Щорічна відпустка: документальне оформлення, приклад заповнення документів
Порядок надання щорічної відпустки - це послідовність дій, які повинен зробити роботодавець перед тим, як перейти безпосередньо до розрахунку і оплати суми відпускних. На підприємствах цим, як правило, займаються два підрозділи - відділ кадрів та бухгалтерія. Але, навіть якщо ви фізична особа-підприємець з одним найманим працівником, розібратися із належним оформленням надання щорічних відпусток вам також необхідно, адже вимоги трудового законодавства однакові для усіх роботодавців.
Для цього можна скористатися наступним алгоритмом:
1. Способи, якими можна повідомити працівника про щорічну відпустку
Повідомити працівника про дату початку відпустки роботодавець зобов'язаний не пізніше, ніж за два тижні до встановленого графіком відпусток терміну (ч. 11 ст. 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Якщо ця вимога буде порушена, працівник має право перенести відпустку на інший період (відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону «Про відпустки» та ст. 80 КЗпП).
Крім цього, при перевірці таке порушення буде кваліфіковане як порушення законодавства про працю (п. 5.18 Переліку питань, що вивчають під час інспекційного відвідування/невиїзного інспектування, наказ Мінсоцполітики від 18.08.2017 № 1338). Це загрожує штрафом на підприємство у розмірі мінімальної заробітної плати.
Зверніть увагу!
Написання працівником заяви про надання відпустки не означає, що роботодавець повідомив його про відпустку.
Як саме роботодавець має дотриматися цієї норми законодавством чітко не визначено, тому на практиці оптимальними є наступні способи.
Перший спосіб: видати наказ про відпустку за два тижні до початку і ознайомити працівника
Цим способом можна скористатися тоді, коли у графіку відпусток зазначені конкретні дати початку і закінчення відпустки.
У наказі про відпустку в якості підстави надання відпустки потрібно вказати, наприклад, "Графік відпусток на 2018 р."
Отже, повідомити працівника про відпустку за допомогою видання наказу можна лише в тому випадку, коли конкретні дати відпустки зазначені у графіку, що не завжди можливо зробити на практиці. Тому, пропонуємо скористатися наступним способом.
Другий спосіб: повідомити працівника письмово
Цей спосіб хоча і збільшує документообіг на підприємстві, але має значні переваги, а саме:
- є документальне підтвердження дотримання роботодавцем вимог законодавства;
- немає необхідності завчасно видавати наказ про відпустку;
- в разі хвороби працівника напередодні відпустки не потрібно буде видавати наказ про її перенесення.
Повідомлення оформляється в довільній формі і повинно бути надане працівнику для ознайомлення під підпис. Бажано скласти повідомлення у двох примірниках — для працівника і для роботодавця.
Повідомлення про надання щорічної відпустки є у розділі "Кадрові документи", і має наступний вигляд:
Наказ про відпустку в цьому випадку можна видати за 3-5 днів до її початку. Підстава для наказу також графік відпусток. Потрібно врахувати строк, який надається бухгалтерії для того, щоб перерахувати відпускні (не пізніше, ніж за три дні до відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону "Про відпустки" № 504).
2. Щорічна відпустка: чи потрібна заява про надання?
У законодавстві немає вимоги, відповідно до якої працівники повинні надавати заяви із проханням надати заплановану відпустку. Перелік випадків, передбачених законодавством, коли заяви потрібні, наступний:
- відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону "Про відпустки" № 504);
- приєднання щорічної відпустки до відпустки з вагітності та пологів (ч. 2 ст. 20 Закону "Про відпустки" № 504)
- відпустка для догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років (ст. 181 КЗпП)
- щорічні відпустки працівникам до 18-ти років повної тривалості у перший рік роботи (ст. 195 КЗпП).
Тому, якщо у графіку відпусток встановлено конкретні дати відпустки і працівник не просить їх скорегувати, то окрема заява від працівника може не подаватися.
Але на практиці необхідність у заяві із зазначенням бажаних дат виникає, якщо у графіку вказані тільки місяці початку відпустки. Тоді працівник, попередньо погодивши з роботодавцем конкретні дати надання і тривалість відпустки (в межах періоду, запланованого графіком), подає відповідну заяву. У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Зазначати дату закінчення відпустки не обов'язково, це зроблять фахівці кадрової служби. Роботодавець, в свою чергу, візує заяву (наприклад, позначкою «Не заперечую»).
Також у Правилах внутрішнього трудового розпорядку доцільно прописати таку умову: "Працівник має подати заяву про щорічну відпустку за 16-18 днів до початку планованого місяця відпустки. Інакше роботодавець має право самостійно визначити дату початку відпустки у межах строку, встановленого графіком".
Якщо працівник подає заяву про надання відпустки не за графіком?
Якщо працівник подає заяву про надання відпустки не за графіком, а це, у свою чергу, негативно впливатиме на виробничий процес, то роботодавець має право відмовити працівникові в наданні відпустки за наступними підставами: по-перше, через порушення графіка відпусток; по-друге, через те що він не може порушувати виробничий процес. Якщо ж працівник звернувся із заявою про надання відпустки не за графіком, але без шкоди для виробничого процесу, роботодавець може перенести відпустку такого працівника на інший період. Так як роботодавець зобов'язаний відправити працівника у відпустку, згода працівника для цього не потрібна. Та головними «інструментами» роботодавця мають стати графік відпусток і Правила внутрішнього трудового розпорядку.
3. Наказ про надання щорічної відпустки
Надання щорічних відпусток на підприємстві оформлюється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку довільної форми (із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів).
Наказ про надання відпустки може бути видано відразу на декількох працівників, але часто видають і наказ на кожного працівника окремо.
Зверніть увагу!
В наказі (розпорядженні) про надання відпустки роботодавець повинен вказати дати початку і закінчення щорічної оплачуваної відпустки, а також її тривалість в календарних днях. Дата закінчення відпустки вказується з урахуванням продовження її терміну через святкові дні (якщо такі припали на період відпустки), а кількість днів відпустки - без врахування святкових і неробочих днів. Таким чином, у наказі про надання відпустки закладається формальне протиріччя, продиктоване вимогами трудового законодавства.
У сервісі SmartFin використовується типова форма наказу № П-3:
4. Заповнюємо табель обліку робочого часу
У табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої Наказом № 489, проставляється відмітка про відпустку:
- щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим — «08»;
- щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д» або цифровим — «09».
Зверніть увагу!
У разі коли щорічна оплачувана відпустка збігається зі звичайними вихідними, доцільно їх кодувати шифрами щорічної відпустки, адже для оплати щорічної відпустки вихідні дні також враховуються. А от святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) для оплати щорічної основної та додаткової відпусток не враховуються, тому кодувати їх слід як неробочі дні (наприклад, позначкою "СВ").
У сервісі SmartFin інформація про відпустку у Табель обліку робочого часу вноситься автоматично, під час створення відпустки у Калькуляторі відпусток.
5. Оплата відпустки
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і зарплати (ст. 74 КЗпП). Виплата заробітної плати має бути здійснена роботодавцем не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП). Несвоєчасна виплата заробітної плати за час щорічної відпустки є підставою для її перенесення на вимогу працівника на інший період (ст. 80 КЗпП та частина перша ст. 11 Закону «Про відпустки»).
Механізм обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток і компенсації за невикористані відпустки встановлено Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.
6. Внесення інформації про надання щорічної відпустки у картку П-2
Інформація про відпустки заповнюється на підставі виданого наказу у розділі V «Відпустки» картки П-2.
У таблицю вноситься інформація про всі види відпусток, що надаються працівнику: щорічні (основну та додаткову), без збереження заробітної плати, додаткові у зв'язку з навчанням, творчі, соціальні всіх видів, відпустки, передбачені іншими законами (чорнобильські та ін.).
У першій колонці вказується вид відпустки, у другій — за який період вона надається. Для щорічних відпусток робочий період відлічується з дня прийняття на роботу, і саме він записується в другій колонці.
Якщо одним наказом працівнику надається щорічна відпустка за різні періоди роботи, доцільно і в особовій картці записати їх окремо, щоб полегшити підрахунок використаних днів відпустки.
Під час надання соціальної відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки»), записується календарний рік, за який надається відпустка. Це пов'язано з тим, що ця відпустка, як і щорічна, може бути перенесена на інший період, якщо з якихось причин не була використана працівником упродовж календарного року.
Для всіх інших видів відпусток заповнення цієї графи необов'язкове, тому що вони не переносяться на інший період, якщо не були використані в поточному році.
У третій та четвертій колонках записуються дати початку та закінчення відпустки, у п'ятій колонці — номер наказу про надання відпустки.
