Переведення працівника на іншу посаду: якими кадровими документами оформити?

Переведення працівника – процес зміни робочого місця або функціональних обов'язків в межах однієї організації. Цей процес охоплює як горизонтальне, так і вертикальне переведення, залежно від потреб підприємства та кваліфікації працівника. Ефективне управління процесом переведення сприяє підвищенню продуктивності праці та задоволенню працівників.

Доцільно зауважити на різницю між переведенням та переміщенням працівника. Відмінність між цими процесами наочно відображено в таблиці:

Переведення працівника: основні тези

• Переведення може здійснюватись з ініціативи як роботодавця, так і працівника;
• Переведення може бути тимчасовим, на визначений строк, та постійним;
• Переведення може здійснюватись як в рамках організаційної структури підприємства, так і на інше підприємство.

Кадрове оформлення процесу переведення працівників в межах одного підприємства незалежно від видів та причин має базовий алгоритм дій для роботодавця:

1. Отримати письмову згоду від працівника у формі заяви на переведення.
2. Підготувати наказ про переведення на підставі заяви, зареєструвати його та ознайомити працівника під особистий підпис.
3. Внести відомості про переведення до облікових документів підприємства та трудової книжки працівника.
4. Ознайомити працівника з посадовою інструкцією, іншими документами, передбаченими новою посадою, провести відповідні інструктажі з охорони праці тощо.

Особливості оформлення процесу переведення:

• Не встановлюється строк випробування. (ст. 26 КЗпП)
• Зберігається середній заробіток протягом 2-х тижнів з дня переведення (у разі переведення на роботу з меншою з/п).

Якщо переведення стосується військовозобов'язаного працівника, потрібно додатково:

• Внести відомості про переведення військовозобов'язаного працівника до Списків персонального військового обліку.
• Повідомити про переведення військовозобов'язаного працівника відповідний ТЦК за формою дод.4 та у порядку визначеному Постановою 1487 від 30.12.2022 р.

Для підприємств, що мають статус «критично важливих» (забезпечують потреби ЗСУ та інших військових формувань в особливий період, або для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період) окремо зазначено вимогу про повідомлення ПФУ про переведення працівника на іншу посаду чи роботу. Повідомлення ПФУ про переведення працівника слід відправити не пізніше наступного дня після видачі наказу на переведення.

Тимчасове переведення працівника

Цей процес передбачає, що працівник звільняється від своїх основних обов'язків та виконує роботу за новою посадою, на яку його переведено відповідним наказом із зазначенням чітко визначеного терміну переведення.

Після завершення строку переведення, за домовленістю з роботодавцем, працівник може продовжити працювати на цій посаді вже постійно, або оформити переведення на новий строк.

ЗАУВАЖТЕ: У період дії воєнного стану роботодавець може здійснювати переведення працівника без його згоди при умові що така робота не протипоказана працівнику за станом здоров'я, для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, та інших обставин що становлять загрозу життю та нормальним умовам життя людей, з оплатою праці не нижче середньої зарплати за попередньою роботою (виключення – переведення на роботу в місцевість, де тривають активні бойові дії).

Окремі випадки переведення працівників регулюються такими статтями КЗпП України:

• для ліквідації надзвичайних обставин (ст.33);
• в разі простою підприємства (ст.34);
• на легшу роботу за станом здоров'я (с.170);
• на легшу роботу вагітних жінок та жінок з дітьми до 3-х років (ст.178).

Переведення працівника на час простою

Відбувається за загальним алгоритмом переведення, з урахуванням спеціальності та кваліфікації працівника та лише за його згодою, на час простою (якщо переведення здійснюється в межах одного підприємства), або до 1 місяця (в разі переведення на інше підприємство, але в тій самій місцевості).

Переведення працівника на легшу роботу за станом здоров'я

Згідно зі ст. 170 КЗпП, роботодавець зобов'язаний перевести працівника на легшу роботу, якщо працівник надав відповідний медичний висновок. Оформлюється таке переведення стандартно: заява працівника + наказ на переведення.

Якщо така робота передбачає нижчу заробітну плату – роботодавець зберігає попередній середній заробіток на 2 тижні. У випадку, якщо працівник відмовляється від переведення – роботодавець має право звільнити працівника на підставі п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП, з виплатою вихідної допомоги у розмірі не менш як середній місячний заробіток (ст. 44 КЗпП). Обов'язкова умова для такого звільнення: письмова відмова працівника в переведенні на запропоновану роботу.

Переведення на легшу роботу вагітних жінок та жінок, що мають дітей віком до 3-х років

Цей процес базується на таких ключових факторах:

• вагітну жінку потрібно перевести на легшу роботу, за потреби, відповідно до медичного висновку, зі збереженням середньої з/п з попереднього місця роботи;
• жінку, що має дитину до 3-х років, потрібно перевести на легшу роботу в разі неможливості виконання попередньої роботи зі збереженням попередньої з/п до досягнення дитиною 3-річного віку.

Переведення працівника на інше підприємство

Здійснюється шляхом припинення трудового договору працівника на поточному підприємстві, а отже має додаткові нюанси в алгоритмі дій поточного роботодавця:

1. Отримання листа-запиту від керівника підприємства, на яке планується переведення працівника, з проханням звільнити його з роботи згідно з пунктом 5 статті 36 КЗпП із зазначенням дати звільнення.
2. Заява працівника на звільнення з формулюванням "звільнити у зв'язку з переведенням на ТОВ…"
3. Наказ на звільнення працівника у зв'язку з переведенням його на інше підприємство на підставі листа-запиту та заяви працівника.

Окремо слід зазначити, що під час воєнного стану в трудовому законодавстві відсутня можливість перерахувати за бажанням працівника на рахунок підприємства, на яке він переходить, суму належних йому відпускних (щоб зберегти можливість використати щорічну відпустку достроково на новому підприємстві). Отже, поточний роботодавець в день звільнення працівника у зв'язку з переведенням на інше підприємство, повинен виплатити грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток та відпусток «на дітей» (це пряма вимога ст. 24 Закону «Про відпустки»).

Які кадрові документи можуть знадобитися: зразки наказів та заяв

Наказ про переведення на іншу посаду:

Наказ про переведення на легшу роботу:

Наказ на тимчасове переведення працівника:

Заява на переведення на іншу посаду:

Заява на тимчасове переведення:

Заява на переведення на легшу роботу:

Бажаєте навести лад в кадрових документах? Автоматизувати нарахування заробітної плати? Формувати та подавати звіти онлайн у кілька кліків? Реєструйтесь в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA! Ми розробили понад 35 функцій для автоматизації зарплатних розрахунків, зібрали 70+ шаблонів кадрових документів, які можна формувати та надійно зберігати в робочому кабінеті, розробили функціонал для формування та заповнення звітів, ведення обліку робочого часу, контролю доходів та витрат ФОП! Після реєстрації у вас буде безплатний тестовий період! А наші консультанти завжди на зв'язку, щоб допомогти з налаштуванням!