Первый работник в ФЛП: какие документы и обязанности появляются

Первый наёмный работник – всегда важный шаг для предпринимателя. Для кого-то это возможность расширить бизнес, для кого-то – выполнить условия грантовой программы. Одновременно появляются новые обязанности: кадровые документы, расчёт зарплаты, налоги, отчётность и учёт отпусков.

Мы попросили Ирину Савенко, бухгалтера с 25-летним опытом, рассказать, к чему стоит подготовиться ФЛП, который становится работодателем, и как SmartFin помогает справиться с кадровым учётом и расчётом зарплаты. Далее – её практические примеры и рекомендации.

«А если я найму работника?»

Часто слышу этот вопрос на консультациях. И мой ответ: «Поддерживаю, но сразу наймите бухгалтера». И это не шутка.

Я уважаю предпринимателей, которые создают новые рабочие места. Но большинство будущих работодателей не представляет, какой объём работы их ждёт даже с появлением одного наёмного работника. Давайте разбираться.

Человек ещё не вышел на работу, а документы уже должны быть

Заявление от работника не является обязательным, хотя работодатели часто его требуют.

Трудовой договор во время военного положения может быть в устной форме. Но рекомендую всё же письменный: когда военное положение закончится, ФЛП всё равно должен заключить письменные договоры со всеми работниками.

Чтобы человек мог начать работать с 1 декабря, готовим приказ о приёме на работу заранее – скажем, 30 ноября – и указываем дату начала работы: 1 декабря.

Уведомление о приёме работника в налоговую также подаётся до начала работы работника – в нашем примере 30 ноября.

В разделе «Отчётность» в SmartFin вы создаете и подписываете сообщения и сразу отправляете его в ГНС. Данные заполняются автоматически на основании созданных документов о принятии работника. Рекомендую тщательно заполнить все восемь вкладок карточки работника, потому что эта информация подтягивается в другие документы.

Выплата зарплаты – дважды в месяц

Согласно статье 115 Кодекса законов о труде Украины, интервал между выплатой заработной платы за первую половину месяца (авансом) и за вторую половину месяца не должен превышать 16 календарных дней. Сами выплаты должны осуществляться не реже двух раз в месяц.

Как это происходит на практике? Человек отработал с 1-го по 15-е число. Вы выбираете дату в течение следующих семи дней – с 16-го по 22-е – для выплаты зарплаты за первую половину месяца (аванса). Эту дату фиксируете в документах. У моих клиентов это 22-е число.

Выплату за вторую половину месяца нужно произвести не позднее семи календарных дней после его окончания. Эта дата также фиксируется в документах и должна быть согласована с датой выплаты аванса: интервал между выплатами не должен превышать 16 календарных дней.

Если дата выплаты приходится на выходной, зарплату нужно выплатить накануне. Например, если 22-е – воскресенье, а суббота и воскресенье являются выходными, выплачиваете в пятницу, 20-го. Всё это нужно контролировать, поскольку за нарушение сроков выплаты предусмотрена ответственность.

Выплата зарплаты – это не просто «перевести деньги на карту». Сначала нужно рассчитать сумму к выплате, удержать с зарплаты НДФЛ и военный сбор, начислить ЕСВ за счет работодателя и своевременно уплатить.

Для тех, кто ведёт кадровый учёт в SmartFin, задача проще: достаточно один раз выбрать в настройках две даты выплаты зарплаты. Далее программа сама предлагает дату при создании документа, а на почту приходит напоминание о необходимости выплаты.

Сколько времени у меня занимает выплата зарплаты для ФЛП, у которого три подологических центра в разных городах и восемь работников? Около 30 минут в день выплаты. Расчёт автоматический, ведомость формируется и отправляется в банк сразу на всех работников. Даже если их будет 30, в моём рабочем процессе время на выплату практически не изменится.

Вывод из моей практики: один работник добавляет больше постоянной работы, чем переход со 2-й группы на 3-ю. Ведь смена группы меняет порядок представления отчётности, а кадры – это непрерывный цикл.

Индексация: ещё одна обязанность работодателя

Предприниматели часто даже не знают, что зарплату нужно индексировать. Как это работает?

Отправная точка – базовый месяц. По общему правилу, это месяц последнего повышения оклада по должности работника. Со следующего месяца начинается исчисление индекса потребительских цен нарастающим итогом. Превышение порога 103% является основанием для проведения индексации в сроки, определённые законодательством. Также нужно учитывать специальные правила соответствующего года.

Базовый месяц меняется только при повышении оклада или тарифной ставки. Если вы увеличили премию или надбавку, а оклад остался прежним – базовый месяц не сдвигается.

Именно поэтому многие мои клиенты повышают оклад: месяц повышения становится новым базовым, а со следующего месяца начинается новый отсчёт индекса потребительских цен.

Но просто добавить к окладу условные 100 грн недостаточно. Сначала нужно определить, какая сумма индексации полагалась бы работнику в месяце повышения, и сравнить её с суммой роста зарплаты. Если повышение не перекрыло индексацию, её остаток продолжают выплачивать по установленным правилам. А впоследствии может возникнуть и право на новую текущую индексацию. Поэтому я рекомендую сначала сделать расчёт, а уже потом определять сумму повышения оклада.

Ещё один момент, который часто упускают: индексируется не вся зарплата, а только её часть в пределах прожиточного минимума для трудоспособных лиц. Всё, что свыше этой суммы, не индексируется.

За нарушение правил индексации предусмотрена ответственность. Штраф по ст. 265 КЗоТ – две минимальные зарплаты за каждого работника. Но во время военного положения есть смягчение: если работодатель устранит нарушение в срок, определённый Гоструда, штраф не применяется (ч. 3 ст. 16 Закона №2136-IX). Плановые проверки сейчас заблокированы мораторием — возможны только внеплановые.

В SmartFin индексация настраивается в карточке работника: базовый месяц фиксируется, и далее программа выполняет расчёт.

Графики работы и учёт времени

У меня есть клиент с офлайн-бизнесом в нескольких городах. Заведения работают с 9:00 до 19:00 без перерыва, стандартных выходных в субботу и воскресенье нет. При этом для работников должна быть соблюдена 5-дневная рабочая неделя с 8 рабочими часами в день.

Без конструктора графиков в SmartFin это сложная задача. После построения индивидуального графика для каждого работника программа сама считает норму часов, формирует табель и помогает контролировать отработанное время. Вручную это лишние часы работы, которые не гарантируют отсутствия ошибок.

Изменения в жизни работника

Если у человека меняются должностные обязанности, это нужно надлежащим образом оформить, в частности отразить в трудовом договоре. Перевод на другую должность оформляется приказом с соблюдением установленной процедуры.

Изменилась фамилия вследствие брака или развода – нужно обновить данные в кадровых документах.

Отпуска также требуют учёта

Обязанность работодателя – обеспечить предоставление предусмотренных законодательством отпусков. Кроме ежегодного основного, о котором знают все, существуют ежегодные дополнительные и социальные отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, в связи с беременностью и родами, по уходу за ребёнком. Поэтому график отпусков также появляется с первым наёмным работником.

И вот что важно: организация отпусков – ответственность работодателя. Даже если работник не хочет идти в отпуск, ваша обязанность – его туда отправить.

Именно работодатель обеспечивает гарантии, предусмотренные законом: составляет график отпусков и знакомит с ним работника под подпись.

По соглашению сторон возможен перенос отпусков. Его нужно официально оформлять и учитывать правила и исключения, в частности действующие во время военного положения. Но допускать, чтобы человек годами работал без отпуска, нельзя.

Перед отпуском нужно: уведомить работника о дате начала ежегодного отпуска не позднее чем за 14 дней, рассчитать отпускные и выплатить их.

Отпускные по общему правилу выплачивают до начала отпуск. Например, если отпуск начинается в понедельник, выплату можно произвести в пятницу.

А когда работник будет увольняться, нужно будет рассчитать компенсацию за неиспользованные дни отпусков, подлежащие компенсации. Поэтому их учёт не стоит игнорировать.

В SmartFin учёт отпусков ведётся на основании приказов, а информация попадает в личную карточку работника. Для расчёта компенсации предусмотрен отдельный документ.

Отчётность

Помимо уведомления о приёме работника, ФЛП ежеквартально подаёт Налоговый расчёт – Объединённую отчётность по НДФЛ, военному сбору и ЕСВ (начисленную зарплату, удержанные и уплаченные налоги), с разбивкой показателей по месяцам квартала.

С 25 сентября 2026 года вступил в силу приказ Министерства финансов Украины от 25 августа 2026 года № 453, которым утверждена форма Отчёта о начислении, исчислении и уплате взноса на поддержку трудоустройства лиц с инвалидностью.

Согласно разъяснениям налоговых органов, этот отчёт подают работодатели, в частности ФЛП, которые используют наёмный труд. То есть даже один работник означает обязанность отчитываться по новой форме, хотя обязанность уплаты самого взноса может отсутствовать.

В SmartFin этот отчёт уже есть. Поэтому с появлением нового требования вам не нужно искать отдельный сервис: отчёт можно подготовить в той же программе, где вы ведёте кадровый учёт и рассчитываете зарплату. Для меня как бухгалтера это удобно: данные о работниках, начисления и отчётность собраны в одном месте. А для предпринимателя это ещё один аргумент настроить учёт с самого начала – чтобы и регулярная работа, и новые отчётные обязанности были частью одного процесса.

Увольнение нужно подготовить

Клиенты часто удивляются, почему сложно уволить человека в пятницу вечером, если закон предусматривает увольнение по соглашению сторон.

А всё потому, что по общему правилу с работником нужно полностью рассчитаться в день увольнения: выплатить причитающиеся суммы за отработанные дни, включая день увольнения, и компенсацию за неиспользованные дни отпусков, подлежащие компенсации. Также работодатель должен оформить документы, ознакомить с ними работника, выдать копию приказа об увольнении и письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах.

В SmartFin действует сквозная система: из заявления данные подтягиваются в приказ об увольнении, а к трудовому договору можно создать дополнительное соглашение о расторжении. Для расчёта компенсации есть отдельный документ, в котором определяются количество дней неиспользованного отпуска, средняя зарплата и сумма компенсации.

Если у вас надлежащим образом внедрён электронный документооборот, документы при увольнении можно передавать и подписывать согласованными электронными средствами. Это актуально, когда бухгалтер работает удалённо, а клиенты – в других городах.

Клиентам, которые хотят держать руку на пульсе, я предоставляю доступ к учёту их ФЛП в SmartFin, чтобы они видели все кадровые документы и учёт доходов. Не нужно ждать бухгалтера, если что-то срочное.

Какие документы ФЛП-работодатель может не оформлять

• Коллективный договор. Его заключают предприятия и организации, у ФЛП при проверках не требуют.
• Книга учёта движения трудовых книжек. ФЛП не хранит трудовые книжки, поэтому не ведёт их учёт.
• Личное дело. По желанию.
• Должностные инструкции. Можно обойтись, если всё подробно прописать в трудовом договоре. Если нет, позаботьтесь о качественных инструкциях для каждой должности.
• Личная карточка работника. ФЛП не обязаны её иметь, но SmartFin предлагает её автоматическое заполнение, что позволяет видеть историю работника в одном месте.
• Штатное расписание с утверждённым окладом. Закон не обязывает ФЛП его иметь, но Гоструда рекомендует, да и на практике это полезный инструмент для расчёта индексации.

Моя рекомендация: получите практическую консультацию бухгалтера, который работает со SmartFin, чтобы вместе настроить кадровый учёт. А дальше решайте, готовы ли вы вести ФЛП самостоятельно или всё же делегировать.

Работы с кадрами действительно много. Но значительная её часть – повторяющиеся действия. Именно такие вещи и поручают программе.

В SmartFin есть готовые шаблоны кадровых документов для разных ситуаций: приёма и увольнения, перевода, отпусков, учёта рабочего времени. Есть заявления, приказы, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы, связанные с военным положением и мобилизацией. Поэтому ваш первый наёмный работник не обернётся хаосом в документах!

Зарплата, индексация, отпуска, табель и отчётность – в одной программе. Зарегистрируйтесь в SmartFin, чтобы попробовать!