Первичные документы ФЛП на едином налоге: что оформлять и хранить

Перечень необходимых первичных документов ФЛП на едином налоге зависит от ситуации конкретного предпринимателя: его группы ЕН, статуса плательщика НДС, вида деятельности, способа расчетов с покупателями и наличия наемных работников.

Понесенные ФЛП расходы не уменьшают базу обложения единым налогом. Однако это не означает, что предприниматель может работать без первичных документов. Опираясь на требования п. 291.4, 293.3, 293.4 и пп. 298.2.3 НКУ (1), налоговики держат под особым контролем именно доходы единщиков.

Поэтому прежде всего первичные документы нужны ФЛП для подтверждения размера дохода и содержания выполненных операций (какие именно товары проданы или услуги оказаны), ведь от этого зависят ставка налога и право оставаться на упрощенной системе.

В то же время первичка по расходам и приобретению товаров необходима ФЛП для учета товарных запасов в предусмотренных законом случаях, НДС-учета, а также для выполнения обязанностей налогового агента (в частности, при выплате доходов работникам или другим физическим лицам).

В этой статье разберем нюансы первички ФЛП на едином налоге:

• какие первичные документы подтверждают доходы ФЛП;
• какие документы нужны для разных операций и способов оплаты;
• когда обязательно нужны документы по расходам и товарному учету;
• что оформлять предпринимателю, у которого есть наемные работники;
• сколько времени нужно хранить первичку.

Материал касается ФЛП — плательщиков единого налога 1–3 групп (кроме е-резидентов) (2).

А какие первичные документы нужны ФЛП на общей системе для подтверждения расходов и как их отсутствие влияет на налогообложение — читайте в статье «Первичные документы ФЛП на общей системе: перечень для доходов и расходов».

Почему документы на доход критически важны

Сумма дохода. В пределах установленного лимита ФЛП 1 и 2 групп уплачивают единый налог по фиксированной ставке. Для ФЛП 3 группы он рассчитывается как процент от дохода (5% для неплательщиков НДС и 3% для плательщиков НДС). Поэтому правильное определение суммы дохода непосредственно влияет на размер налога.

Кроме того, при превышении годового лимита сумма превышения облагается по ставке 15%, и ФЛП обязан покинуть свою группу: перейти на более высокую, если соответствует ее условиям, или на общую систему.

Вид деятельности. Документы показывают, за что именно ФЛП получил оплату: какой товар продал или какую услугу оказал. Если доход получен от деятельности, запрещенной на упрощенной системе, не разрешенной для конкретной группы или не указанной в реестре плательщиков ЕН (для 1 и 2 групп), к такому доходу применяют ставку 15%, а у предпринимателя возникает обязанность перейти на общую систему в установленные НКУ сроки.

Именно поэтому для ФЛП критически важно иметь документальное подтверждение как самого факта поступления средств, так и содержания хозяйственной операции.

Доходы ФЛП и их документальное подтверждение

В соответствии с пунктами 292.1, 292.3 и 292.6 Налогового кодекса Украины (НКУ), доходами ФЛП на упрощенной системе налогообложения являются:

1. Безналичный денежный доход от продажи товаров (работ, услуг) по реквизитам IBAN

Если покупатель или заказчик перечисляет оплату за товары, работы или услуги на предпринимательский счет по реквизитам IBAN, поступление средств подтверждает банковская выписка.

Помимо суммы оплаты, важно подтвердить, за что именно ФЛП получил средства и разрешена ли такая деятельность для его группы ЕН.

Для документирования операции используют:

• расходные накладные — для подтверждения передачи товаров покупателю;
• акты выполненных работ или оказанных услуг либо другие надлежащим образом оформленные документы — для подтверждения выполнения работ или оказания услуг;
• товарно-транспортные накладные или другие транспортные документы — в случаях, когда они нужны для оформления перевозки.

Условия продажи, оплаты и документального оформления операции определяют в договоре. В зависимости от обстоятельств счет-фактура или инвойс может содержать предложение заключить договор, которое покупатель принимает оплатой. Однако сама оплата счета не подтверждает, что товар уже передан, работы выполнены или услуги оказаны.

Например, если заказчик перечислил аванс за услугу, банковская выписка подтверждает получение средств, а документ об оказании услуги оформляют после ее фактического оказания.

Важно о работе с юридическими лицами:

3 группа: может сотрудничать с юрлицами на любой системе налогообложения.

2 группа: имеет право продавать товары всем юрлицам и заказчикам, но оказывать услуги (выполнять работы) — исключительно населению и юрлицам (или ФЛП), которые являются плательщиками единого налога.

1 группа: только розничная продажа товаров с торговых мест на рынках и/или бытовые услуги населению. Бытовые услуги юрлицам оказывать нельзя.

2. Денежный доход в наличной форме или через эквайринг (с применением платежных карт)

ФЛП 2 и 3 групп в большинстве случаев обязаны применять РРО или ПРРО в соответствии с Законом об РРО (3).

Доход подтверждают фискальными отчетными чеками (Z-отчетами) и фискальными кассовыми чеками (бумажными или электронными).

В случаях, предусмотренных Перечнем № 1336 (4), можно проводить расчеты без РРО/ПРРО, используя расчетные книжки и книги учета расчетных операций (КУРО). Это, в частности, отдельные случаи розничной торговли в селах и поселках и выездной торговли при соблюдении установленных условий и ограничений.

Такие расчеты оформляют расчетными квитанциями по форме № РК-1 (5). Полученный доход подтверждают корешки этих квитанций.

ФЛП 1 группы: освобождены от применения РРО/ПРРО и расчетных книжек (п. 296.10 НКУ). По требованию покупателя они обязаны выдавать товарные чеки произвольной формы (при продаже товаров) или квитанции (при оказании бытовых услуг) (3). Именно эти документы или записи в форме учета служат подтверждением.

3. Стоимость безвозмездно полученных товаров, работ или услуг

Речь идет о товарах (работах, услугах), полученных согласно письменным договорам дарения или другим письменным соглашениям, которые не предусматривают денежной или иной компенсации либо их возврата (п. 292.3 НКУ).

Получение такого дохода подтверждают:

• расходные накладные поставщиков / акты приема-передачи товаров;
• акты выполненных работ / оказанных услуг.

4. Стоимость товаров, переданных ФЛП на ответственное хранение и использованных в хозяйственной деятельности

Если товары были приняты на хранение, но впоследствии использованы предпринимателем в собственной деятельности, их стоимость включается в доход.

Подтверждающими документами являются расходные накладные поклажедателя и акты приема-передачи.

5. Сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности

Этот вид дохода возникает только у ФЛП 3 группы — плательщиков НДС (п. 292.6 НКУ).

Подтверждением дохода являются бухгалтерская справка и акт о списании кредиторской задолженности.

Порядок ведения учета доходов (п. 296.1 НКУ)

ФЛП 1, 2 групп и 3 группы (неплательщики НДС): ведут учет доходов в произвольной форме путем помесячного отражения полученных сумм в бумажном и/или электронном виде (в частности, через Электронный кабинет плательщика).

ФЛП 3 группы (плательщики НДС): ведут учет доходов и расходов по Типовой форме, утвержденной приказом Минфина № 405 (6). Записи осуществляют по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход или понесены расходы.

«Расходная» первичка ФЛП

Сумма понесенных расходов не уменьшает базу обложения единым налогом у ФЛП всех групп, как уже отмечалось выше. Однако действующим законодательством именно для ФЛП 3 группы — плательщиков НДС предусмотрена обязанность ведения учета расходов в Типовой форме.

В частности, в форме отражаются расходы на:

• приобретение товаров, работ, услуг (без учета НДС);
• транспортно-заготовительные и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением товаров (работ, услуг) и доведением их до состояния, пригодного для использования;
• оплату труда наемных лиц и уплату ЕСВ;
• другие расходы, понесенные в связи с осуществлением хозяйственной деятельности.

Для подтверждения этих расходов (кроме «зарплатных», о которых речь пойдет далее) ФЛП нужны расходные накладные, ТТН поставщиков товаров и акты выполненных работ / оказанных услуг.

Нужны ли документы по расходам ФЛП 1–2 групп и 3 группы без НДС?

ФЛП 1–2 групп и 3 группы без НДС не обязаны вести учет расходов для целей единого налога. Однако документы по приобретениям и выплатам могут быть нужны для выполнения других обязанностей, в частности товарного учета и налогообложения выплат физическим лицам.

1. Акты выполненных работ / оказанных услуг

Даже при отсутствии обязанности учитывать расходы акты стоит хранить. Дело в том, что во время проверок налоговики тщательно анализируют банковские выписки ФЛП о перечислении средств другим лицам.

Пример: По банковской выписке контролеры видят расчет с Працьовитым Олегом Ивановичем за ремонт офиса. У них сразу возникает вопрос: в каком статусе это лицо получило средства?

Если ремонт выполнил ФЛП, важно подтвердить и его предпринимательский статус, и содержание операции:

• извлечение или выписка из ЕГР подтверждает государственную регистрацию исполнителя как предпринимателя и содержит сведения о его видах деятельности;
• договор определяет условия выполнения ремонта и оплаты;
• акт выполненных работ подтверждает, какие работы выполнены и в каком объеме.

Вместе эти документы помогают обосновать характер выплаты и правильность ее налогообложения.

Если Працьовитый О.И. выполнил ремонт как физическое лицо, не зарегистрированное предпринимателем, ФЛП-заказчик должен выполнить обязанности налогового агента: удержать из вознаграждения НДФЛ и военный сбор, а также начислить ЕСВ на вознаграждение за выполненные работы (7).

2. Расходные накладные поставщиков на товар

Наличие накладных на товар критически важно по нескольким причинам:

• Законодательство о защите прав потребителей: покупатель имеет законное право получить информацию о происхождении товара, его производителе и безопасности.
• Требования Закона об РРО и Порядка № 496 (8) к товарному учету: наличие подтверждающих документов на товар обязательно для ФЛП 3 группы — плательщиков НДС, а также для всех единщиков, которые торгуют рисковыми товарами (технически сложными бытовыми товарами, лекарствами, медизделиями, ювелирными изделиями).

Документы на приобретение товара подтверждают его происхождение, поставщика и условия приобретения. Для ФЛП, которые обязаны вести товарный учет, они являются обязательной частью такого учета.

Первичка для учета товарных запасов

Согласно требованиям п. 12 ст. 3 Закона об РРО, учет товарных запасов при осуществлении торговли обязаны вести:

• ФЛП 3 группы — плательщики НДС;
• ФЛП на едином налоге (любой группы — неплательщики НДС), которые осуществляют продажу технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту (ТСБТ), лекарственных средств, изделий медицинского назначения, ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней (в т.ч. органогенного образования) и полудрагоценных камней.

Такой учет осуществляется по специальной Форме согласно Порядку № 496.

Подробнее о том, когда товарный учет обязателен для ФЛП и как его автоматизировать, — читайте в статье «Товарный учет у ФЛП: когда обязателен и что грозит за нарушения».

Документы, подтверждающие поступление и происхождение товаров:

• опись остатка товаров на начало учета (составленная в произвольной форме в соответствии с требованиями Порядка № 496);
• товарные / расходные накладные поставщиков;
• транспортные документы (товарно-транспортные накладные, документы почтовых операторов);
• таможенные декларации (в случае импорта);
• акты закупки (при закупке товаров у физических лиц);
• фискальные кассовые чеки РРО/ПРРО;
• товарные чеки и другие документы, содержащие обязательные реквизиты (п. 2 разд. І Порядка № 496), которые позволяют идентифицировать поставщика и получателя товара.

Для отражения выбытия товаров в графе 8 Формы учета используют:

• расходные накладные — при продаже товаров с безналичной оплатой в случаях, когда РРО/ПРРО не применяют;
• накладные на внутреннее перемещение — при перемещении товаров между собственными местами продажи или хранения ФЛП;
• акты списания — если товары уничтожены, утрачены или использованы для собственных нужд;
• расходные накладные или акты приема-передачи — при возврате товаров поставщику.

Продажи, проведенные через РРО/ПРРО, в графе 8 не отражают — это исключение, предусмотренное пп. 5 п. 3 разд. ІІ Порядка № 496. Фискальные чеки подтверждают расчетные операции, но их не используют для внесения этих продаж в графу 8.

Первичные документы по учету зарплаты

Если ФЛП нанимает работников, он автоматически становится налоговым агентом по НДФЛ (18%) и военному сбору (5%), а также обязан начислять и уплачивать за них ЕСВ.

Обратите внимание: ФЛП 1 группы не имеет права использовать труд наемных лиц (п. 291.4 НКУ), поэтому этот раздел его не касается.

Для этого предпринимателю нужен полный пакет кадровой документации:

• трудовые договоры;
• уведомление ГНС о приеме работника на работу (поданное до начала работы);
• заявления работников (о приеме, предоставлении отпуска, увольнении и т. п.);
• приказы (распоряжения) ФЛП (о приеме на работу, отпусках, премировании, увольнении);
• штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.

По общему правилу трудовой договор с ФЛП заключают письменно. Во время военного положения его форму стороны определяют по соглашению в соответствии со ст. 2 Закона № 2136-IX (9).

Первичные документы по начислению и выплате заработной платы:

• табели учета рабочего времени (подтверждают количество отработанных дней/часов для начисления зарплаты);
• расчетно-платежные ведомости (или ведомости о начислении заработной платы);
• ведомости на выплату наличных (в случае выплаты зарплаты из кассы) или банковские выписки (при перечислении зарплаты на карточные счета работников);
• платежные инструкции с банковскими выписками о перечислении в бюджет НДФЛ, военного сбора и ЕСВ.

Создавайте зарплатные и кадровые документы в SmartFin

Готовьте документы для начисления и выплаты зарплаты и кадрового учета в одном сервисе. Тратьте меньше времени на оформление и больше — на проверку данных. Зарегистрироваться в SmartFin →

Сколько хранить первичные документы ФЛП

Общий срок хранения первичных документов для ФЛП — не менее 1095 дней (3 года). Однако отсчет начинается не с даты составления документа, а со дня подачи налоговой декларации, для составления которой он использовался (или с предельного срока ее подачи, если декларация не была подана — п. 44.3 НКУ).

Пример:

ФЛП 3 группы (неплательщик НДС) получил оплату за товар в I квартале 2026 года и использовал первичные документы по этой операции для определения дохода в декларации за I квартал.

Если подать такую декларацию 10 мая 2026 года, минимальный 1095-дневный срок хранения документов завершится 9 мая 2029 года — при отсутствии оснований для его продления.

Из-за путаницы между датой документа и датой начала отсчета предприниматели иногда допускают ошибки. Чтобы правильно определить срок хранения, ориентируйтесь на дату подачи соответствующей декларации, а не на дату документа.

Кадровые и зарплатные документы: сроки их хранения определяют отдельно по Перечню № 578/5 (10). Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета работников хранят 75 лет. Для ведомостей на выплату денег и других зарплатных документов срок определяют по соответствующей статье Перечня с учетом ее примечаний.

Продление сроков: при определении даты завершения хранения нужно учитывать предусмотренные НКУ приостановления сроков давности, в частности карантинные и военные правила. Поэтому перед уничтожением документов за непроверенные периоды стоит отдельно проверить, завершился ли срок их хранения.

Документы, связанные с проверкой или обжалованием ее результатов, хранят до завершения соответствующих процедур и истечения установленного срока обжалования, но не менее сроков, определенных п. 44.3 НКУ.

В какой форме хранить: бумага или электронные файлы

По общему правилу первичные документы хранят в той форме, в которой созданы их оригиналы.

Электронный оригинал с надлежащими реквизитами и электронной подписью хранят в электронном виде вместе с данными подписи (11). Важно обеспечить возможность открыть документ и проверить его целостность и подпись. Обычная распечатка не заменяет электронного оригинала.

Бумажный оригинал хранят на бумаге. Его можно отсканировать для удобного поиска, работы и передачи копий, но само сканирование не дает оснований уничтожить бумажный экземпляр до завершения срока хранения.

Практическое правило: храните оригиналы, а копии используйте для удобства. PDF или скан, полученный по электронной почте, не обязательно является электронным оригиналом — проверяйте, что именно вам прислал контрагент.

Работайте с первичкой и храните ее в SmartFin. Держите документы в одном месте, чтобы быстро находить нужные для ежедневной работы, сверки с контрагентами или подготовки к проверке. Попробуйте SmartFin бесплатно → Тестовый период — 3 дня.

Что будет, если первичных документов нет

За нехранение документов, которые ФЛП обязан хранить, или непредоставление их во время налогового контроля предусмотрен штраф 1020 грн. За такое же нарушение, если в течение года к плательщику уже применяли соответствующий штраф, — 2040 грн (п. 121.1 НКУ).

По разъяснению ГНС, этот штраф не применяют к ФЛП 1–2 групп и 3 группы без НДС за нехранение документов, подтверждающих расходы на приобретение товаров/услуг. В то же время отдельные обязанности в отношении документов могут возникать, в частности, для учета товарных запасов.

Последствия зависят от того, каких именно документов не хватает:

• Если ФЛП обязан вести товарный учет, продажа неучтенных товаров или непредоставление документов, подтверждающих их учет, может повлечь отдельные санкции по Закону об РРО.
• При выплатах физическим лицам важно подтвердить статус получателя и основание платежа. Если ФЛП не выполнил обязанности налогового агента или плательщика ЕСВ, возможны доначисления и штрафы.
• Само отсутствие накладной или акта не означает автоматического применения ставки ЕН 15% или потери права на упрощенную систему.

Что важно запомнить

• Перечень первичных документов зависит от деятельности конкретного ФЛП. Для подтверждения дохода важны как документы о поступлении средств, так и документы, поясняющие содержание операции.
• Банковская выписка подтверждает получение оплаты. Передачу товара, выполнение работ или оказание услуг подтверждают соответствующими документами — сама оплата счета не свидетельствует о выполнении операции.
• Документы по приобретениям и выплатам могут быть нужны даже тогда, когда ФЛП не ведет учет расходов для целей единого налога. В частности, они необходимы в предусмотренных законом случаях для товарного учета, НДС-учета и выполнения обязанностей налогового агента.
• ФЛП с наемными работниками также оформляет кадровые и зарплатные документы. Сроки их хранения определяют отдельно от общих налоговых сроков.
• Храните бумажные и электронные оригиналы в течение установленных сроков, учитывая возможные продления из-за приостановления сроков давности, проверок и обжалований.

Татьяна Сушальская, независимая экспертка

Источники и примечания

1. Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.
2. В статье не рассматриваются ФЛП 3 группы — электронные резиденты (е-резиденты).
3. Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 № 265/95-ВР.
4. Перечень отдельных форм и условий осуществления деятельности, при которых разрешено проводить расчетные операции без РРО/ПРРО с использованием расчетных книжек и КУРО, утвержденный постановлением КМУ от 23.08.2000 № 1336.
5. Положение о форме и содержании расчетных документов / электронных расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 № 13.
6. Типовая форма учета доходов и расходов ФЛП — плательщиков единого налога 3 группы, которые являются плательщиками НДС, и Порядок ее ведения, утвержденные приказом Минфина от 30.11.2022 № 405.
7. Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.
8. Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц — предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина от 03.09.2021 № 496.
9. Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.
10. Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (с изменениями, внесенными приказом Минюста от 04.01.2024 № 40/5).
11. Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.