Військовий облік на підприємстві: базові правила

Питання ведення військового обліку на підприємстві увійшло в топ актуальних питань у кадровій сфері з моменту оголошення воєнного стану в Україні. Причиною стали норми та вимоги до роботодавців, впроваджені останніми законодавчими актами з питань військового обліку. Вони суттєво змінилися впродовж останніх років та є обов'язковими для виконання усіма підприємствами, установами, організаціями та органами влади.

На сьогодні лише для ФОПів обов'язок вести військовий облік не затверджено на законодавчому рівні. Його фізособа-підприємець може здійснювати в добровільному порядку. Проте останні тенденції та вектор руху економіки у 2024 році налаштовують на думку, що військовий облік на підприємствах розглядатиметься як безпосередня частина загальної системи оборони та мобілізації, а тісна взаємодія роботодавців та військових структур посилюватиметься.

Основні етапи впровадження військового обліку на підприємстві:

1. Призначення наказом особи відповідальної за військовий облік на підприємстві, з фіксацією її обов'язків у посадовій інструкції або наказі та встановленням доплати у розмірі до 50% посадового окладу.
2. Повідомлення ТЦК за місцем реєстрації підприємства про призначення особи, відповідальної за військовий облік (дод. 1 Порядку).
3. Визначення потреби в підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку. Законодавством передбачено підвищення кваліфікації з питань військового обліку кожні 5 років (наказ про визначення потреби в навчання затверджується роботодавцем щорічно до 1 жовтня).
4. Розміщення в доступному та видному місці Правил військового обліку (дод. 2 Порядку).
5. Впровадження процедури ознайомлення з Правилами всіх новоприйнятих військовозобов'язаних працівників.
6. Ревізія та аналіз військово-облікових документів військовозобов'язаних працівників.
7. Формування справ з військово-обліковими документами працівників відповідно до визначених Порядком категорій.
8. Оформлення документів, необхідних для належного військового обліку на підприємстві.
9. Налаштування взаємодії підприємства з ТЦК та СП: повідомлення про зміну облікових даних працівників, щорічне звіряння, оповіщення, запити ТЦК тощо.
10. Здійснення контролю за дотриманням правил військового обліку на підприємстві.

Правове підґрунтя, необхідне для введення системи військового обліку на підприємстві:

• Постанова КМУ «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів» від 30.12.2022 р. (далі - Порядок).
• ЗУ «Про військовий обов'язок та військову службу» від 12.05.1992 р.
• ЗУ «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.1993 р. (до введення в дію Закону України від 11.04.2024 р. № 3633-ІХ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо окремих питань проходження військової служби, мобілізації та військового обліку")

При прийнятті на роботу обов'язковою умовою в 2024 році є наявність у працівника військово-облікових документів з відміткою про перебування на військовому обліку, що відповідають вимогам, встановленим законодавством (абз. 2 п. 34 Порядку):

• Посвідчення про приписку до призовної дільниці (для призовників, віком до 25 років).
• Військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов'язаного (для військовозобов'язаних осіб віком до 60 років).

Особливості заповнення Списків персонального військового обліку:

• Заповнюємо в визначеній формі (дод.5 Порядку).
• Обліковуємо такі категорії осіб: призовники віком від 16 до 25 років, військовозобов'язані та резервісти, які не досягли граничного віку перебування у запасі та не виключені з військового обліку, жінки з медичною або фармацевтичною освітою в обов'язковому порядку та ті, які стали на військовий облік в добровільному порядку. Заброньовані працівники також позначаються у Списках окремим рядком.
• Складаємо окремо за категоріями: військовозобов'язані (резервісти) офіцерського складу; військовозобов'язані рядового, сержантського та старшинського складу; військовозобов'язані (резервісти) з числа жінок; призовники.
• Ведемо в електронному вигляді протягом року, проте паперовий екземпляр затверджуємо керівником та відповідальною за в/о особою станом на 1 січня щорічно, та реєструємо у внутрішньому документообігу до 25 січня.
• Залишаємо в списках до кінця поточного року всіх осіб, яких було виключено з військового обліку протягом року.
• Не вносимо в списки персонального військового обліку мобілізованих працівників.

Актуалізація даних зазначених у Списках персонального військового обліку забезпечується процесом звіряння. Звіряння даних можна розділити на внутрішнє та зовнішнє звіряння.

Алгоритми та строки взаємодії з ТЦК та СП

Прийняття працівника/Звільнення працівника → Внесення даних у Списки персонального військового обліку та Відомість оперативного обліку (термін виконання 5 днів) → Надсилання повідомлення про зміну облікових даних у відповідний ТЦК (термін виконання 7 днів).

Виявлення зміни облікових даних працівника (одруження/розлучення/народження дітей/освіта/зміна місця проживання/реєстрації) → Внесення даних у Списки персонального військового обліку та Відомість оперативного обліку (термін виконання 5 днів) → Надсилання повідомлення про зміну облікових даних у відповідний ТЦК (термін виконання 7 днів).

Прийняття/звільнення Керівника підприємства або особи відповідальної за військовий облік → Затвердження відповідних наказів → Надсилання повідомлення Про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадової особи, відповідальної за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів у ТЦК за місцем реєстрації підприємства (термін виконання 7 днів).

Отримання розпорядження ТЦК про виклик працівника (працівників) підприємства → Наказ про оповіщення призовників/військовозобов'язаних та резервістів → Ознайомлення визначених працівників з наказом → Вручення повісток (за наявності) → Надсилання витягу Наказу про ознайомлення працівників до ТЦК / або підтверджуючих документів про неможливість виконати розпорядження у визначений строк у зв'язку з перебуванням працівника у відпустці/на лікарняному/у відрядженні тощо (термін виконання 3 дні) → Перевірити результати виконання працівниками розпорядження.

Виявлення порушення Правил військового обліку працівниками (відмова з'являтися в ТЦК за розпорядженням, відмова з'являтися в ТЦК для оновлення військово-облікових документів тощо) → Акт про порушення працівником Правил військового/обліку → Надсилання акту до ТЦК.

Про відповідальність за ведення військового обліку на підприємстві в 2024 році

Першочергово відповідальною особою за організацію військового обліку на підприємстві є керівник підприємства і притягається до відповідальності в тому випадку, якщо військовий облік на підприємстві не впроваджено. Після призначення особи відповідальної за в/о на підприємстві – це її зона контролю.

Штраф за неведення (неналежне ведення) військового обліку на даний момент становить від 5 100 грн до 8 500 грн і накладається відповідно до п.87 Порядку 1487. В документі перераховано підстави для відповідальності за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію:

• за неподання до ТЦК та СП списків громадян, що підлягають приписці до призовних дільниць;
• за прийняття на роботу призовників, військовозобов'язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку;
• за несвоєчасне подання документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів тощо (ст. 210-1 КУпАП).

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку: приклад

Роботи з військового обліку військовозобов'язаних, резервістів та призовників на 2024 рік

План роботи з військового обліку військовозобовʼязаних, резервістів та призовників в 2024 році має включати:

• Заходи, що проводять постійно;
• Заходи, що проводять періодично;
• Заходи, виконувані за потреби;

Приклад такого плану на 2024 рік можна скачати тут.

Як онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA допоможе автоматизувати робочу рутину?

Нагадаємо, що в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA у кілька кліків можна розрахувати заробітну плату, відпускні, лікарняні, увільнення, компенсацію днів відпустки при звільненні, побудувати графіки змінності будь-якої складності, подати звіти, обліковувати доходи підприємця. В розділі Кадри зібрані 65+ шаблонів кадрових документів, які необхідні для взаємодії з працівниками, в тому числі під час воєнного стану. Є інтеграції з банками та ПРРО, передбачена можливість створювати інвойси, рахунки на оплату, виставляти акти, формувати бухгалтерські звіти, і не тільки. Спробуйте самостійно всі функції програми, які допоможуть автоматизувати бухгалтерську рутину. Після реєстрації у вас буде 3 тестових дні, щоб перевірити всі можливості SMARTFIN.UA! Наші консультанти завжди готові допомогти з налаштуваннями! Реєструйтесь!