Кадрові накази: все, що потрібно знати підприємцю

30 квітня 2024 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, понад 15 років досвіду

Усі суб'єкти господарювання повинні оформлювати процеси, пов'язані з трудовими відносинами, відповідно до норм та правил чинного законодавства. Зокрема, коли у фізичної особи-підприємця з'являються наймані працівники, ФОП набуває статусу роботодавця, а отже підпадає під регламент трудового законодавства, яким визначено, що прийняття, звільнення, переведення/переміщення працівників, відпустки або відрядження потребують фіксації дій на папері.

НАКАЗ ЧИ РОЗПОРЯДЖЕННЯ?

Обидва документи належать до однієї групи - розпорядчої документації, спрямованої фіксувати рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру, проте мають відмінності за змістом та метою.

Наказ – правовий акт, виданий керівником підприємства, з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед підприємством. В контексті кадрових питань, наказ використовується для прийняття працівників, звільнення, переведення, надання відпустки, призначення додаткових винагород. Це офіційний документ, який є обов'язковим для виконання.

Розпорядження – правовий акт, що видається керівником підприємства здебільшого з оперативних питань повсякденної виробничо-господарської та адміністративної роботи. Іншими словами - це документ, який містить вказівки та рекомендації з певного питання. Використовується він для надання консультацій, рекомендацій чи зобов'язань.

ТИПОВА ЧИ ДОВІЛЬНА ФОРМА: яку обрати для оформлення наказів з кадрових питань?

Це питання залишається на розсуд роботодавця. Кадровий наказ можна оформлювати, використовуючи відповідну типову форму, або видавати у довільній формі. Обидва варіанти є коректними, головна умова - обов'язкове дотримання стандартів оформлення документів згідно з ДСТУ.

Наказом Держкомстату від 05.12.2008 затверджено наступні типові форми кадрових розпорядчих документів:

форма П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу,
форма П-3 Наказ (розпорядження) про надання відпустки,
форма П-4 Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)

У разі оформлення роботодавцем наказів в довільній формі, особливу увагу потрібно зосередити на відповідності документа вимогам, визначеним п. 4.4 ДСТУ 4163:2020, що діє з 01.09.2021 року. Про них ми розповідали тут.

Доречно зазначити:

! Контроль за виконанням вимог законодавства про стандартизацію не входить в зону відповідальності Держпраці, тому штрафів за недотримання ДСТУ саме цей перевіряючий орган призначити не може. Однак, це може стати приводом для підвищеної уваги інспектора та обов'язкового припису щодо приведення документації у належний вид.

ВИДИ НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ: базові тези

Накази з кадрових питань створюються з метою оформлення управлінських рішень роботодавця стосовно трудової діяльності працівника.

Накази з кадрових питань поділяють на групи відповідно до строків зберігання:

Накази тривалого зберігання (75 років);
Накази тимчасового зберігання (5 років).

Види кадрових наказів відповідно до строків їх зберігання:

Реєструють в окремих журналах, починаючи з №1 в межах календарного року.
Формують в окремі справи відповідно до вимог Правил №1000/5.
Використовують літерні індекси для доповнення реєстраційних номерів з метою розділення груп наказів та коректного формування їх у справи.

види кадрових наказів Доречно зазначити:

! Наказом Мін'юсту №40/5, що набрав чинності з 10.02.2024 року, вказано, що строки зберігання документів, визначених Переліком типових документів №578/5 (затверджених наказом Мін'юсту від 12.04.2012) та які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються і до фізичних осіб-підприємців, якщо інше не встановлене законом. Тобто ФОПи також повинні запровадити у своїй діяльності процес архівування та зберігання документів відповідно до визначених законодавством строків.

ОСНОВНЕ ПРО ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ:

Кожна група наказів з кадрових питань реєструється у відповідному журналі реєстрації наказів.
Кількість журналів реєстрації повинна відповідати кількості справ з кадровими наказами, затверджених номенклатурою справ підприємства (наприклад: журнал реєстрації наказів з кадрових питань, журнал реєстрації наказів про надання щорічних відпусток, журнал реєстрації наказів про відрядження в межах України тощо).
Журнал реєстрації наказів повинен бути оформлений належним чином: прошитий та пронумерований згідно з вимогами.
Журнали реєстрації можна вести в електронному вигляді, проте в кінці року їх необхідно надрукувати, зшити, оформити першу титульну сторінку та зробити підсумковий запис.
Вимога вести журнали реєстрації поширюється і на фізичних осіб-підприємців.

ЧЕК-ЛИСТ ПРИ ОФОРМЛЕННІ НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ:

Доречно зазначити:

! Фізична особа-підприємець не укладає з собою трудовий договір, отже немає певної посади в організаційній структурі підприємства. Відповідно і накази ФОП підписує як «Фізична особа-підприємець – підпис, Ім'я ПРІЗВИЩЕ».

! Печатки підприємства не ставляться на оригінал наказу з кадрових питань. Печаткою завіряється тільки копія наказу, оформлена належним чином (із зазначенням грифу «згідно з оригіналом», посадою, підписом та прізвищем того, хто завіряє наказ).

! Бібліотека з кадровими документами, серед яких 25+ кадрових наказів та розпоряджень на всі випадки трудових відносин з найманими працівниками, розроблена нами в SMARTFIN.UA. Доступ до неї отримує кожний користувач онлайн-бухгалтерії! Більше не потрібно витрачати час на пошуки шаблонів в інтернеті! Формуйте документи за лічені хвилини та зберігайте в "хмарі" з доступом 24/7! А ще: рахуйте заробітну плату, відпускні, лікарняні, подавайте звіти, ведіть облік доходів та витрат ФОП. Більше 30 функцій SMARTFIN.UA розроблені, щоб звільнити вас від рутинної роботи! Реєструйтесь, щоб спробувати безкоштовно!