Облік відпусток у SMARTFIN: налаштування, нарахування та контроль залишків

Відпустки – одна з тих ділянок кадрового та зарплатного обліку, де помилки обходяться дорого.

Недораховані дні можуть обернутися претензією при звільненні. Невиплачена компенсація – серйозне порушення трудового законодавства. Помилка в робочому році – неправильний залишок і конфлікт із працівником на додачу. Особливо складно тим, у кого облік роками вівся вручну в Excel.

Але ми тут не для того, щоб вас лякати!

Навпаки, у цьому матеріалі ми хочемо показати, як автоматизувати облік відпусток у SMARTFIN так, щоб після кількох нескладних налаштувань система сама контролювала залишки, нарахування та компенсації.

Що SMARTFIN рахує автоматично і чому це важливо

Законодавство виділяє три види відпусток, які не «згорають» і підлягають компенсації при звільненні:

• щорічна основна – нараховується за робочий рік від дати прийняття на роботу;
• щорічна додаткова – за наявності відповідної підстави (шкідливі умови праці, ненормований робочий день, військовослужбовці тощо);
• соціальна відпустка на дітей – якщо є двоє і більше дітей до 15 років; нараховується за календарний рік.

SMARTFIN враховує цю різницю автоматично! У зведеному звіті (скрін буде нижче) ви завжди бачите:

• скільки днів працівник уже заробив;
• скільки використав;
• який залишок має на конкретну дату.

І все це – по кожному працівнику та кожній організації в одному кабінеті.

Де налаштовується облік відпусток в SMARTFIN

Потрібні налаштування ви знайдете так:

ПРАЦІВНИКИ → Картка працівника → Облік відпусток

У розділі чотири основні блоки налаштувань.

1. Початкові залишки

Якщо переходите на облік відпусток з Excel або іншої програми, потрібно внести вже використані дні відпустки.

Без цього SMARTFIN не знає про «історичні» залишки та покаже завищену кількість доступних днів.

А це вже ризик неправильного розрахунку компенсації при звільненні.

2. Тривалість щорічної основної відпустки

За замовчуванням SMARTFIN встановлює 24 календарні дні. Якщо працівник має право на більшу тривалість (28, 30 тощо) – значення змінюється тут.

Важливо: створювати окремий рядок для кожного нового робочого року не потрібно.

Новий запис додається лише тоді, коли змінюється тривалість відпустки.

Дата в налаштуванні – це дата прийняття працівника на роботу, тобто початок робочого року.

3. Щорічна додаткова відпустка

У налаштуванні обирається підстава:

• шкідливі умови праці;
• ненормований робочий день;
• статус військовослужбовця;
• інші передбачені законодавством підстави.

Також вказується рік початку нарахування.

Далі SMARTFIN самостійно визначає робочий рік для нарахування.

Рік завершення заповнюється лише тоді, коли працівник втрачає право на таку відпустку або змінюються умови роботи.

4. Додаткова відпустка на дітей

Для соціальної відпустки вказуються:

• рік початку;
• рік завершення (наприклад, якщо молодшій дитині скоро виповнюється 15 років);
• кількість днів.

SMARTFIN автоматично нараховує по 10 календарних днів за кожен календарний рік у межах зазначеного періоду.

Фішка, яку варто знати

При оформленні щорічної відпустки SMARTFIN автоматично визначає, за який саме робочий рік вона надається, та підставляє цю інформацію в наказ. Бухгалтеру не потрібно вручну аналізувати періоди чи рахувати залишки.

Це особливо корисно, коли працівник має кілька невикористаних років відпусток.

Де переглянути залишки по всіх працівниках

МІЙ КАБІНЕТ → Зведені дані → Облік відпусток

У звіті доступні:

• всі організації;
• всі працівники;
• залишки на будь-яку дату.

Можна змінити дату вперед і подивитися, скільки днів працівник заробить до планової відпустки.

Також доступне:

• вивантаження в Excel;
• друк звіту для передачі керівнику або клієнту.

Чек-лист перед нарахуванням першої відпустки в SMARTFIN

☑ вказано правильну дату прийняття працівника;

☑ перевірено тривалість основної відпустки;

☑ налаштовано додаткову або соціальну відпустку (за наявності підстав);

☑ внесено початкові залишки при переході з іншої програми;

☑ перевірено розділ «Облік відпусток» – SMARTFIN бачить зароблені дні коректно.

Коли облік відпусток ведеться вручну, навіть проста відпустка може перетворитися на перевірку уважності бухгалтера.

SMARTFIN допомагає прибрати цю рутину: система сама контролює залишки, визначає робочі роки, враховує різні типи відпусток та спрощує підготовку документів.

У результаті – менше Excel, менше ручних перевірок і значно більше впевненості у правильності розрахунків.

Спробуйте SMARTFIN та автоматизуйте кадровий і зарплатний облік без зайвого клопоту!