Інвойс: види, відмінності від українського рахунка-фактури. Зразок інвойса

Провадження зовнішньоекономічної діяльності неможливе без такого документа, як інвойс. В перекладі з англійської (англ. - invoice) це слово означає «рахунок» або «фактура», але поняття «інвойс» значно ширше та містить кілька різновидів.

Інвойс — в міжнародній практиці це документ, який надає продавець покупцеві, та який містить перелік товарів, послуг, їх кількість і ціну, по якій вони поставлені покупцеві, особливості товару (колір, вага тощо), умови поставки та відомості про відправника та одержувача.

Для чого необхідні інвойси?

У міжнародній торгівлі інвойс необхідний для проходження митного кордону, захисту інтересів продавця і покупця, визначення величини митних зборів, забезпечення розрахунку покупця з продавцем (за інвойсом відбувається оплата товару).

Виписка інвойса свідчить про те, що товар відвантажено відповідно до умов поставки і у покупця з'явився обов'язок оплатити товар відповідно до вказаних умов (крім випадків, коли поставку здійснюють за передоплатою).

У п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є:

• рахунок-фактура (інвойс);
• або рахунок-проформа (якщо товар не є об'єктом купівлі-продажу).

Тобто, в цьому випадку законодавець вживає поняття інвойса та рахунку-проформи як тотожні.

Але все одно інвойс та рахунок-фактура мають свої відмінні особливості. Для того, щоб з'ясувати це, необхідно більш детально розібратися у видах інвойсів.

Для експорту послуг виписка інвойса підтверджує факт надання послуг.

Види інвойсів

У міжнародному законодавстві існують декілька видів інвойсів. Найбільш застосовувані та поширені види інвойсів в Україні це:

• проформа-інвойс;
• комерційний інвойс.

Проформа - інвойс (Proforma invoice) – це документ, у якому зазначається обов'язок продавця товарів (виконавця послуг) поставити товари (надати послуги) покупцю за наперед обговореною ціною.

По суті, це попередній рахунок на оплату, і він не підтверджує факт відвантаження товару, надання послуг. Ціна послуг та перелік товарів у цьому виді інвойса не є остаточним та можуть змінитися в процесі узгодження остаточного замовлення. Наприклад, сторони можуть змінити дані щодо кількості чи моделей типу того чи іншого товару.

Проформа-інвойс часто складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно (гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах тощо).

А от інвойс з остаточними змінами та узгодженими даними вже формуватиме комерційний інвойс.

Комерційний інвойс (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.) – це документ, що використовується для митної декларації під час продажу товарів, експортованих через міжнародні кордони.

Комерційний інвойс підприємство в обов'язковому порядку відправляє покупцеві разом з відвантаженим товаром. Без нього не розмитнять товар та не допустять на територію держави. За цим документом також розраховується ПДВ та митні збори.

Відмінність українського рахунка-фактури від інвойса

В Україні немає затвердженої форми рахунка-фактури. Це документ, який надає продавець покупцеві, і який вміщує перелік товарів, послуг, їх кількість і пропоновану ціну, по якій вони можуть бути поставлені покупцеві у разі його згоди. На основі рахунку-фактури покупець, який погоджується на запропоновані умови, здійснює повну або часткову попередню оплату товару, послуг.

Рахунок-фактура в українській бухгалтерській практиці не підтверджує відвантаження товарів, надання послуг. Цей документ лише пропозиція на купівлю товару, послуг на певних умовах.

Якщо проводити паралелі з міжнародною практикою, то український рахунок-фактура споріднений за своїм призначенням з інвойсом-проформою (Proforma invoice), а не з інвойсом (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.).

Роль закордонного інвойса (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.) в нас виконують документи, якими оформлюється відвантаження товарів, надання послуг:

• для товарів - видаткова накладна (іноді ТТН);
• для послуг - акт наданих послуг (акт приймання-передачі).

Хоча, відповідно до листів Мінфіну від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658 та від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339, рахунок-фактура, за умови його оплати, може бути первинним документом:

"Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.
Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури."

Поки що в українській практиці оплата рахунка-фактури між резидентами підтверджує лише виникнення дебіторської заборгованості, а не надання послуги чи відвантаження товарів.

Хоча певний рух в бік міжнародної практики відбувається. Зокрема, у ВРУ зареєстровано законопроєкт "Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)" від 13.10.2022 р. № 8125. Як зазначено в пояснювальній записці, сьогодні бухгалтерський облік вимагає від підприємців обов'язкового оформлення документів (актів виконаних робіт/послуг), які в сучасних умовах є непотрібними для відображення податкових зобов'язань. Наразі продовжується практика використання актів виконаних робіт (наданих послуг), які не передбачені жодним нормативно-правовим актом.

!! Створюйте рахунки в SMARTFIN

Чи може інвойс замінити накладну чи акт

Ми вже сказали про те, що в міжнародній практиці інвойс може підтверджувати відвантаження товару, надання послуги. Тобто складати до нього ще накладну чи акт не потрібно.

Але інвойс може замінити накладну/акт лише тоді, коли це буде гібридний документ. Тобто він має фіксувати факт переходу права власності на товар або надання послуги.

Зазвичай умови переходу права власності на товар регулює відповідний договір. Сторони договору зацікавлені у тому, щоб коректно зафіксувати в ньому умови (зокрема, дату) переходу права власності на товари чи отримання послуги. Адже від цього залежить, чи правильно вони визнають доходи і витрати.

Щоб інвойс виконував роль договору, крім обов'язкових реквізитів первинного документа, він має містити:

• для торгівлі - інформацію про те, що продавець відвантажив товар, а покупець його отримав;
• для послуг - положення, що оплата по інвойсу є прийняттям пропозиції укласти договір та свідчить про надання послуг, виконання робіт нерезиденту в повному обсязі. Також можна зазначити, що у замовника відсутні претензії до виконаних робіт, наданих послуг.

На практиці гібридним формам первинних документів присвоюють подвійні назви. Наприклад, рахунок-накладна, рахунок-акт тощо.

!! Створюйте акти і накладні в SMARTFIN

Якою мовою складається інвойс

При складанні інвойса необхідно врахувати інтереси обох сторін договору. Логічно, що виставити інвойс контрагенту-нерезиденту потрібно його мовою. З іншого боку, усі первинні документи у нас складають українською мовою (п. 1.3 Положення № 88).

Думка податківців: документи, які є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову (ЗІР, категорія 102.21).

Тому інвойс або одразу складайте двома мовами (українською і, наприклад, англійською), або забезпечуйте автентичний переклад іншомовного документа на українську.

ЗРАЗОК ІНВОЙСА

Затвердженої форми інвойсів та вимог щодо їх заповнення законодавством України не передбачено. Разом з тим, інвойс повинен містити усі необхідні реквізити, а саме:

• назву документа;
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальність за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Створюйте інвойси в програмі SMARTFIN за кілька кліків! Ви можете користуватись шаблоном, встановленим у системі, або налаштувати їх "під себе". Реєструйтесь, щоб спробувати! Після реєстрації вам буде доступний безкоштовний тестовий період!

Детальніше тут: Шаблони інвойсів для експорту послуг. Формування інвойсів онлайн в SMARTFIN.UA