З Новим кадровим роком! 5 документів, які слід актуалізувати на початку 2025 року

Апдейт матеріалу — 30 грудня 2024 року

Новий рік — привід актуалізувати кадрові документи на підприємстві. Які з них потребують вашої уваги?

1. Штатний розпис: затверджуємо нову редакцію на початок року

Штатний розпис — це документ, який визначає структуру підприємства та його штат, містить інформацію щодо чисельності персоналу, посад та посадових окладів працівників.

Типова форма затверджена лише для бюджетних установ, решта підприємств самостійно визначає свій штатний розпис та його форму (п. 3 ст. 67 ГКУ). Період дії також затверджується на розсуд керівника підприємства: на квартал, на рік, або на весь період діяльності підприємства з внесенням змін та доповнень.

Практичні поради на 2025 рік:

• Затверджуємо новий штатний розпис на календарний рік, особливо, якщо оклади підприємства мають прив'язку до мінімальної заробітної плати та прожиткового мінімуму (з 01.01.2025 р. мінімальна зарплата не зміниться, і складатиме: 8 000 грн на місяць та 48,0 грн на год, відповідно).
• Штатний розпис не персоніфікований документ, тобто зазначення прізвищ, імен та інших особистих даних працівників не потребує.

Уникаємо помилок:

• Не встановлюємо однакові посадові оклади для всіх працівників підприємства.
• Не вводимо до штатного розпису посади, які не відповідають Класифікатору професій.
• Не знищуємо попередній штатний розпис після введення нового. Штатний розпис та зміни до нього — документи тривалого зберігання, а отже зберігаємо їх на підприємстві не менше ніж 3 роки (п. 37 Перелік типових документів №578/5 від 12.04.2012 р.)

2. Правила внутрішнього трудового розпорядку: вносимо зміни, що будуть актуальні у 2025 році

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) – не менш важливий кадровий документ, що визначає актуальні аспекти організації праці на підприємствах з найманими працівниками. Саме у цих правилах закріплюються:

• тривалість щоденної роботи (зміни) при п'ятиденному робочому тижні;
• час початку й закінчення щоденної роботи (зміни);
• порядок чергування працівників у змінах при змінному режимі роботи;
• час початку й закінчення перерви,
• трудовий розпорядок на підприємстві,
• види заохочень та порядок їх застосування тощо.

Практичні поради на 2025 рік:

• Прописуємо у ПВТР всі основні нюанси відповідно до актуальних змін в кадрових питаннях у 2025 році, що можуть спричинити спірні ситуації з працівниками: алгоритм надання працівнику відпустки по догляду за дитиною (чи необхідно надати довідку від іншого з батьків про невикористання такої відпустки), правила прийняття військовозобов'язаних жінок (тих, що мають військовий квиток), правила оплати компенсації за невикористані дні щорічної соціальної відпустки на дітей та інше.
• Вносимо актуальний перелік святкових (неробочих) днів на 2025 рік (ст. 73 КЗпП України)

Уникаємо помилок:

• Директор підприємства не затверджує ПВТР, а лише подає на розгляд та узгодження трудовому колективу та представникам профспілки. ПВТР затверджуємо Протоколом загальних зборів трудового колективу.
• Не плутаємо колективний договір з ПВТР: зміст та умови колдоговору регулюються ст. 13 КЗпП України, тоді як ПВТР деталізує режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку працівників. Наявність, легітимність і, особливо, ознайомлення працівників з ПВТР перевіряють державні інспектори, керуючись 2 ч. 1 ст. 29 КЗпП України.

3. Накази з кадрових питань (особового складу): реєструємо та нумеруємо з початку року

Будь-які кадрові події підприємства фіксуються за допомогою наказу, тобто це первинний документ для здійснення певних господарських операцій підприємством (нарахування заробітної плати, встановлення доплат чи надбавок, нарахування виплат при звільненні тощо).

Практичні поради на 2025 рік:

• Проводимо аудит наказів за поточний рік, звіряючи відповідність записів у журналі та наявність оригіналів документів. Оригінали долучаємо до відповідної справи, утвореної за номенклатурою справ підприємства і підсумованої в кінці року.
• Реєстраційні індекси наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) складаються з порядкового номера в межах року та індексу (Правила№1000/5 п. 5 гл. 3 розд. III). Отже, з 2025 року нумеруємо накази з «1/» та починаємо нові або продовжуємо попередні журнали реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) зробивши попередньо підсумковий запис (фіксуємо підписом відповідальної посадової особи відомість про загальну кількість зареєстрованих наказів за поточний рік). Журнали реєстрації в системах електронного документообігу закривають за правилами, передбаченими для таких журналів.

Уникаємо помилок:

• Всі накази що стосуються будь-якої кадрової події групуються відповідно строку зберігання, а тоді вже нумеруються і реєструються у журналах. Помилково реєструвати та нумерувати всі кадрові накази підряд, адже деякі з них зберігають 75 років, а деякі – лише 5 (п. 16 Переліку типових документів №578/5 від 12.04.2012).
• Накази з кадрових питань не потрібно завіряти печаткою підприємства, тільки підписом керівника.

4. Графік звітності на 2025 рік: складаємо план та вносимо в календар

Практичні поради на 2025 рік:

• Складіть графік звітності, відповідно до переліку основних звітів, що стосуються кадрової діяльності підприємства, та внесіть його у свій робочий календар, щоб не проґавити терміни подачі.
• Користувачі онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA можуть формувати та подавати зарплатні та деякі кадрові звіти через власний робочий кабінет, не витрачаючи зайвий час!

Перелік кадрових звітів для подачі у 2025 році: приклад

5. Графік відпусток: додаємо всі основні щорічні, додаткові щорічні та додаткові соціальні відпустки

Графік відпусток на 2025 рік доцільно вводити в дію до кінця 2024 року, щоб у разі припадання відпусток працівників на перші числа січня, був запас часу для їх повідомлення. У цьому матеріалі ми описали всі ключові поради стосовно складання графіка відпусток на 2025 рік, запрошуємо переглянути!

Автоматизація кадрового обліку

Якщо ви бажаєте автоматизувати свою роботу у 2025 році, реєструйтеся в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA. Ось основні "кадрові" можливості програми:

• автоматично формуються трудові договори, особові картки, довідки, накази, заяви, локальні документи роботодавця;
• у бібліотеці SMARTFIN.UA 70+ шаблонів кадрових документів, які охоплюють більшість випадків у трудових відносинах між роботодавцем та працівниками
• за кілька хвилин можна створити заяви та накази щодо прийняття та звільнення працівника, обліку робочого часу, оформити відпустки;
• документи заповнюються автоматично на основі даних, занесених в програму;
• сформовані документи завжди в порядку і під рукою — у вашому робочому кабінеті. Їх можна редагувати, друкувати та зберігати у PDF. А також надсилати на пошту або через сервіси ЕДО;
• деякі кадрові документи мають функцію SMART - створюються та заповнюються автоматично (заява та наказ для безоплатної відпустки за сімейними обставинами).

А ще, працюючи в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA ви зможете нараховувати заробітну плату у кілька кліків, формувати та подавати звіти прямо з робочого кабінету, вести облік доходів та витрат ФОП. Цікаво? Реєструйтесь, щоб спробувати!