Облік витрат ФОП на загальній системі оподаткування: що враховуємо, а що — ні

Скільки податку має сплатити ФОП на загальній системі? Здається, все просто: дохід мінус витрати, множимо на 18% — і маємо результат. Але ні! У цій формулі головне — не арифметика, а саме слово "витрати". Чим точніше й обґрунтованіше ФОП їх визначить, тим менше податку доведеться сплатити.

І тут уже справа не в калькуляторі, а в мистецтві документального підтвердження та юридичного обґрунтування.

У матеріалі "Облік витрат ФОП на загальній системі оподаткування" розберемо все, що варто знати про витрати на загальній системі:

• Головне про оподаткування ФОП: формула, принцип обліку витрат
• Витрати, що зменшують загальний оподатковуваний дохід
• Амортизація як добровільна витрата: коли ФОП може зменшити податок ще більше
• "Заборонені" витрати: що не можна враховувати для зменшення податку
• SMARTFIN.UA для ФОП: автоматизація обліку без зайвого клопоту

Головне про оподаткування ФОП: формула, принцип обліку витрат

Арифметично обчислити суму податку на доходи, яка підлягає сплаті до бюджету за звітний період, просто. Визначити суму загального оподатковуваного доходу (дохід, отриманий у грошовій та негрошовій формі), відняти з неї суму витрат, а до отриманої різниці (чистого оподатковуваного доходу) застосувати ставку податку на доходи — 18%. Саме про це йдеться в п.п. 177.1, 177.2 ПКУ*.

При цьому ФОП має виконати обов'язкові умови. Витрати мають бути одночасно:

• пов'язані з господарською діяльністю ФОПа (тобто з отриманим ним доходом),
  
• підтверджені документально. При цьому документи мають фіксувати факт витрачання коштів на здійснення витрат.

Стаття 177 ПКУ містить перелік витрат, що безпосередньо пов'язані з отриманням доходів. Але цей перелік — не закритий, і це цілком логічно. Адже різноманіття видів господарської діяльності ФОПів значно ширше й суттєво перевищує уявлення всіх законотворців разом узятих.

Саме тому у роботі з витратами, щодо яких у ФОПа виникають сумніви, діє наступний принцип:

Передусім потрібно впевнитися, що такі витрати не зазначені в переліку тих, що не впливають на оподаткування, тобто — не зменшують загальний оподатковуваний дохід.

Якщо витрати не є "забороненими", але при цьому відсутні в переліку дозволених — ФОП може їх врахувати у витратах, але за умови, що:

• зможе довести, що ці витрати пов'язані з отриманим доходом,
• має документи, які підтверджують їх здійснення.

Витрати, що зменшують загальний оподатковуваний дохід

Розглянемо витрати, які прямо передбачені у п. 177.4 ПКУ.

Важливо: ці витрати ФОП на загальній системі не мають обмежень по сумі — тобто, за умови дотримання вимог їх можна враховувати в повному обсязі.

1. Матеріальні витрати. До їх складу включають вартість витрат, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат, а саме:

• сировина, матеріали, товари, що утворюють основу для виготовлення (продажу) продукції або товарів, надання робіт чи послуг;
• купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби;
• паливо та енергія;
• будівельні матеріали;
• запасні частини;
• тара, тарні матеріали, допоміжні й інші матеріали.

2. Виплати працівникам, зокрема:

• оплата праці (основна й додаткова заробітна плата, інші види заохочень і компенсацій, у тому числі премії, відшкодування вартості товарів, робіт, послуг — див. Інструкцію № 5**);
• обов'язкові виплати, а також компенсація вартості послуг, що надаються працівникам у передбачених законом випадках.

3. Внески ФОПа на обов'язкове страхування життя або здоров'я працівників, якщо це передбачено законодавством.

4. Виплати за договорами цивільно-правового характеру за виконані роботи чи надані послуги — у грошовій або натуральній формі. Не включаються лише суми матеріальної допомоги.

5. Суми податків, зборів, пов'язаних з проведенням госпдіяльності ФОПа (див. ст. 9,10 ПКУ).

6. Суми єдиного соціального внеску (ЄСВ) на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

7. Оплата за ліцензії, необхідні для провадження певних видів господарської діяльності.

8. Оплата за дозволи, сертифікати та інші документи, без яких здійснення діяльності неможливе.

9. Виплата роялті:

• як винагорода за використання об'єктів авторського права чи суміжних прав;
• як відрахування на користь правовласників відповідно до договорів ФОП з організаціями колективного управління (згідно із Законом № 2415-VIII***).

10. Витрати на відрядження найманих працівників.

УВАГА! ПКУ прямо не передбачає можливості враховувати витрати на відрядження самого ФОПа. Але, на нашу думку, за умови наявності підтвердних документів і чіткого зв'язку між відрядженням і госпдіяльністю, такі витрати можуть бути включені до складу тих, що зменшують оподатковуваний дохід.

11. Витрати на послуги зв'язку.

Уточнення: ПКУ не конкретизує, які саме види зв'язку входять до складу допустимих витрат. Однак за відсутності прямої заборони та за наявності підтвердних документів, ФОП має право враховувати оплату будь-яких послуг зв'язку — зокрема, мобільного, роумінгу, інтернету тощо, якщо вони використовуються в межах господарської діяльності. Такі витрати можуть бути включені до складу тих, що зменшують оподатковуваний дохід.

12. Витрати на рекламу.

13. Оплата банку за розрахунково-касове обслуговування.

14. Оплата оренди.

Зверніть увагу: часто ФОПи-орендарі сплачують оренду наперед. Наприклад, за умовами договору оренди виробничого приміщення передбачено щоквартальну оплату. ФОП-орендар сплатив оренду за I кв. 2025 року в IV кв. 2024 року. Оскільки витрати мають бути пов'язані з отриманням доходу, а дохід від оренди виробничого приміщення у I кв. 2025 ФОП отримав у цей період, то платіж за оренду включається до складу витрат за результатами 2025 року.

15. Витрати на ремонт та експлуатацію майна, яке ФОП використовує в госпдіяльності.

16. Витрати на транспортування готової продукції та товарів, а також транспортно-експедиційні та інші послуги, пов'язані з доставкою.

17. Оплата послуг, прямо пов'язаних з виробництвом товарів, виконанням робіт або наданням послуг.

18. Витрати на поточний ремонт основних засобів (визначення — у пп. 14.1.138 ПКУ).

19. Витрати на ліквідацію основних засобів у частині залишкової вартості (різниця між первісною вартістю та сумою накопиченої амортизації відповідно до п. 4 НП(С)БО 7).

Амортизація як добровільна витрата: коли ФОП може зменшити податок ще більше

ФОП на загальній системі оподаткування мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, що зменшують їх загальний оподатковуваний дохід, амортизаційні відрахування — за умови ведення окремого обліку таких витрат.

Що підлягає амортизації?

ФОП може амортизувати витрати на:

• придбання основних засобів і нематеріальних активів;
• самостійне виготовлення основних засобів,
• реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення ОЗ.

Усі витрати, що підлягають амортизації, повинні бути документально підтверджені!

Як розраховується амортизація?

Розрахунок здійснюється прямолінійним методом:

Річна сума амортизації визначається шляхом ділення первісної вартості об'єкта, що амортизується, на строк його корисного використання.

Облік такої вартості ведеться окремо по кожному об'єкту ОЗ або НА.

Що не амортизується?

• земельні ділянки;
• об'єкти житлової нерухомості;
• легкові автомобілі.

"Заборонені" витрати: що не можна враховувати для зменшення податку

На завершення — перелік витрат, які ФОП не має права включати до складу витрат, що зменшують загальний оподатковуваний дохід:

• витрати, не пов'язані з господарською діяльністю ФОПа;
• витрати, не підтверджені документально;
• витрати на придбання або самостійне виготовлення основних засобів, а також витрати на придбання нематеріальних активів, які підлягають амортизації;
• витрати на придбання та утримання земельних ділянок, об'єктів житлової нерухомості та легкових автомобілів;
• суми ПДВ, що входять до складу ціни придбаних товарів (робіт, послуг), якщо ФОП зареєстрований платником ПДВ;
• витрати, щодо яких є підстави вважати, що їх здійснено з метою надання неправомірної вигоди службовій особі, у тому числі службовій особі іноземної держави. Зацікавлені у цьому питанні ФОПи можуть додатково звернутися до ст. 369 та 369-2 Кримінального кодексу України****.

Втім, для чесних та сумлінних ФОПів останній пункт виглядає радше як екзотика, але ми включили його для повноти картини.

SMARTFIN.UA для ФОП: автоматизація обліку без зайвого клопоту

SMARTFIN.UA — сучасна онлайн-бухгалтерія, яка пропонує понад 35 інструментів для ведення обліку, нарахування зарплати, формування звітності та автоматизації рутинних операцій для ФОП. Серед її основних можливостей:

• Автоматичний облік витрат та доходів ФОП, контроль строків, лімітів, податків, ведення книги обліку на ЄП (для загальної системи — фінальна стадія розробки).
• Імпорт банківських виписок — без ручного введення, з автоматичним розпізнаванням типів операцій.
• Розрахунок зарплати, індексації, лікарняних, відпускних і компенсацій — завжди відповідно до чинного законодавства.
• Бібліотека кадрових документів — понад 70 шаблонів договорів, заяв, наказів, табелів, графіків з автозаповненням.
• Електронний документообіг — інтеграція з сервісами ЕДО: підписання й надсилання актів, накладних і договорів онлайн.
• Облік касових операцій і ПРРО — інтеграція з Cashalot: автоматичні фіскальні чеки, Z-звіти та зв'язок з обліком.
• Облік основних засобів (ОЗ) та нематеріальних активів (НА) — індивідуальний облік кожного об'єкта та нарахування амортизації.
• Підтримка та навчання — відеоуроки, консультації й база знань для підприємців.

Незабаром — повноцінний облік для загальної системи

Модуль для обліку ФОПів на загальній системі оподаткування — вже на фінальній стадії розробки. Реліз заплановано на жовтень 2025 року.

Хочете бути серед перших, хто протестує новий функціонал?

Реєструйтеся в робочому кабінеті SMARTFIN.UA: додайте організацію, працівників, виконайте основі налаштування — і вже сьогодні користуйтеся 35+ інструментами для автоматизації бухгалтерських розрахунків.

А ми повідомимо вас одразу після запуску нового функціоналу!

Після реєстрації вас чекає тестовий (безплатний) період користування для ознайомлення з усіма можливостями програми!

*Податковий кодекс України.

**Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

*** Закон України "Про ефективне управління майновими правами правовласників у сфері авторського права і (або) суміжних прав" від 15.05.2018 р. № 2415-VIII.

**** Кримінальний кодекс України.