Відпускна компенсація: алгоритм розрахунку днів в програмі SMARTFIN.UA

Щоб правильно визначити суму компенсації працівникам, які звільняються з лютого 2024 року (за так званими "двома середніми"), потрібно визначити:

1. загальну кількість календарних днів, що підлягають компенсації;
2. кількість календарних днів відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023.

У програмі SMARTFIN такий розрахунок відбувається автоматично при нарахуванні компенсації за невикористану відпустку:

У сьогоднішньому матеріалі розглянемо, за яким алгоритмом розраховується кількість днів щорічної основної відпустки, які заробляє працівник.

Правила розрахунку днів невикористаної відпустки

Робочий рік

За загальним правилом щорічна основна відпустка надається тривалістю не менше ніж 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік.

Робочий рік — це рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. І ця дата (день і місяць) при кожному наступному робочому році не змінюється.

Наприклад, працівник прийнятий 05 серпня 2022 року. Робочі роки:

• 1-й робочий рік: 05.08.2022 - 04.08.2023
• 2-й робочий рік: 05.08.2023 - 04.08.2024
• 3-й робочий рік: 05.08.2024 - 04.08.2025

За кожний повністю відпрацьований робочий рік працівник заробляє 24 календарні дні щорічної основної відпустки (або іншу кількість, передбачену для окремих категорій працівників).

Періоди, які не входять у відпускний стаж

Але не завжди працівник за робочий рік заробляє повну кількість днів відпустки, тому що є періоди, які не включаються у стаж для щорічної відпустки.

Такими періодами є:

• перебування у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років

До стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку, включають періоди відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами та тимчасової непрацездатності.

УВАГА! Якщо працівник під час лікарняного/декрету не одержував допомоги з тимчасової непрацездатності, такий період випадає з його відпускного стажу (лист Мінекономіки від 15.06.2023 № 4706- 05/28652-07)

• періоди військової служби без збереження середнього заробітку, передбаченого законодавством

- з 19.07.2022 - не зберігається середній заробіток відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП

- з 24.12.2023 - не зберігається середній заробіток відповідно до ч. 2 ст. 57 Закону № 2145 (мобілізовані педагогічні та науково-педагогічні працівники)

• період відпустки без збереження ЗП для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (16, 18) років (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки)

• НЕ зараховуються до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, відпустки без збереження ЗП:

- для ВПО та тих, хто виїхав за кордон (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136);

- з 24.12.2023 за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону № 2136)

Будьте уважні! Будь ласка, не плутайте періоди, які не включаються у стаж для розрахунку днів відпустки, із періодами, які не входять в розрахунок середньої заробітної плати для розрахунку суми відпускних та компенсації. Це різні поняття: періоди, які формують стаж для відпустки й періоди, які входять в розрахунок середньої зарплати.

Тобто, якщо працівниця три роки перебуває у відпустці по догляду за дитиною, то за робочі роки, які входять в цей період, по 24 дні відпустки їй не набігає.

А з 24.12.2023 року не набігають дні відпустки і за період перебування у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану. Якщо до цієї дати працівник, перебуваючи в безоплатній відпустці весь рік "заробляв" дні щорічної відпустки, які роботодавець повинен був надати або оплатити компенсацію у разі звільнення, то зараз працівник втратив таке право.

А тепер подивимось, як це порахувати.

Алгоритм розрахунку кількості днів відпускної компенсації

На законодавчому рівні правила такого розрахунку не визначені.

Рахувати дні, які підлягають компенсації, пропорційно відпрацьованим місяцям (наприклад, за 1 місяць — 2 дні відпустки) неправильно. Адже працівник "заробляє" свою відпустку щодня, а не після того, як відпрацює цілий місяць. Отже, кожен день у робочому році має бути врахований при обчисленні кількості днів відпускної компенсації.

Якщо працівник звільняється до закінчення поточного робочого року, кількість днів відпускної компенсації за такий рік треба розрахувати пропорційно відпрацьованому часу.

Для цього в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN використовується алгоритм, запропонований Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16.

Розрахунок можна провести у два етапи:

1. Визначається кількість днів щорічної основної відпустки, які припадають на один календарний день: для цього кількість днів відпустки (24 або 28) ділимо на кількість календарних днів у робочому році працівника без урахування святкових і неробочих днів у поточному робочому році.
2. Одержаний результат перемножується на кількість календарних днів, відпрацьованих в робочому році по день звільнення, без урахування святкових і неробочих днів.

Для наочності формула виглядатиме так:

• для повністю відпрацьованого робочого року:

Кількість днів відпустки = 24 (тривалість відпустки) / ((365 {або 366} (всі календарні дні робочого року) - святкові дні)) * (365 {або 366} (відпрацьовані календарні дні робочого року) - святкові дні) = 24 дні

• якщо в робочому році, наприклад, 286 календарних днів:

Кількість днів відпустки = 24 (тривалість відпустки) / ((365 {або 366} (всі календарні дні робочого року) - святкові дні)) * (286 (відпрацьовані календарні дні робочого року) - святкові дні) = 19 днів

Як правильно врахувати святкові дні/неробочі дні під час дії воєнного стану

Як бачите, в алгоритмі фігурують такі показники, як:

• кількість святкових і неробочих днів, які припадають на поточний робочий рік по день звільнення;
• кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.

Перелік святкових та неробочих днів встановлений ст. 73 КЗпП. Наразі, у 2024 році, маємо 11 святкових та неробочих днів (релігійні свята):

1. 1 січня (понеділок) — Новий рік
2. 8 березня (п'ятниця) — Міжнародний жіночий день
3. 1 травня (середа) — День праці
4. 5 травня (неділя) — Великдень
5. 8 травня (середа) — День пам'яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939—1945 років
6. 24 червня (понеділок) — Трійця
7. 28 червня (п'ятниця) — День Конституції України
8. 15 липня (понеділок) — День Української Державності
9. 24 серпня (субота) — День незалежності України
10. 1 жовтня (вівторок) — День захисників і захисниць України
11. 25 грудня (середа) — Різдво Христове.

Під час дії воєнного стану святкових днів у нас немає. Адже з 24.03.2022 й до дня припинення/скасування воєнного стану положення ст. 73 КЗпП, якими встановлені святкові та неробочі дні, для трудових цілей не застосовуються (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Але дата закінчення дії воєнного стану має свій термін. Наприклад, на 31 березня 2024 року датою закінчення воєнного стану є 13 травня 2024 року. Питання, скільки святкових днів виключати в останньому робочому році при розрахунку днів, коли ви звільняєте працівника в березні 2024 року?

Тут слід враховувати чинні на момент звільнення законодавчі акти, що встановлюють граничний строк дії військового стану.

Тому = святкові та неробочі дні, що припадають на період після припинення/скасування воєнного стану згідно з законодавством, чинним на момент звільнення, враховуємо при визначенні святкових та неробочих днів.

Підстава - такі дні є святковими/неробочими на момент звільнення, оскільки припадають на період після закінчення воєнного стану.

А коли дію воєнного стану буде подовжено чи потрібно буде робити перерахунок? Ні, не потрібно. При розрахунку слід орієнтуватися на норми законодавства, що є чинними на момент його проведення.

Два приклади розрахунку днів відпускної компенсації

Ще більше прикладів - у тематичному відео на YouTube-каналі.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку в SMARTFIN.UA

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA відбувається буквально у кілька кліків. Щоб спробувати цей зручний інструмент зареєструйтесь, додайте організацію та працівників, а далі - нараховуйте заробітну плату, розраховуйте відпускні та лікарняні, формуйте звіти та кадрові документа швидко та без складнощів! SMARTFIN.UA створено для того, щоб спростити та полегшити професійне життя бухгалтера!