Доходи та витрати ФОП на загальній системі: ситуації з практики та їх пояснення

11 липня 2025 р. Автор: SMARTFIN.UA

Після переходу на загальну систему оподаткування підприємцям доводиться працювати за новими правилами: що саме можна включити до витрат, як підтвердити їх документально, коли отримані кошти є доходом ФОПа, а коли — звичайної фізособи?

Але на цьому складнощі не закінчуються. Сьогодні український бізнес існує у винятково жорстких умовах: обстріли, знеструмлення, руйнування майна — все це стало буденністю через збройну агресію Росії проти України.

Як у таких реаліях правильно організувати облік доходів і витрат — розповідаємо на прикладах із практики.

Отримання благодійної допомоги: включати до доходу ФОПа чи ні?

Ситуація: ФОП займається наданням транспортних послуг. Під час ворожої атаки втратив частину майна — гараж зазнав пошкоджень (пробито дах). ФОП його відремонтував, в основному, за власні кошти. Також він отримав невелику суму благодійної допомоги на ремонт від третьої особи. Чи включається сума такої допомоги в дохід ФОПа?

Роз'яснення:

Якщо допомога дійсно є благодійною, то йдеться про кошти, які ФОПу не потрібно повертати. В термінології ПКУ* це безповоротна фінансова допомога (далі — БФД), різновиди якої наведено в його пп. 14.1.257. Вказаний пункт ПКУ визначає, що БФД, зокрема, – це сума коштів, передана платнику податків згідно з договорами дарування, іншими подібними договорами або без укладення таких договорів.

Водночас згідно з п. 177.2 ПКУ оподатковуваним доходом ФОПа є виручка у грошовій та негрошовій формі. А п. 177. 6 ПКУ рече: якщо ФОП отримує інші доходи, ніж від провадження підприємницької діяльності, ці доходи оподатковуються за загальними правилами, встановленими ПКУ для платників податку – фізичних осіб. Тому з погляду отримання БФД треба розрізняти ФОПа і фізичну особу — БФД отримує не ФОП, а "однойменна" фізособа-громадянин, який тимчасово має статус ФОПа.

Хто має сплатити податки?

Таким чином, сума БФД, отримана фізособою, є додатковим благом відповідно до пп. «ґ» пп. 164.2.17 ПКУ, і має бути відповідно оподаткована. Очевидно, що в розглядуваному випадку отримана БФД не є результатом господарської діяльності ФОПа, отже не включається в його підприємницький дохід. Вона у повній сумі має бути обкладена податком на доходи (18%) та військовим збором (5%). При цьому важливим чинником є особа, яка надала БФД.

Якщо надавач БФД — суб'єкт господарської діяльності, неприбуткова організація тощо, то щодо отримувача БФД він є податковим агентом. А відповідно до пп.пп. 168.1.1, 168.1.2 ПКУ податковий агент зобов'язаний утримати податок на доходи із суми БФД (а значить і військовий збір) під час виплати коштів.

Якщо ж допустити, що надавач БФД — стороння фізична особа-громадянин, отримувач БФД має включити отриману суму в податкову декларацію про майновий стан і доходи за результатами податкового року, після чого сплатити податок на доходи та військовий збір.

Амортизація основних засобів після переходу зі спрощеної на загальну систему

Ситуація: ФОП займається виробництвом меблів на замовлення. У зв'язку з перевищенням у 2024 році встановленого обсягу доходу для підприємців-єдинників третьої групи, перейшов на загальну систему оподаткування. Під час перебування на єдиному податку ФОП придбав деревообробний верстат. Чи має він право нараховувати на нього амортизацію з метою включення її до витрат господарської діяльності?

Роз'яснення:

Так, має. Пояснимо, чому.

Відповідно до пп. 14.1.3 ПКУ амортизація основних засобів (далі — ОЗ) – систематичний розподіл вартості, що амортизується, протягом строку їх корисного використання (експлуатації).

З огляду на пп. 14.1.138 ПКУ деревообробний верстат буде вважатися ОЗ, якщо його вартість перевищує 20000 грн, а очікуваний строк корисного використання (експлуатації) з дати введення в експлуатацію становить понад один рік.

Підпунктом 177.4.6 ПКУ встановлено, що ФОПи на загальній системі оподаткування мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, пов'язаних з провадженням їх господарської діяльності, амортизаційні відрахування (з відповідним веденням окремого обліку таких витрат). Амортизації підлягають витрати на:

придбання ОЗ;
самостійне виготовлення ОЗ;
реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення ОЗ (крім поточного ремонту).

Відповідно до пп. 177.4.7 ПКУ розрахунок амортизації ОЗ здійснюється із застосуванням прямолінійного методу, за яким річну суму амортизації вираховують діленням первісної вартості об'єкта ОЗ на строк корисного використання об'єкта.

Зазначимо, що ФОП на загальній системі оподаткування має право вести облік ОЗ відповідно до НП(С)БО 7**. З огляду на п. 4 цього стандарту первісна вартість ОЗ – це історична (фактична) їх собівартість у сумі грошових коштів або справедливої вартості інших активів, сплачених (переданих), витрачених для придбання (створення) ОЗ.

Амортизація деревообробного верстата як об'єкта ОЗ у разі переходу ФОПа зі сплати єдиного податку на загальну систему оподаткування слід нараховувати з місяця, що настає за місяцем переходу на таку систему. При цьому нараховувати амортизацію ФОП має, виходячи із залишкової вартості об'єкта, яка визначається на момент переходу на загальну систему оподаткування. Сума залишкової вартості — різниця між первісною вартістю основного засобу і сумою його накопиченої амортизації (п. 4. НП(С)БО 7).

Витрати на пальне для генератора: чи підтверджує чек з АЗС?

Ситуація: ФОП займається ремонтом та техобслуговуванням автотранспорту. СТО знаходиться в Харківській області. З-за постійних російських нальотів часто відбувається відключення електрики. ФОП придбав і встановив у приміщенні СТО дизельний генератор. Чи належить до витрат вартість пального, яке ФОП придбаває на АЗС? Якщо так, то чи достатньо для підтвердження витрат чека РРО, який видає АЗС?

Роз'яснення:

З огляду на п. 177.2 ПКУ, для того, щоб витрати ФОПа зменшували його оподатковуваний дохід, необхідно, щоб ці витрати були підтверджені документально та мали зв'язок з господарською діяльністю ФОПа, тобто були пов'язані з отриманням доходів.

Відповідно до пп. 177.4.1 ПКУ в перелік витрат, безпосередньо пов'язаних з отриманням доходів, включено витрати на придбання палива, яке може бути безпосередньо віднесено до конкретного об'єкта витрат. Стосовно палива конкретним об'єктом витрат є дизельний генератор, використання якого забезпечує роботу СТО за відсутності централізованого електропостачання. І оскільки використання генератора в господарській діяльності ФОПа (тобто в отриманні доходу) не викликає сумнівів, то й витрати на придбання палива для нього також знаходяться в межах цієї діяльності.

Щодо підтвердження витрат на придбання палива чеком РРО, який видає АЗС. Фіскальний касовий чек на товари (послуги) за ф. ФКЧ-1, що формують РРО, затверджений нормативно-правовим актом — Положенням № 13*** (додаток 1). Пунктом 2 р. ІІ Положення № 13 встановлено перелік обов'язкових реквізитів чека РРО, яких достатньо для того, щоб підтвердити господарську операцію придбання палива. Зокрема, серед них є: найменування суб'єкта господарювання; назва господарської одиниці та її адреса; назва товару; кількість, вартість одиниці виміру придбаного товару; форма оплати; дата та час проведення розрахункової операції. Отже, витрати на придбання палива цілком підтверджуються чеком РРО, який видає АЗС.

Премія перед виходом на пенсію: витрата чи «жест доброї волі»?

Ситуація: Наймана працівниця ФОПа звільнилася у зв'язку з виходом на пенсію. Щоб відзначити цю подію, перед звільненням працівниці ФОП виплатив їй премію. Чи має право ФОП включити суму премії до складу витрат?

Роз'яснення:

Спочатку про включення суми премії до складу витрат ФОПа.

Згідно з пп. 177.4.2 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов'язаних з отриманням доходів, належать, зокрема, витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з ФОПом, які включають витрати на оплату основної й додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат виходячи з тарифних ставок, у вигляді премій, заохочень.

Інструкцією № 5**** встановлено, що до фонду додаткової заробітної плати включаються винагороди та заохочення, що здійснюються раз на рік або мають одноразовий характер. Зокрема, одноразові заохочення, не пов'язані з конкретними результатами праці, наприклад, до ювілейних та пам'ятних дат (пп. 2.3.2).

Оскільки дата виходу на пенсію — одна з найголовніших дат в житті будь-якої людини, її, без сумніву, можна вважати пам'ятною.

Отже, із включенням премії перед виходом на пенсію не має бути проблем. Звичайно ж, ФОП має скласти письмове розпорядження (обґрунтування) про нарахування цієї премії.

Підсумок

Облік доходів і витрат ФОПа на загальній системі вимагає не лише фінансової дисципліни, а й уважності до законодавчих тонкощів. Законодавство дає можливість включати до витрат чимало пунктів — головне, аби вони були документально підтверджені й мали зв'язок з підприємницькою діяльністю.

А в разі сумнівів — звертайтеся до бухгалтерів за розʼясненнями.

-----------------------------------------

*Податковий кодекс України.

**Національне Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну України від 27.04.2000 р. № 92.

***Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Міністерства Фінансів України від 21. 01. 2016 р. № 13.

****Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.