Як документально оформити підвищення окладів працівників: дії роботодавців
З 1 квітня 2024 року очікуємо чергове підвищення розміру мінімальної заробітної плати до 8 000 грн. Про це повідомляли раніше ось тут. У цьому матеріалі розглянемо детальніше алгоритм дій роботодавця у звʼязку з підвищенням посадових окладів, а також розберемося, як документально оформити процеси відповідно до вимог законодавства.
Базова інформація про оплату праці на підприємстві
Які дії роботодавця в звʼязку з підвищенням окладів?
Наказ про внесення змін до штатного розпису
Індивідуальний (персоніфікований) наказ про зміну посадового окладу
Додаткова угода про внесення змін до трудового договору
Базова інформація про оплату праці на підприємстві
По-перше, нагадаємо, що розмір зарплати працівника за виконану повною мірою місячну/годинну норму праці не може бути нижчим за розмір МЗП, встановлений законодавством. Цю мінімальну державну гарантію з оплати праці повинен виконувати кожен роботодавець на території України, незалежно від форми власності та господарювання, а також всі фізичні особи, які використовують працю найманих працівників за будь-якою системою оплати праці.
У випадку, якщо мінімальний посадовий оклад на підприємстві прив'язаний до прожиткового мінімуму, то усунути різницю можна такими способами:
- Доплачувати щомісячно до рівня мінімальної з/п одночасно з нарахуванням з/п.
- «Дотягнути» зарплату до мінімалки надбавками чи доплатами.
По-друге, зауважимо, що система оплати праці на підприємстві формується на підставі тарифних сіток, схем посадових окладів та тарифно-кваліфікаційних довідників, і застосовується з метою розподілення роботи між персоналом залежно від кваліфікації та досвіду.
Система оплати праці є основою диференціації та формує розміри зарплати по підприємству відповідно до ЗУ «Про оплату праці» №108/95-ВР від 24.03.1995 р. Задача роботодавця - зафіксувати встановлену систему оплати праці на підприємстві в колдоговорі або в Положенні про оплату праці, погодженому з профспілкою або іншим органом, уповноваженим на представлення інтересів трудового колективу.
Поширеною практикою є встановлення всім працівникам у штатному розписі однакових посадових окладів на рівні мінімальної заробітної плати. Проте Держпраці зауважує, що це можна кваліфікувати як невиконання вимог ст. 96 КЗпП, за яке роботодавця може бути притягнуто до відповідальності з застосуванням штрафу у розмірі мінімальної з/п за кожне виявлене таке порушення (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
За роз'ясненням Держпраці в листі від 15.09.2014 р. № 32-21/01-1715 наголошено, що оплата праці на рівні мінімальної заробітної плати є допустимою лише для найпростішої некваліфікованої праці.
Які дії роботодавця у звʼязку з підвищенням окладів?
Зміна умов оплати праці - це істотний фактор трудових відносин, про який роботодавець зобов'язаний проінформувати свій штат не пізніше, як до впровадження таких змін.(ч. 2 ст. 3 ЗУ №2136-IX від 15.03.2022 р.).
Чітких вимог до термінів попередження про підвищення посадових окладів не встановлено в законодавстві, проте слід враховувати кількість працівників, яку потрібно буде ознайомити зі змінами, отже рекомендуємо підготувати всі необхідні накази щонайменше за день (актуально і для додаткових угод).
Важливо розібратися у можливих варіантах документального оформлення процесу.
Щоб змінити розмір посадового окладу працівника потрібно оформити:
- Наказ про внесення змін до штатного розпису або про затвердження штатного розпису в новій редакції.
- Індивідуальний наказ про зміну посадового окладу по працівнику.
- Додаткова угода до трудового договору про зміну посадового окладу (за наявності письмового трудового договору).
Про штатний розпис та внесення змін до нього ми вже згадували в матеріалі " З Новим кадровим роком! 5 документів, які слід актуалізувати на початку 2024 року", в цьому ж матеріалі приведемо для прикладу зразок наказу про внесення змін до штатного розпису.
Індивідуальні (персоніфіковані) накази про зміну посадового окладу видаються на кожного працівника, якого стосуються нововведення. Своєю чергою працівник має ознайомитись з таким індивідуальним кадровим наказом, і поставити свій підпис на документі.
Інший варіант – до наказу про внесення змін до штатного розпису складається лист з ознайомленням працівника про підвищення йому окладу під підпис.
Зауважте,
що зведений наказ щодо підвищення посадового окладу не складається, адже це порушує вимоги Закону України «Про захист персональних даних». Ним визначено, що зарплата це персональні дані працівника з обмеженим доступом, які характеризують майновий стан особи. Навіть при умові, що у всіх працівників встановлено посадовий оклад на рівні мінімальної заробітної плати, все одно не можна розголошувати цю інформацію.
Персоніфіковані накази про зміну окладів працівникам належать до наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання та є першочерговим документом для нарахування заробітної плати.
Якщо ж з працівником при прийнятті на роботу було укладено письмовий трудовий договір, то у випадку підвищення посадового окладу потрібно задокументувати дію додатковою угодою. Підписання працівником додаткової угоди можна кваліфікувати як ознайомлення працівника з новими умовами праці, отже індивідуальний наказ вже підписувати буде необов'язково.
Нагадаємо, що більшість шаблонів кадрових документів, які можуть знадобитись роботодавцю при взаємодії з працівниками, зібрані в нашій бібліотеці SMARTFIN. В розділі "Кадри" ви знайдете шаблони наказів, заяв, трудові договори, довідки, штатний розпис, графік відпусток, особові картки працівників. Бібліотека регулярно оновлюється та розширюється! Крім того, в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN ви можете: розраховувати заробітну плату, відпускні, лікарняні, вести табель обліку робочого часу онлайн, подавати зарплату звітність, контролювати облік доходів ФОП. Реєструйтесь, щоб спробувати!
SMARTFIN.UA допомагає з легкістю та без нервів автоматизувати складну роботу бухгалтера! Діє безкоштовний тестовий період!
Детальніше про можливості SMARTFIN ми розповідали тут. І зняли про це відео. Рекомендуємо переглянути!