Як підготуватися до перевірки Держпраці: покрокова інструкція для роботодавців

Не варто чекати на візит інспектора з Держпраці, щоб виявити помилки. Підготуйтеся заздалегідь! Наша покрокова інструкція допоможе уникнути штрафів, зберегти спокій і впевнено пройти перевірку.

• Види перевірок Держпраці
• Підстави та порядок проведення перевірок
• Дії роботодавця під час перевірки
• Документи та напрямки, що підлягають перевірці
  • Прийняття на роботу
  • Відпустки
  • Звільнення
• Помилки, які роботодавці допускають найчастіше
• Відповідальність роботодавця в разі порушення трудового законодавства
• Як SMARTFIN допомагає підготуватися до перевірки Держпраці?

Державна служба України з питань праці (Держпраці) здійснює контроль за дотриманням законодавства про працю усіма роботодавцями — як юридичними особами, так і фізичними особами, що використовують найману працю, незалежно від форми власності та виду діяльності.

Основна мета таких перевірок — виявлення порушень трудового законодавства, зокрема щодо офіційного оформлення трудових відносин і законності їх припинення.

Види перевірок Держпраці

1. Планові перевірки

Планові перевірки здійснюються інспекторами Держпраці відповідно до річного плану, який затверджується органом державного контролю. Цей план оприлюднюється не пізніше 1 грудня року, що передує плановому. На 2025 рік відповідний документ оформлено Наказом Держпраці №200 від 29.11.2024 року.

2. Комплексні перевірки

Якщо підприємство потрапило одночасно до планів кількох контролюючих органів, перевірки можуть бути об'єднані в одну — комплексну, яка охоплює всі напрямки діяльності та проводиться спільно різними інспекційними органами.

ЗАУВАЖТЕ! Під час воєнного стану діє мораторій на проведення планових заходів державного контролю, отже роботодавцям, які знайшли себе в переліку підприємств на планову перевірку наразі нічого не загрожує.

3. Позапланові перевірки

Позапланові заходи можуть проводитися навіть у період воєнного стану — якщо для цього є визначені законом підстави (ст. 16 Закону України №2136 "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану"). Вони стосуються таких питань:

• Виявлення неоформлених трудових відносин;
• Дотримання вимог законодавства при звільненні працівників;
• Виконання норм щодо охорони праці та трудових гарантій.

Підстави та порядок проведення перевірок

Загальні підстави для перевірок визначені п. 5 Порядку КМУ від 21.08.2019 року №823 "Про здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю".

Тривалість перевірок:

Тривалість перевірок залежить від розміру бізнесу. Для звичайних підприємств – не більше 10 робочих днів. Для суб'єктів мікро- та малого підприємництва – до 2 робочих днів.

Регламент перевірок досить чіткий і здійснюється при дотриманні таких вимог:

• Про заплановану перевірку Держпраця повідомляє завчасно — лист надсилається на юридичну та електронну адресу підприємства.
• Повідомлення обов'язково повинно містити: перелік осіб, що здійснюватимуть перевірку, дату початку та закінчення заходу, тип заходу, форму заходу та предмет здійснення заходу.
• Під час перевірки інспектори мають право вимагати будь-які документи, що стосуються причини перевірки та передбачені законодавством. Проте вилучати оригінали документів вони не мають права.
• Після завершення перевірки складається акт, у якому фіксуються результати. Якщо виявлено порушення — видається припис із вимогою їх усунути.
• Припис про усунення — обов'язковий до виконання. Невиконання припису або ігнорування окремих його частин спричиняє повторну перевірку та загрожує штрафними санкціями — як для підприємства, так і для керівника.
• Роботодавець має право оскаржити припис, якщо вважає дії інспектора безпідставними або такими, що порушують його права. Це можна зробити в адміністративному порядку або через суд.

Зауважте! Виключно у період дії воєнного стану є деякі послаблення для роботодавців: якщо роботодавець усуває всі виявлені порушення у встановлений строк — штрафні санкції можуть не застосовуватись. Це передбачено ст. 16 Закону України №2136.

Дії роботодавця під час перевірки

Щоб перевірка Держпраці пройшла без зайвого стресу, рекомендуємо роботодавцям дотримуватися простого алгоритму:

1. Призначте відповідальну особу, яка буде супроводжувати перевірку з боку роботодавця.
2. Перевірте документальне підґрунтя для здійснення перевірки. Попросіть в інспектора направлення на перевірку та службове посвідчення. Переконайтесь, що він зазначений у списку уповноважених осіб у направленні.
3. Надайте інспектору журнал перевірок, для внесення необхідної інформації.
4. Організуйте робоче місце. Окреме робоче місце для інспектора дозволить уникнути його втручання в робочий процес і зменшить контакт із працівниками (особливо важливо при перевірці на місці).
5. Підготуйте копії необхідних документів згідно з письмовим запитом. Усі копії слід завірити належним чином.
6. Задокументуйте передачу документів, які вимагає інспектор, оформивши акт прийняття-передання.
7. Ознайомтеся з актом перевірки після її завершення. Перевірте зміст документу. Якщо маєте зауваження — оформіть їх письмово.
8. Оскаржуйте за потреби. Якщо виявлені порушення в діях інспектора або висновках, ви можете подати скаргу або звернутися до суду.
9. І головне — зберігайте спокій. Навіть якщо виявлено порушення, у вас є право на виправлення і захист. Дотримуйтесь процедури — і все буде добре!

Документи та напрямки, що підлягають перевірці

Щоб підготуватись до перевірки Держпраці, роботодавцю слід зосередитись на 3 базових блоках кадрових питань:

Прийняття на роботу

При оформленні працівника роботодавець зобов'язаний зібрати пакет документів та дотриматися вимог трудового законодавства.

Ось повний їх перелік:

• Заява працівника про прийняття на роботу.
• Пакет документів, визначений законодавством як обов'язковий для прийняття на роботу: копії паспорта, РНОКПП, трудова книжка або витяг з реєстру застрахованих осіб, військово-облікові документи (для військовозобов'язаних).
• Розпорядчі та кадрові документи: наказ про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (обов'язковий для випадків, передбачених ст. 24 КЗпП), повідомлення до податкової (ДПІ) про прийняття працівника.
• Особова картка форми П2 та сформована особова справа.
• Підтвердження інформування працівника про режим роботи, умови праці, права та обов'язки (відповідно до ст. 29 КЗпП).

Зверніть увагу: документи військового обліку можуть перевіряти не лише ТЦК, а й інспектори Держпраці. Детальніше про алгоритм прийняття на роботу — писали в одному з попередніх матеріалів.

Відпустки

Оформлення відпусток — один із важливих напрямків, на який звертають увагу під час перевірки Держпраці. Щоб уникнути порушень, варто мати в порядку всі необхідні документи:

• Щорічні відпустки за графіком: затверджений графік відпусток + письмове повідомлення про початок відпустки працівника за 14 днів до її початку + наказ на відпустку + заява (ситуативно).
• Щорічні відпустки поза графіком: заява на відпустку + наказ на відпустку.
• Додаткові відпустки: наказ на відпустку + заява + документи для підтвердження права на певний вид відпустки.
• Відпустки без збереження з/п: заява + наказ на відпустку

Звільнення

Ще один відповідальний етап, який потребує чіткого дотримання процедури. Будь-яка помилка у датах, документах на звільнення або виплатах може обернутися штрафом. Ось алгоритм та документи, які повинні бути у роботодавця:

• Заява на звільнення працівника.
• Наказ на звільнення працівника з ознайомленням + копія наказу на звільнення, завірена встановленим чином та видана працівнику в день звільнення.
• Повідомлення про нараховані та виплачені суми працівнику, видано працівнику в день звільнення.
• Запис в паперовій трудовій книжці (якщо вона зберігається за місцем роботи) та видача її працівнику під підпис в книзі обліку руху трудових книжок.
• Особова картка працівника, в якій внесено запис про звільнення та наявні відмітки з підписом працівника.
• Проведено повний розрахунок з працівником: виплачено заробітну плату за відпрацьований період в день звільнення та компенсації за невикористані дні відпусток, що підлягають компенсації.
• Повідомлено ПФУ про звільнення працівника для підприємств, які мають статус критичної інфраструктури.
• Повідомлено в ТЦК у встановлені терміни, якщо працівник є військовозобов'язаний.

Окрім основних кадрових документів, інспектор Держпраці зазвичай перевіряє й додаткову документацію, яка підтверджує організацію трудового процесу на підприємстві. Зокрема, це:

• Штатний розпис підприємства;
• Табелі обліку робочого часу (за визначений період);
• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Колективний договір (за наявності);
• Розрахункові відомості з нарахування заробітної плати;
• Акти виконаних робіт;
• Документи, пов'язані з цивільно-правовими договорами (у тому числі підтвердження розрахунків).

Порада: переконайтеся, що вся документація зберігається у впорядкованому вигляді, легко доступна та підписана відповідальними особами.

Помилки, які роботодавці допускають найчастіше

1. Допуск працівника до роботи без подання роботодавцем повідомлення до Державної податкової служби про його прийняття на роботу (розцінюється як використання неоформлених трудових відносин, що тягне за собою штрафні санкції).
2. Некоректне розмежування між трудовим договором і цивільно-правовою угодою: зокрема в договорі ЦПД передбачені відпустки, регулярна оплата праці, або регламентований робочий день (розцінюється як виконання роботи без належного оформлення трудових відносин, отже роботодавець може бути притягнутий до відповідальності).
3. Невиконання умов трудових договорів.

Відповідальність

За порушення трудового законодавства передбачені такі види відповідальності:

• Адміністративна: штрафи на юридичну особу або ФОП (ст. 265 КЗпП), адміністративна відповідальність посадових осіб (ст. 41 КпАП).
• Кримінальна: у разі порушень трудового законодавства, що кваліфікуються як "грубі" посадові особи можуть нести кримінальну відповідальність.

Детальний перелік порушень та штрафів передбачених для зручності виокремлено в додаток, який можна завантажити!

Як SMARTFIN.UA допомагає підготуватися до перевірки Держпраці?

SMARTFIN.UA — це ваш надійний помічник у кадровому обліку, який значно спрощує підготовку до перевірок.

Завдяки програмі ви зможете зібрати повний пакет необхідних документів — у кілька кліків. Все впорядковано, актуально й готове до подання інспектору.

Програма дозволяє:

• формувати накази про прийняття, переведення, звільнення;
• створювати заяви, трудові договори, особові картки;
• подавати повідомлення в ДПІ;
• будувати графіки відпусток, формувати табелі обліку робочого часу;
• отримувати підсумкові відомості нарахувань і виплат.

! Усі документи — під рукою, у правильній формі та з можливістю редагування чи друку.

! Шаблони автоматично оновлюються відповідно до чинного законодавства — КЗпП, Податкового кодексу, постанов КМУ.

! Ви завжди працюєте з актуальними документами, які відповідають вимогам перевірки.

! SMARTFIN не лише впорядковує ваші кадрові документи, а й мінімізує ризики штрафів завдяки автоматизації.

Бажаєте спробувати? Реєструйтеся сьогодні та отримайте 3 дні безкоштовного доступу до 35+ функцій та сервісів!

Жодних зобов'язань — просто перевірте, як це зручно. А якщо виникнуть додаткові запитання, наша "жива" та доброзичлива технічна підтримка завжди готова допомогти!