Графік відпусток 2018. Складаємо в SMARTFIN.UA

04 січня 2018 р. Автор: Анна Іванова, співзасновниця SMARTFIN.UA, експертка з бухгалтерії

У розділі "Кадрові документи" є форма Графіку відпусток, яку можна швидко заповнити та роздрукувати. А щоб ви не витрачали час на пошук відповідей, які можуть виникнути при складанні графіку, ми зібрали їх для вас у цій публікації.

Нормативні документи, якими передбачено складання графіку відпусток

Необхідність складання графіку відпусток визначена ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР: «Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників». Тож складання графіку відпусток - це обов'язок роботодавця.

Термін складання графіку відпусток

Закон про відпустки не містить вимоги щодо термінів складання графіку відпусток. А звичний для усіх термін "не пізніше 5 січня поточного року" міститься лише в пункті 20 "Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій", затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213. Нагадаємо, що зазначені "Правила" продовжують діяти в межах, що не суперечать законодавству України.

За якою формою складати графік відпусток?

Типової форми графіка відпусток законодавство не містить. У графіку доцільно передбачити такі графи: найменування структурного підрозділу; назва посади; прізвище, ім'я, по батькові; вид відпустки; робочий (календарний) рік, за який надається відпустка; кількість календарних днів відпустки; період відпустки (конкретні дати початку і закінчення або місяці, в які почнеться і закінчиться відпустка); підпис працівника про ознайомлення; інформація про перенесення відпустки (підстава та нова дата); примітки.

Як правило, графік відпусток підписує працівник, відповідальний за його складання (керівник кадрової служби). Оскільки Законом про відпустки встановлено, що графік погоджується з профспілкою або представником трудового колективу та затверджується роботодавцем, слід передбачити й відповідні реквізити (гриф погодження, гриф затвердження).

У сервісі ми передбачили наступну форму для заповнення графіку:

Види відпусток, що включаються до Графіка

Графік відпусток обов'язково складають на:

щорічні відпустки (основну і додаткову);
додаткові оплачувані відпустки (16 к. д.) особам, яких віднесено до 1, 2 категорій постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС.

Також до графіка відпусток рекомендується включати:

щорічні відпустки, невикористані за минулі роки;
соціальні відпустки працівникам, які мають дітей;
додаткові відпустки окремим категоріям ветеранів війни.

Не включайте до графіка відпусток навчальну відпустку. Вона дійсно є оплачуваною і має обов'язковий характер за основним місцем роботи, але період її надання визначає освітній заклад, в якому навчається працівник. Тому важко запланувати заздалегідь, коли саме працівник нею скористається.

Працівники, яких необхідно врахувати у графіку в першу чергу?

При складанні графіка відпусток на 2018-й потрібно пам'ятати про категорії працівників, які мають право на щорічну відпустку у зручний час (відповідно до частини 13 статті 10 Закону про відпустки). Їх побажання щодо строку відпустки потрібно врахувати в першу чергу.

До таких працівників належать:

Категорія працівників	Підстава
Особи віком до 18-ти років	ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки
Інваліди
Жінки перед відпусткою з вагітності та пологів або після неї
Жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда
Одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері)
Опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків
Дружини (чоловіки) військовослужбовців
Ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною
Ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»
Батьки-вихователі дитбудинків сімейного типу
Працівники, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва (мають право приєднати щорічну відпустку до навчальної)	ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки
Працівники, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх школах, класах із очною, заочною формами навчання (мають право на щорічні відпустки з таким розрахунком, щоб їх можна було використати до початку навчання)
Почесні донори України	ч.1 ст. 13 ЗУ «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.1995 № 239/95-ВР
Особи, яких віднесено до 1, 2 категорій постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи	п. 22 ст. 20 , ст. 21 ЗУ «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-ХІІ
Один з батьків дитини-інваліда, якій встановлено інвалідність, пов'язану з Чорнобильською катастрофою, або особа, яка їх замінює	п. 3 ч. 3 ст. 30 Закону № 796
Жертви нацистських переслідувань	ст. 6-1 — 6-4 ЗУ «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III
Діти війни	ст. 5 ЗУ «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 № 2195-IV
Ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани Нацполіції, податкової міліції, держ.пожежної охорони, ветерани держ.кримінально-виконавчої служби, служби цивільного захисту, Держслужби спецзв'язку та захисту інформації	п. 13 ст. 6 ЗУ «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ, ветеранів Нацполіції і деяких інших осіб та їх соцзахист») від 24.03.1998 № 203/98-ВР
Працівники протитуберкульозних закладів у разі виникнення професійного захворювання	ч. 3 ст. 23 ЗУ «Про протидію захворюванню на туберкульоз» від 05.07.2001 № 2586-III
Учасники бойових дій	п. 12 ст. 12 ЗУ «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-XII

Чи включати у графік працівниць, що знаходяться "в декреті"?

Працівниця, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною до досягнення дитиною 3 (6) років, не може скористатися будь-якою іншою відпусткою. Але після виходу на роботу вона зможе реалізувати право, зокрема, на оплачувану відпустку (якщо у неї є невикористані дні відпустки, які вона “заробила" до декрету). Тому при складанні графіка відпусток рекомендується зв'язатися із такою працівницею і поцікавитися, чи не планує вона вийти на роботу у наступному році і реалізовувати право на відпустки. Відповідь працівниці враховуйте при формуванні графіка.

Як планувати відпустку сумісникам?

Сумісники на підприємствах будь-якої форми власності мають право на щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного строку безперервної роботи у перший рік роботи на цьому підприємстві, — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Також право сумісників на відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи закріплено і пунктом 14 частини 1 статті 25 Закону про відпустки: “за бажанням сумісника надається відпустка без збереження заробітної плати на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи".

Чи включати до графіка щорічні відпустки, за які працівник бажає отримати грошову компенсацію?

За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні (частина 4 ст. 24 Закону про відпустки). Тобто, питання про заміну залишку відпустки компенсацією може розглядатися лише коли буде використана частина щорічної відпустки та закінчиться відповідний робочий рік. Тоді у графі «Примітки» графіка зазначається кількість днів відпустки, за які виплачено компенсацію, та реквізити відповідного наказу.

Що вказувати у графіку відпусток: конкретні дати чи місяць надання відпустки?

Можливі обидва варіанти. Але зазначення у графіку конкретних дат початку і закінчення відпустки відчутно спрощує процедуру її надання:

працівнику не обов'язково подавати заяву про відпустку, у підставі до наказу посилаємося на графік відпусток;
простіше виконати обов'язок щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну;
функцію «повідомлення про початок відпустки» може виконувати сам наказ про відпустку; для цього необхідно ознайомити з ним працівника не пізніш як за два тижні до встановленої графіком дати.

Якщо у графіку зазначається лише місяць, в якому надаватиметься відпустка, порядок надання відпусток потрібно детально описати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку: строки повідомлення роботодавцем працівника про заплановану відпустку, строки надання працівником заяви про конкретні дати відпустки. Це допоможе уникнути ситуації, коли працівник не подасть заяву про відпустку до останнього дня місяця, визначеного графіком, а роботодавець, відповідно, порушить норми частини 5 статті 11 Закону про відпустки: "Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18-ти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці".

Чи включати до графіка невикористані відпустки за минулі роки?

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки). Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки).

Тобто законодавство не передбачає можливості не використовувати щорічні відпустки по декілька років поспіль, і Закон про відпустки жодним чином не регламентує порядок надання невикористаних щорічних відпусток за минулі роки. Тому з метою усунення порушення рекомендується включити невикористані відпустки до графіка.

Хто погоджує та підписує графік відпусток?

Графік відпусток підписує особа, відповідальна за його складання (кадровик, керівник кадрової служби). Затверджуються графік власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників (ст. 79 КЗпП, ст. 10).

Як затвердити графік, якщо немає профспілки?

Для невеликих організації та підприємців - роботодавців, які не мають профспілки, досить актуальним є питанням: чи достатньо затвердження графіка лише директором?. Ні, недостатньо. За відсутності профспілки графік відпусток слід погодити з «іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом». Це може бути Рада трудового колективу, а в нечисленній організації — уповноважений представник трудового колективу.

Представника від трудового колективу обирають на загальних зборах трудового колективу. Збори оформлюються протоколом. Як саме, можна подивитися, скачавши зразок Протоколу зборів трудовго колективу (там є пункт про обрання уповноваженного).

Прийнято нових працівників. Чи потрібно переробляти графік?

Відповідно до листа Мінсоцполітики від 25.08.15 г. № 475/13/116-15 у випадку заключення трудового договору з працівником після затвердження графіку відпусток в нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. Тому переробляти графік немає необхідності, потрібно скласти доповнення до графіка у тому ж порядку, що і сам графік відпусток.

Відповідальність за нескладання графіку відпусток

Відсутність графіка відпусток підпадає під інші порушення вимог трудового законодавства і тягне за собою фінансові санкції у вигляді накладення на роботодавця штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати, відповідно до ст. 265 КЗпП. Також в ст. 41 КпАП передбачено накладення штрафу від 30 до 100 НМДГ (510 грн. - 1700 грн.), а повторне порушення протягом року від 100 до 300 НМДГ (1700 грн. - 5100 грн.). Адміністративний штраф накладається на посадових осіб підприємства.

Складайте графік відпусток вчасно, тим більше, що це документ, який впливає на планування роботи. А в її ефективності в першу чергу повинен буди зацікавлений роботодавець :)