо.

Оскільки Відомість нарахування зарплати – це зведений документ, до нього можуть додаватися різні відомості-розрахунки по нарахуванню відпускних, лікарняних, оплати днів відрядження, доплат (за роботу в нічних час, надурочну роботу тощо). Друковані форми відповідних розрахунків є в нашій онлайн бухгалтерії.

До утримань окремими графами входять:

• податок на доходи фізичних осіб (ПДФО); окремою графою виділена сума ПСП;
• військовий збір;
• графа «Інше», в якій відображаються утримання, що здійснюються на основі рішень суду (аліменти), профвнески.

Окремим розділом виділена виплата заробітної плати:

• окремою колонкою відображається виплата зарплати за першу половину місяця;
• в колонці «Інші» зазначаються різні міжрозрахункові виплати (відпускні, лікарняні, розрахунки при звільнені і т.д.).

Перехідні залишки по розрахункам з працівниками

Відомість містить поле «Залишок на початок місяця», в якому відображаються:

• заборгованість за працівником - від'ємним числом (із знаком "-");
• заборгованість за підприємством - додатним числом.

Залишок на початок місяця враховується у розрахунку заробітної плати до виплати за другу половину місяця.

Колонку «До виплати за ІІ половину місяця» ми розбили на дві колонки:

• Розраховано – в якій відображається сума, яка належить до виплати відповідно до розрахунку;
• До виплати готівкою – в якій вказується сума, яка буде виплачена працівнику готівкою по документу «Зарплата за ІІ половину місяця». Нарахована до виплати і виплачена сума у такий спосіб може відрізнятися у зв'язку із неможливістю виплатити копійки. Таким чином, у друкованій формі відомості видно суми перехідних залишків і зрозуміло, звідки вони беруться.

Єдиний соціальний внесок

Інформація по нарахованому ЄСВ відображено окремим стовпчиком в розрізі кожного працівника.

При розробці друкованої форми Відомості нарахування зарплати ми врахували і вимоги законодавства, і побажання користувачів онлайн бухгалтерії SMARTFIN.UA.