Зареєструвалися в SMARTFIN: як нараховувати зарплату? Покроковий гайд. Частина 3
Після створення організації та виконання базових налаштувань наступний важливий етап роботи у SMARTFIN – ведення кадрового та зарплатного обліку найманих працівників.
В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN зарплатний та кадровий облік побудований так, щоб роботодавець або бухгалтер могли виконувати всі основні процеси послідовно в одному робочому середовищі: від створення картки працівника та штатного розпису – до автоматичного розрахунку зарплати, податків, формування первинних документів та обʼєднаної звітності за працівників.
Усього за кілька кліків SMARTFIN автоматизує:
|
У третій частині гайда розглянемо:
|
До речі, першу та другу частину гайда можна переглянути за посиланнями.
Створення працівників у SMARTFIN
Робота із зарплатою та кадровими документами у SMARTFIN починається зі створення працівників у системі. Саме картка працівника є базою для подальших розрахунків: нарахування заробітної плати, формування табеля обліку робочого часу, кадрових документів, звітності та інших операцій.
Усі налаштування, пов'язані з персоналом, зібрані в меню «Працівники». Щоб додати нового працівника, потрібно перейти до цього меню, натиснути «Створити» та заповнити основні дані картки.
Які дані потрібно внести у картку працівника
У базовій вкладці картки зазначаються:
|
Посаду можна обрати з класифікатора професій, використовуючи пошук або фільтр. Надалі SMARTFIN використовуватиме ці дані для автоматичного заповнення кадрових документів і звітності, тому важливо одразу вносити їх коректно та повно.
Після збереження основної інформації відкриваються додаткові вкладки з налаштуваннями.
На вкладці «Дані для розрахунку» вказуються:
|
SMARTFIN підтримує різні способи виплати зарплати: готівкою, на банківську картку або через зарплатний проєкт.
Якщо зарплата виплачується через банк, підтвердженням виплати будуть банківські документи. Якщо виплата здійснюється готівкою, система автоматично сформує відомість на виплату зарплати для підпису працівниками.
На вкладці «Нарахування» встановлюються основні параметри для розрахунку заробітної плати:
|
За замовчуванням використовується вид нарахування «Оклад по днях». У такому разі SMARTFIN розраховує зарплату пропорційно відпрацьованому часу.
Також за замовчуванням може бути встановлений оклад на рівні мінімальної заробітної плати. Якщо у працівника інший оклад, це налаштування можна змінити та зазначити індивідуальний розмір оплати праці.
Надалі, якщо оклад буде змінюватися, редагувати попередні дані не потрібно. Достатньо додати новий рядок із датою, з якої починає діяти новий оклад. Система автоматично врахує ці зміни під час наступних розрахунків заробітної плати.
Окремо в картці працівника зазначається базовий місяць для індексації. SMARTFIN автоматично перевірятиме право працівника на індексацію та, за потреби, розраховуватиме її в документі нарахування зарплати.
Налаштування графіка роботи
У вкладці «Графік роботи» встановлюється графік роботи працівника. У SMARTFIN уже доступні стандартні п'ятиденні та шестиденні графіки, а за потреби можна налаштувати індивідуальні графіки роботи, змінність або неповний робочий час.
Тут також можна внести інформацію про залишки невикористаних днів відпустки на момент початку роботи в програмі. Надалі система використовуватиме ці дані для автоматичного розрахунку відпускних і компенсації за невикористані дні відпустки.
Порада: чим повніше заповнена картка працівника, тим більше даних SMARTFIN автоматично використовуватиме для формування кадрових документів, табеля обліку робочого часу, розрахунків заробітної плати та звітності. |
Після створення працівників можна переходити до оформлення кадрових документів і подальшої роботи із зарплатою.
Кадрові документи у SMARTFIN
Після створення працівників у системі можна переходити до оформлення кадрових документів у меню «Кадри».
У SMARTFIN уже зібрано понад 70 шаблонів документів для різних кадрових подій. Система автоматично формує документи на підставі даних, внесених у картку працівника, що дозволяє значно скоротити кількість ручної роботи та мінімізувати ризик помилок.
У меню доступні:
|
Важливий нюанс про прийняття на роботу Пам'ятайте, що законодавство суворо забороняє допускати працівника до роботи без укладення трудового договору (наказу) та направлення Повідомлення до податкової. У SMARTFIN ви можете не лише створити наказ, а й згенерувати та заповнити саме Повідомлення для ДПС. Його необхідно підписати КЕП та надіслати до податкової до того, як працівник фактично розпочне виконання обов'язків. |
Документи згруповані за видами та строками зберігання. Структура меню відповідає структурі журналу кадрових наказів, тому за потреби можна швидко сформувати журнал кадрових документів за потрібний період та експортувати його в Excel.
Автоматичне заповнення документів
Під час створення документа SMARTFIN автоматично підтягує:
|
Якщо документ потрібно доповнити або відредагувати, це можна зробити через кнопку «Редагувати».
Сформовані документи можна завантажити у PDF, роздрукувати, надіслати працівнику електронною поштою, підписати через електронний документообіг (партнерські сервіси ЕДО або власне рішення SMARTFIN HUB) та зберігати в електронному архіві документів.
У результаті кадрові документи у SMARTFIN формуються та зберігаються в одному середовищі разом із даними працівників і нарахуваннями заробітної плати. |
Штатний розпис та облік робочого часу
Після створення працівників і оформлення кадрових документів наступний етап роботи – ведення штатного розпису та обліку робочого часу.
У SMARTFIN можна вести штатний розпис організації: створювати посади, встановлювати оклади та контролювати структуру підприємства.
Штатний розпис використовується для:
|
У документі зазначаються:
|
Актуальний штатний розпис допомагає впорядкувати кадровий облік та зменшує ризик помилок під час прийняття працівників і нарахування заробітної плати.
Табель обліку робочого часу
Для правильного розрахунку зарплати у SMARTFIN також ведеться табель обліку робочого часу.
У табелі можуть відображатися:
|
Табель ведеться автоматично відповідно до встановленого графіка роботи працівника, а дані з документа використовуються для нарахування заробітної плати, лікарняних, відпускних та інших виплат.
Таким чином, штатний розпис, графіки роботи та табель обліку робочого часу формують основу для правильного кадрового та зарплатного обліку у SMARTFIN. |
Нарахування та виплата заробітної плати у SMARTFIN
Після створення працівників, оформлення кадрових документів, налаштування штатного розпису та обліку робочого часу можна переходити до нарахування та виплати заробітної плати.
У SMARTFIN усі процеси, пов'язані із заробітною платою, зібрані в меню «Зарплата». Тут створюються документи нарахування та виплати заробітної плати, виконуються автоматичні розрахунки податків, формуються первинні документи та табелі обліку робочого часу.
Нарахування і виплата зарплати у SMARTFIN відбуваються за допомогою документів:
|
Усі зарплатні документи у SMARTFIN автоматично виконують необхідні розрахунки та визначають:
|
Крім документів, у меню «Зарплата» також доступні окремі калькулятори для розрахунку:
|
Усі розрахунки надалі автоматично враховуються у документах нарахування заробітної плати та звітності. |
Налаштування перед нарахуванням зарплати
Перед початком роботи із зарплатою рекомендується перевірити налаштування у меню «Зарплата» → «Налаштування».
Тут можна встановити:
|
SMARTFIN підтримує різні способи розрахунку авансу. Водночас одним із найбільш поширених і безпечних з точки зору законодавства варіантів є розрахунок авансу пропорційно фактично відпрацьованому часу за першу половину місяця.
Нагадаємо: законодавство вимагає виплачувати заробітну плату не рідше двох разів на місяць, а проміжок між виплатами не повинен перевищувати 16 календарних днів. |
Після налаштування ці дати автоматично підставлятимуться у зарплатні документи.
Округлення копійок при виплаті зарплати
Окремої уваги заслуговує налаштування округлення копійок при виплаті зарплати готівкою.
Наприклад, система може розрахувати суму до виплати працівнику у розмірі 3 000 грн 53 коп. Однак фактично виплатити 1–2 копійки неможливо, оскільки такі монети виведені з обігу. У SMARTFIN можна налаштувати виплату зарплати кратно:
|
При цьому невиплачені копійки не втрачаються. Система автоматично переносить їх у наступні виплати та враховує під час подальших розрахунків.
Найбільш практичним варіантом сьогодні є виплата зарплати кратно 50 копійкам. |
Важливо: не рекомендується використовувати механізм округлення зарплати «в більшу сторону», оскільки це може призводити до виникнення заборгованості працівника перед роботодавцем та створювати ризики під час податкових перевірок. |
Послідовність створення зарплатних документів
Після налаштування параметрів зарплати можна переходити безпосередньо до створення зарплатних документів.
У SMARTFIN документи по заробітній платі формуються послідовно. Такий підхід дозволяє системі правильно розраховувати суми виплат, податків та автоматично враховувати вже проведені операції.
Якщо у розрахунковому місяці працівникам нараховується лише заробітна плата (без лікарняних, відпускних, компенсацій чи звільнення), документи створюються у такій послідовності:
| Виплата заробітної плати за першу половину місяця (аванс) | |
| Нарахування заробітної плати за місяць | |
| Виплата заробітної плати за другу половину місяця |
Саме така послідовність дозволяє SMARTFIN:
|
У разі якщо протягом місяця працівникам нараховуються лікарняні, відпускні, компенсації чи інші виплати, вони попередньо розраховуються через відповідні калькулятори в меню «Зарплата». Після цього дані автоматично враховуються у документі нарахування заробітної плати.
Такий підхід дозволяє вести кадровий і зарплатний облік послідовно та уникати дублювання інформації або помилок у розрахунках.
Виплата заробітної плати за першу половину місяця
Першим документом у зарплатному циклі є «Виплата заробітної плати за першу половину місяця». Після створення документа SMARTFIN автоматично розраховує:
|
|
Наприклад, якщо працівнику встановлено оклад 15 000 грн, система визначить вартість одного робочого дня відповідно до норми робочого часу у конкретному місяці та розрахує суму виплати пропорційно фактично відпрацьованим дням.
Після проведення документа система фіксує:
|
Виплата заробітної плати готівкою або через банк
SMARTFIN підтримує різні способи виплати заробітної плати залежно від організації роботи роботодавця.
Готівкова виплата Для працівників, яким зарплата виплачується готівкою, система автоматично формує відомість на виплату заробітної плати. Документ можна роздрукувати та використовувати як підтвердження виплати коштів працівникам. | Виплата через банк Якщо заробітна плата виплачується на банківські картки, підтвердженням виплати будуть банківські документи: виписки, платіжні інструкції або документи зарплатного проєкту. |
Інтеграція з ПриватБанком SMARTFIN підтримує передачу зарплатних відомостей безпосередньо до клієнт-банку ПриватБанку. Це дозволяє ще більше скоротити кількість ручних операцій під час виплати заробітної плати. |
Нарахування заробітної плати за місяць
Після проведення документа виплати заробітної плати за першу половину місяця можна переходити до створення документа «Нарахування заробітної плати».
Саме цей документ є основним документом для розрахунку заробітної плати за місяць.
У ньому SMARTFIN автоматично враховує:
|
Документ складається з кількох вкладок, кожна з яких містить окрему корисну інформацію для розрахунку зарплати:
«Нараховано» |
|
«Виплачено» | SMARTFIN автоматично підтягує:
|
«Утримано» | Автоматичний розрахунок ПДФО, військового збору, аліментів та інших утримань (за наявності). |
«До сплати» | Система визначає остаточну суму, яку необхідно виплатити працівнику за результатами місячного нарахування заробітної плати. |
«Нараховано на ФЗП» | Автоматично розраховується:
|
Якщо працівник був прийнятий не з першого числа місяця або працює на умовах неповного робочого часу, система автоматично врахує ці особливості під час розрахунку заробітної плати.
Крім того, SMARTFIN автоматично перевірить право працівника на індексацію та, за потреби, включить її до розрахунку.
Система самостійно застосовує відповідну ставку ЄСВ залежно від статусу працівника та налаштувань його картки (стандартну ставку 22% або ставку 8,41% для працівників з інвалідністю). |
Після проведення нарахування заробітної плати SMARTFIN автоматично формує всі необхідні дані для остаточної виплати зарплати працівникам та подальшого формування зарплатної звітності.
Виплата заробітної плати за другу половину місяця
Останній етап зарплатного циклу – створення документа «Виплата заробітної плати за другу половину місяця».
Після створення документа SMARTFIN автоматично підтягує суми до виплати з документа нарахування заробітної плати.
Система автоматично враховує:
|
У результаті SMARTFIN визначає остаточну суму, яку необхідно виплатити працівнику за підсумками місяця.
Система автоматично розраховує залишок податків, які потрібно перерахувати до бюджету. Зокрема, суми ПДФО та військового збору визначаються як різниця між загальною сумою податків за місяць і сумами, які вже були сплачені під час виплати авансу. |
Після проведення документа вважається, що цикл нарахування та виплати заробітної плати за місяць завершений.
Усі проведені документи надалі автоматично використовуються:
Для заповнення зарплатної звітності | Для контролю розрахунків із працівниками | Для перевірки сум податків та ЄСВ перед сплатою |
Формування зарплатної звітності у SMARTFIN
Після завершення нарахування та виплати заробітної плати настає етап формування об'єднаної звітності.
Уся звітність формується автоматично у меню «Звітність». Система безпосередньо використовує ті дані, які ви вносили протягом звітного періоду:
|
Завдяки цьому інформація заповнюється «на льоту», і користувачу не потрібно дублювати цифри або переносити їх між різними таблицями вручну.
SMARTFIN автоматично формує: Податковий розрахунок разом із необхідними додатками (зокрема, Додатком 1 про суми ЄСВ та Додатком 4ДФ про ПДФО та військовий збір). |
Для формування і подання звіту достатньо:
| Обрати потрібний звітний квартал | |
| Перевірити автоматично заповнені дані | |
| Підписати звіт КЕП та надіслати його до ДПС прямо із системи |
Перед фінальним формуванням звітності переконайтеся, що в меню «Зарплата» проведені абсолютно всі документи за звітний період. |
Зверніть увагу на періодичність
ФОП з найманими працівниками Подають Податковий розрахунок щоквартально – протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. | Юридичні особи (ТОВ) Продовжують подавати Обʼєднаний звіт щомісячно. |
Головна перевага SMARTFIN: користувачу не потрібно збирати дані за кілька місяців вручну, адже система вже автоматично виконала всі розрахунки та підготувала дані для звітності. |
Висновки
Робота із зарплатою та кадровими документами часто сприймається як складний і багаторівневий процес. Проте у SMARTFIN всі етапи – від створення працівника та кадрових документів до нарахування зарплати, формування звітності та сплати податків – об'єднані в єдину послідовну та автоматизовану систему.
Завдяки точним розрахункам, взаємопов'язаним документам і автоматичному заповненню даних «на льоту» SMARTFIN допомагає зменшити кількість ручної роботи, мінімізувати ризик помилок та значно спростити ведення кадрового і зарплатного обліку.
Автоматизуйте кадровий та зарплатний облік у SMARTFIN Формуйте документи, нараховуйте зарплату, подавайте звітність та працюйте з електронним документообігом в одному робочому середовищі.
|