Як уникнути проблем у відрядженні: корпоративні картки, оплата вихідних та ліміти – розбір нюансів

10 червня 2025 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

Відрядження – це не лише нові можливості для бізнесу, а й потенційні виклики для бухгалтерії та самих працівників. Щоб ділова поїздка пройшла гладко, а фінансові звіти не викликали питань, важливо знати ключові нюанси. У попередньому матеріалі ми дослідили, які строки закордонного відрядження, чи потрібно підтверджувати витрати банківською випискою, що робити, якщо під час поїздки працівник захворів.

У свіжому матеріалі продовжуємо розбиратися з найактуальнішими аспектами, що часто викликають запитання:

про особливості використання корпоративної картки
про необхідність компенсації за повернення у вихідний день
про обмеження витрат на проживання та добових.

Готові до відрядження, яке не створить проблем?

Нюанси використання корпоративної картки

? У відрядження по Україні направлена ремонтна бригада з п'ятьох працівників на чолі з бригадиром. Чотирьом працівникам видано аванс на добові витрати, а бригадиру — корпоративна картка, якою він оплачував свої добові витрати, а також придбав п'ять квитків на автобус та заплатив за проживання в готелі всіх членів бригади. Як мають бути складені авансові звіти?

ВІДПОВІДЬ: Якщо підприємство своїм внутрішнім документом (наказом або Положенням про відрядження) затвердило обовʼязковість складання авансового звіту по будь-якому відрядженню, то в цей звіт кожна підзвітна особа повинна включити витрати, здійснені нею особисто за рахунок безпосередньо отриманих коштів, і підтвердити витрати первинними документами (окрім добових, що не потребують документального підтвердження згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (1)).

Нагадаймо: відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт обовʼязково складають та подають у разі:

наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми ПДФО;
використання відрядженою особою готівки понад суму добових витрат.

Таким чином працівники, окрім бригадира, мають скласти авансові звіти виключно щодо коштів, отриманих ними на добові витрати. А бригадир має включити до свого авансового звіту свої добові, а також витрати на проїзд та проживання, і додати до нього всі придбані ним автобусні квитки та рахунок готелю, у якому мають бути зазначені всі члени бригади.

Повернення з відрядження у вихідний день

? Директор повернувся з відрядження у суботу, яка на підприємстві є вихідним днем. Чи потрібно йому оплачувати цей день?

ВІДПОВІДЬ: Статтею 72 КЗпП (2) робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі. Таким чином сторони (працівник та його роботодавець) можуть обговорювати компенсацію за роботу у вихідний день.

Крім того, у п. 11 р. I Інструкції № 59 (3) зазначено: якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (тобто відповідно до КЗпП). Але приписи Інструкції № 59 є обов'язковими лише для бюджетників, а комерційні підприємства можуть на них лише орієнтуватись. Тому підприємство самостійно визначає:

оплачувати день повернення з відрядження, який випадає на вихідний (у звичайному чи подвійному розмірі);
надати працівнику додатковий день відпочинку, про що необхідно отримати від нього заяву.

В будь-якому разі рішення сторін слід оформити документально, наприклад, у Положенні про оплату праці, Положенні про відрядження чи у трудовому договорі з працівником.

Обмеження витрат на проживання

? Наказом керівника ТОВ встановлено обмеження витрат на проживання у відрядженнях по Україні (не більше 1000 грн на добу). Працівник поїхав у відрядження з корпоративною карткою і заплатив за готель з розрахунку 1200 грн за добу, хоча був попереджений про обмеження. Якими мають бути дії ТОВ? І що буде у даній ситуації з ПДФО та ВЗ?

ВІДПОВІДЬ: Перше, що лежить на поверхні — вимагати від працівника добровільного повернення надміру витрачених коштів, оскільки той був попереджений про встановлений ліміт витрат на проживання. Проте має значення, у який спосіб його було попереджено: якщо усно, то у випадку спору (у т.ч. судовому) це практично неможливо довести, і з добровільним поверненням перевитрати може бути проблема. Якщо ж він до виїзду у відрядження позначив на наказі про обмеження витрат "Ознайомлений", поставив підпис та дату, вимоги ТОВ набудуть серйозного підґрунтя. Але що робити, коли й в такому випадку працівник пручається? Наприклад, стверджує, що прибув у місце відрядження серед ночі й не зміг знайти ночівлю за 1000 грн на добу, або каже, що в готелі з вартістю проживання до 1000 грн на добу не було вільних номерів. Як це перевірити?

Оскільки в запитанні згадується про ПДФО ТА ВЗ, можна припустити, що ТОВ розглядає варіант оподаткування надміру витрачених коштів, надаючи їм "статус" додаткового блага, застосовуючи до недисциплінованого працівника "додаткове" оподаткування. На нашу думку, такий варіант дій неприйнятний і ось чому. Правила оподаткування надміру витрачених коштів, виданих на відрядження, встановлено п. 170.9 ПКУ, і брати на себе функції законодавця з метою "покарання" недисциплінованого працівника керівництво ТОВ не має права. До того ж пп. 170.9.1 ПКУ не містить обмежень щодо витрат на проживання працівників у відрядженні, якщо є підтвердні документи, надані підзвітними особами у встановлений строк. І якщо ТОВ таки оподаткує суму коштів, що перевищує встановлені ним обмеження, а справа дійде до суду, то керівництво ТОВ, скоріш за все, пошкодує.

Що ж робити? Може утримати перевитрату із зарплати? Звернімося до ст. 127 КЗпП, якою встановлено виключний перелік відрахувань із заробітної плати. Відповідно до неї відрахування із зарплати працівників для покриття їх заборгованості роботодавцю, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця, зокрема, для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження. Це єдиний випадок дозволеного відрахування із зарплати працівника, пов'язаний із відрядженням, але до нашої ситуації він, вочевидь, не підходить.

Стаття 147 КЗпП пропонує стягнення за порушення трудової дисципліни. Видів стягнень два: догана та звільнення. Щодо звільнення, то підстав для нього у ТОВ замало (та може воно і не прагне цього, а хоче лише призвати працівника до порядку). Ну, а від догани працівнику може бути, як-то кажуть, ані холодно, ані спекотно.

Отже, зважаючи на всі ризики, керівнику ТОВ "дешевше" буде видати наказ про скасування обмеження витрат на проживання по цьому конкретному відрядженню, зазначивши правдоподібну причину. А в майбутньому діяти так: надавати працівникам не кошти на проживання у відрядженні, а роздруківку вже оплаченого підприємством бронювання готелю. Для цього потрібно дати доручення працівнику ще до вибуття у відрядження знайти прийнятний готель, отримати від нього рахунок і перерахувати готелю кошти через банк, не застосовуючи корпоративну картку.

Обмеження добових витрат

? Чи існують мінімальні розміри добових для відряджень по Україні, та чи може роботодавець встановлювати диференційовані добові залежно від посади працівника?

ВІДПОВІДЬ: Підпункт 170.9.1 ПКУ встановлює лише максимальний неоподатковуваний розмір добових по Україні - 0,1 розміру зарплати, встановленої на 1 січня звітного року (на кожний день відрядження), і не містить приписів щодо їх зменшення. Водночас вказаним підпунктом визначено напрями добових витрат: харчування та інші власні потреби фізособи. Але практика відряджень свідчить, що харчування у відрядженні — головний і, часто-густо, єдиний напрямок використання добових. При цьому харчування — це не стільки про витрати, скільки про фізіологічні потреби людського організму, тобто про поживність їжі та кількість калорій. Тому встановлювати диференційовані добові залежно від посади працівника (директору — 800 грн, а менеджеру — 300 грн), — прояв прямої дискримінації у сфері трудових відносин. До такого висновку легко прийти, ознайомившись із приписами Закону № 5207 (4), який передбачає відшкодування особі матеріальної та моральної шкоди за прояви щодо неї дискримінації.

А от зменшення суми добових для всіх працівників незалежно від посади (порівняно з максимальним неоподатковуваним розміром, який у 2025 р. складає 800 грн) законодавством не заборонено. Найочевидніший орієнтир при цьому — добові в розмірі 300 грн, встановлені для бюджетників Постановою № 98 (5), і керівництво комерційних підприємств часто-густо використовує саме його. Втім, якщо роботодавець вирішив, що 800 грн добових — це забагато, все ж таки він повинен знайти якійсь прийнятні аргументи, бо відряджені працівники не мають їздити у відрядження зі своїм салом та ковбасою, щоб не сидіти там голодними.

Оформлюйте відрядження без зайвих зусиль за допомогою SMARTFIN.UA!

Забудьте про складні розрахунки та паперову тяганину! З онлайн-бухгалтерією SMARTFIN.UA оформлення відряджень не викличе труднощів:

Наш калькулятор відряджень миттєво обчислить денну та середньоденну зарплату, враховуючи всі особливості трудового договору та фактично відпрацьовані дні.
Якщо працівник працював у відрядженні у свій вихідний, ви легко налаштуєте нарахування подвійної оплати або надання додаткового дня відпочинку.
Система автоматично зафіксує години роботи у відрядженні в табелі обліку робочого часу та підготує всі потрібні документи для оплати праці.
У бібліотеці кадрових документів ви швидко сформуєте наказ на відрядження, дані до якого автоматично підтягнуться з картки працівника.

SMARTFIN.UA – це не просто спрощення оформлення відряджень. Це понад 35 функцій для автоматизації всіх аспектів вашого бізнесу: від бухгалтерських розрахунків та кадрового обліку до подання звітності та ведення доходів/витрат ФОП.

Хочете забути про бухгалтерську рутину? Реєструйтесь і отримайте безкоштовний триденний доступ до всіх можливостей програми. Потрібна допомога чи презентація? Наші консультанти завжди на зв'язку – просто натисніть "Замовити дзвінок" у своєму кабінеті!

-------------------------------------------------------------

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.
Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII.
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіна України від 13.03.1998 р. № 59.
Закон України "Про засади запобігання та протидії дискримінації в Україні" від 06.09.2012 р. № 5207-IV.
Постанова КМУ "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02. 2011 р. № 98.