Як заповнити табель обліку робочого часу і чому важливо його вести?

Табель обліку робочого часу (ТОРЧ) сприймається деякими роботодавцями як певна формальність, необхідна тільки під час перевірок підприємства інспекторами Держпраці. Однак насправді це один із найважливіших первинних документів. І ми збираємося довести цю тезу в сьогоднішньому матеріалі!

Під час його прочитання ви дізнаєтеся:

• Чому важливо вести табель обліку робочого часу?
• Хто зобов'язаний його вести
• Яку структуру має документ та як правильно його заповнювати
• Як в табелі показати внутрішнього сумісника
• Як обліковувати час працівника, який працює змінами
• Як часто складається табель?
• Скільки зберігати документ
• Яка відповідальність за його відсутність
• Як автоматизувати облік робочого часу

Чому важливо вести табель обліку робочого часу?

Як вважаєте, на підставі якого документа роботодавець має нараховувати заробітну плату працівникам?

Нарахування зарплати має відбуватися на основі табеля обліку робочого часу. Спочатку формуємо табель, і лише на його підставі розраховуємо заробітну плату!

Ведення ТОРЧ — це обов'язок роботодавця при погодинній оплаті праці, яка є найпоширенішою системою оплати в Україні. Саме табель дозволяє коректно фіксувати та обліковувати відпрацьований час, а це критично важливо для визначення розміру заробітної плати.

Чи зобов'язує законодавство вести табель обліку робочого часу?

Прямої вимоги щодо ведення табеля у Кодексі законів про працю (КЗпП) та Законі про оплату праці немає, але в ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці сказано:

"Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку."

На практиці саме табель і є головним інструментом для такого обліку.

Ба більше, ТОРЧ — один із перших документів, який захочуть переглянути державні органи під час перевірок:

• Пенсійний фонд України (ПФУ) — для перевірки правильності оформлення лікарняних.
• Інспектори Держпраці — для оцінки дотримання норм робочого часу, надурочних годин, нічної праці тощо.

Хто зобов'язаний вести табель обліку робочого часу?

Обов'язок ведення табеля покладено на всіх роботодавців, включно з фізичними особами-підприємцями (ФОП), які використовують працю найманих працівників. Для цього передбачена типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату № 498 від 5 грудня 2008 року.

Звантажити бланк у форматі PDF можна тут.

Форма № П-5 містить мінімально необхідну кількість показників для обліку часу і має рекомендаційний характер. Тобто при необхідності ви можете адаптувати її під власні потреби.

Порада експерта. Не скорочуйте основні показники, адже вони містять мінімально необхідну інформацію, але за потреби додавайте свої. Це не заборонено!

Структура та заповнення табеля

Табель обліку робочого часу складається з титульного аркуша та табличної частини. Титульний аркуш типової форми № П-5 містить наступні дані:

• інформацію про роботодавця;
• місяць, за який складається табель;
• умовні позначення.

Умовні позначення використовують для того, щоб ідентифікувати різні види відпрацьованого часу та позначити причину відсутності працівника на роботі (показати відпустки, лікарняні, простої тощо).

Таблична частина ТОРЧ складається з рядків і графів.

• По рядках зазначається поіменний список працівників. На кожного працівника в табелі в загальному випадку заповнюють один рядок.

Кожному працівнику присвоюється табельний номер. Для цього у табелі передбачена окрема графа.

Порада експерта. Якщо працівник звільняється, його табельний номер бажано не присвоювати іншому працівнику протягом наступних трьох років. Це захистить вас від плутанини в обліку, особливо під час перевірок або аналізу історії нарахувань. Оптимальним варіантом може стати або унікальна система нумерації, або прив'язка табельного номера до ІПН працівника. Це забезпечить точність обліку та спростить ведення документації.

• Графи поділяються на ліву та праву частини.

Що міститься в лівій частині ТОРЧ?

Тут обліковуємо відпрацьований час кожного працівника за кожен день місяця.

У шапці таблиці — пронумеровані у два рядки числа місяця: з 1 по 15 і з 16 по 31 число.

Відповідно, для кожного працівника передбачено чотири рядки: по два на кожну половину місяця.

У верхній комірці рядка проставляється кількість відпрацьованих годин робочого часу.

А в нижній — умовне позначення виду робочого часу.

Розгляньмо приклад заповнення лівої частини табеля:

• Продавець-консультант Грищенко Інна відпрацювала 8 звичайних годин → у верхній комірці проставляємо "8", у нижній – "Р" (години роботи, передбачені колдоговором).
• Продавець непродовольчих товарів Ковальова Марина працює неповний день → у верхній комірці проставляємо "4", у нижній – "РС" (години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень).

Вихідні дні залишаються порожніми або прокреслюються, для них спеціального кодування не передбачено.

За кожний вид невідпрацьованого часу відповідають свої умовні позначення. Якщо, наприклад, працівник перебуває в основній щорічній відпустці, позначаємо комірку літерою "В", якщо на лікарняному — "ТН", якщо у відпустці без збереження заробітної плати — "НА".

Якщо працівник — внутрішній сумісник

Якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом, йому присвоюється окремий табельний номер, а його робочий час обліковується у двох рядках: для основного місця роботи та для сумісництва.

Якщо працівник працює за змінним графіком та має підсумований облік робочого часу

Якщо працівник працює за змінним графіком та має підсумований облік робочого часу, у табелі важливо правильно фіксувати години роботи, в тому числі нічні, надурочні та святкові зміни. Облік ведеться не за окремими днями, а за обліковим періодом (наприклад, протягом місяця), наприкінці якого важливо підсумовувати фактично відпрацьовані години та порівнювати їх із встановленою нормою.

Давайте для прикладу розглянемо графік з нічними, вечірніми й надурочними години, щоб показати, як їх відобразити в табелі.

У верхній комірці через слеш показуємо кількість годин, а в нижній комірці так само через риску зазначаємо буквені умовні позначення.

Наприклад, маємо запис від 31 грудня, у табелі вказано 4/2/2/4, літери Р/РН/ВЧ/НУ.

Це означає, що працівник працював 4 робочі години, і з них по 2 години нічні і вечірні, і ці 4 години були надурочними.

Оскільки це графік з підсумованим обліком робочого часу, надурочними годинами є ті, які перевищують норму за обліковий період (наприклад, місяць), тому такі години показані в кінці місяця.

Цікавим в табелюванні виходів за таким графіком є момент, коли зміна працівника розпочинається в один день і закінчується наступного дня. Питання, як табелювати такі робочі години: розбивати між суміжними добами чи відносити на день початку або кінця зміни?

Порада експерта. Розбивайте години між суміжними добами. Оскільки в такий спосіб точніше фіксується робочий час за кожен день.

Що міститься в правій частині ТОРЧ?

Від правильності заповнення лівої частини табеля в розрізі днів залежить правильність їх підсумків у правій частині. Отже, тут ми зазначаємо підсумкові дані за місяць по кожному працівнику.

Права частина табеля теж ділиться на два блоки:

1) відпрацьовано за місяць днів і годин, із деталізацією по типах відпрацьованих годин

2) усього неявок за місяць та їх деталізація за причинами, які ми позначали буквеними кодами у лівій частині табеля.

Як часто складається табель?

Зарплату нараховуємо, як правило, раз на місяць, а виплачуємо - два рази на місяць. Звідси виникає питання, скільки разів на місяць складати табель? Чи потрібний табель за 1 половину місяця?

Якщо зарплата виплачується двічі на місяць, то і табель обліку робочого часу потрібно складати двічі на місяць:

• Проміжний – з 1 по 15 число (для виплати зарплати за першу половину місяця).
• Остаточний – за весь місяць.

До речі, в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA проміжний табель створюється автоматично разом із документом на виплату зарплати за першу половину місяця. Трохи далі розповімо більше про автоматизацію табеля обліку робочого часу.

Скільки зберігати табель?

Фахівці Мін'юсту, Держпраці та Держархіву відповідно до їх листів, вважають, що в загальному випадку строк зберігання табеля обліку робочого часу — 1 рік. Зберігати документ довше ніхто не забороняє, а от зменшувати строк зберігання — не можна.

Порада експерта. Зберігайте табель протягом 3 років (з урахуванням призупинення карантинних і воєнних строків перевірок), щоб мати докази достовірного нарахування зарплати та уникнути розбіжностей з контролюючими органами при перевірці.

Відповідальність за відсутність табеля

Безпосередньо штрафу за відсутність табеля не передбачено. Але його відсутність може бути розцінена як неведення (невідповідне ведення) обліку робочого часу тобто пряме порушення вимоги ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці.

Вона передбачає наступні санкції:

• штраф за перше порушення – 1 МЗП (8000 грн у 2025 році);
• за кожне повторне порушення – 2 МЗП (16 000 грн).

Крім того, за неведення табеля обліку робочого часу передбачено адміністративний штраф для посадових осіб підприємства у розмірі 510–1700 грн, за повторне порушення – 1700–5100 грн.

Автоматизація обліку робочого часу в SMARTFIN.UA

В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA табель обліку робочого часу формується автоматично, тож вам не потрібно вносити дані вручну. Усі відомості про робочий час працівників надходять безпосередньо з їхніх налаштованих графіків роботи.

В SMARTFIN.UA передбачені рішення для різних варіантів графіків:

• 5-денний та 6-денний робочий тиждень уже налаштовані за замовчуванням.
• Індивідуальні графіки (неповний робочий час, змінний графік, підсумований облік тощо) будуються у кілька кліків через інструмент Конструктор графіків.

Вам достатньо один раз налаштувати графік роботи, і програма автоматично визначить кількість та типи годин, проставивши їх у табелі.

Крім того, у документ автоматично потрапляють дані про невідпрацьований час. Наприклад, якщо ви розраховуєте відпускні або лікарняні через відповідний калькулятор, ця інформація одразу відображається у табелі. На її підставі проводиться правильний розрахунок заробітної плати.

Табель формується як за весь місяць, так і за першу половину місяця.

Тож якщо ви бажаєте автоматизувати облік робочого часу, реєструйтеся в SMARTFIN.UA вже сьогодні та отримайте тестовий доступ до 35+ інструментів для:

• автоматизації нарахування зарплати;
• розрахунку відпускних і лікарняних, компенсації при звільненні, сум податків;
• подання звітності за "себе" та працівників
• формування кадрових документів;
• обліку доходів ФОП та багато іншого.

Автоматизуйте облік робочого часу та забудьте про ручне заповнення табелів! Працюйте без рутини і стресу в SMARTFIN.UA!