Графік відпусток на 2021 рік. Як скласти?

Одна з головних задач роботодавця по відношенню до найманого працівника полягає у побудові таких трудових відносин, при яких можливості та побажання обох сторін співпадають. Складений вчасно графік відпусток на 2021 рік допоможе врахувати інтереси підприємства, очікування працівника та можливості для відпочинку у той чи інший період часу. Сьогодні поговоримо про те, для чого і коли потрібно складати графік відпусток 2021, а також які види відпочинку відобразити у документі.

Для чого складати графік відпусток?

В першу чергу, відзначимо, що згідно зі ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки, складання графіка відпусток на кожний рік - це прямий обов'язок керівника підприємства чи уповноваженого ним органу. Навіть, якщо у його підпорядкуванні всього один найманий працівник. Тим паче наявність такого документу завжди перевіряється інспекторами Держпраці. А його відсутність загрожує штрафом у розмірі 1 мінімальної зарплати (з 01.01.2021 - 6000 грн, з 01.07.2021 - 6500 грн). Тому ні в якому разі не радимо ігнорувати цей процес.

По-друге, складений графік відпусток дозволить оптимізувати роботу підприємства, спрогнозувавши:

1. 1) який вид відпустки планує взяти працівник та на який період часу;
2. 2) як буде чергуватись щорічний відпочинок працівників;
3. 3) як розподілити витрати на оплату відпускних протягом звітного року.

Коли складати графік відпусток на 2021 рік?

Наразі в КЗпП та Законі про відпустки не встановлено конкретних термінів складання відпускного документу, тому підприємство може самостійно визначити строки його узгодження та підписання у колдоговорі, відповідному наказі чи розпорядженні або в правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Ми рекомендуємо завершити весь процес до 5 січня 2021 року (у відповідності до п. 20 Типових правил та листа Мінсоцполітики N 475/13/116-15 від 25.08.2015 р.) або до того, як перший співробітник розпочне свою першу відпустку у новому календарному році.

Отже, оптимальний термін затвердження графіка відпусток на 2021 рік - грудень 2020 року.

Яка форма відпускного графіка 2021?

Форма відпускного графіка, як і терміни складання, не визначені ні КЗпП, ні Законом про відпустки. Тому документ може формуватись у довільній формі. Але, щоб відобразити у ньому повну інформацію, рекомендуємо включити такі графи:

• найменування структурного підрозділу;
• назву посади працівника (згідно із штатним розписом);
• ПІБ працівника;
• вид відпустки, що надається;
• робочий (календарний) рік, за який надається відпустка;
• кількість відпускних днів (календарних);
• дата та місяць початку і закінчення відпустки;
• підпис працівника про ознайомлення і погодження із графіком;
• підстава для перенесення відпустки (заповнюється при необхідності);
• дата нової відпустки (заповнюється при необхідності);
• примітки.

Законом встановлено, що графік надання відпусток (складений кадровим фахівцем) має бути погоджений з профспілкою або представником трудового колективу та затверджений керівником підприємства, тому в документ слід додати відповідні грифи погодження та затвердження.

Який порядок складання графіка відпусток?

Спочатку співробітник, відповідальний за складання відпускного графіка (кадровик або керівник кадрової служби), повинен уточнити у працівників підприємства їх плани на щорічний відпочинок та узгодити приблизні дати. Якщо працівників багато, а підприємство включає кілька структурних підрозділів, таку роботу виконують їх керівники.

На основі отриманих даних складається загальний графік надання відпусток і віддається на підпис усім працівникам установи.

Далі документ погоджується з профспілкою або, якщо на підприємстві немає профспілкового органу, з представником трудового колективу (у невеликих організаціях) та затверджується керівником установи.

Які види відпусток включати у графік?

У документ рекомендуємо включати всі види оплачуваних відпусток (ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки):

1. 1) основні щорічні відпустки;
2. 2) додаткові щорічні відпустки (за роботу зі шкідливими та важкими умовами роботи, за особливий характер праці, особам, постраждалим внаслідок аварії на ЧАЕС (1,2 категорії), за держстаж тощо);
3. 3) щорічні відпустки за минулі роки, які не були використані працівниками;
4. 4) соціальні відпустки працівникам, які виховують неповнолітніх дітей (до 15 років) або повнолітню дитину з інвалідністю (підгрупи А I групи) (ст. 19 Закону про відпустки);
5. 5) соціальні відпустки на дітей, які не були використані в минулі роки;

Відпустки, термін яких складно спрогнозувати, у графік, не включається:

1. 1. навчальні;
2. 2. для участі у спортивних змаганнях;
3. 3. творчі.

Яких працівників першочергово враховуємо при складанні відпускного графіка?

Починаючи складати графік відпусток на 2021 рік, пам'ятайте, що деякі працівники мають першочергове право обрати зручний час для щорічного відпочинку (ч.13 ст. 10 Закону про відпустки):

• особи віком до 18-ти років;
• особи з інвалідністю;
• жінки перед відпусткою з вагітності та пологів або після неї;
• жінки, які виховують двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• одинокі матері (або батьки), що виховують дитину самостійно (без батька або матері);
• опікуни, піклувальники та інші особи, які вують дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці та особи, що мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветерани війни та особи, на яких поширюється дія Закону №3551 від 22.10.93 «Пpо статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
• батьки-виxователі дитячих будинків сімейного типа;
• працівники, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва (мають право приєднати щорічну відпустку до навчальної);
• працівники, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх школах, класах із денною та заочною формами навчання (мають право на щорічні відпустки з таким розрахунком, щоб їх можна було використати до початку навчання);
• почесні донори України;
• особи, яких віднесено до 1, 2 категорій постраждалих внаслідок вибуху на ЧАЕС;
• ветерани військової служби, органів внутрішніх справ, Нацполіції, податкової міліції, держ.пожежної охорони, держ.кримінально-виконавчої служби, служби цивільного захисту, Держслужби спецзв'язку та захисту інформації;
• працівники протитуберкульозних закладів у разі виникнення професійного захворювання;
• учасники бойових дій.

Чи включати у графік відпусток на 2021 рік працівниць "в декреті"?

Якщо працівниця перебуває у декретній відпустці (по догляду за дитиною до 3 або 6 років), вона не має права користуватись іншими видами відпустки. Але якщо така відпустка закінчиться для працівниці вже 2021 році, після виходу на роботу вона може реалізувати своє право на щорічний відпочинок при умові, що відпускні дні були накопичені до "декрету". Тому рекомендуємо опитати таку працівницю щодо її планів на щорічну відпустку на початковому етапі складання відпускного графіка.

Чи включати у документ сумісників?

Якщо сумісник відпрацював на підприємстві безперервно більше шести місяців у перший рік роботи, він може реалізувати своє право на щорічну відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки). Отже сумісників також слід не забути включити у відпускний графік 2021.

Чи переробляти графік 2021 через новоприйнятих працівників?

Якщо після затвердження графіка відпусток на 2021 рік на підприємстві з'явилися нові працівники, перероблювати загальний документ не потрібно. Відповідно до листа Мінсоцполітики від 25.08.15р. № 475/13/116-15, у графік можна внести зміни та доповнення.

ТАКОЖ ЧИТАЙТЕ:

• Чи включати до графіка щорічні відпустки, за які працівник бажає отримати грошову компенсацію?
• Чи включати до графіка невикористані відпускні дні за минулі роки?

Відповіді на ці питання читайте у матеріалі

Яка відповідальність передбачена для підприємств без відпускного графіка?

Як сказано вище, наявність відпускного графіка завжди перевіряється інспекторами Держпраці. Якщо документ відсутній, передбачаються фінансові санкції:

• штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП) для підприємства / установи / організації
• адміністративний штраф в об'ємі від 510 до 1700 грн (за перше порушення) та 1700-5100 грн (повторне порушення протягом року) для посадових осіб.

ТАКОЖ ЧИТАЙТЕ:

Про документальне оформлення надання щорічної відпустки та приклади заповнення документів - читайте тут.

Як скласти графік відпусток 2021 швидко за кілька кліків?

В розділі КАДРИ онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA всього за кілька кліків ви зможете сформувати графік відпусток на 2021 рік.

Варто натиснути кнопку "Створити", обрати графу "Графік надання відпусток" у підрозділі "Щорічні відпустки" та обрати працівників, яких потрібно додати. Далі - зберегти або роздрукувати документ та розпочати його заповнення.

Не відкладайте на потім складання графіка відпусток на 2021 рік. Краще всього, виконати цю роботу в перших числах грудня до початку передноворічної метушні.

Якщо ви ще не користуєтесь онлайн-бухгалтерією СМАРТФІН.UA, реєструйтесь: https://service.smartfin.ua/signup