Режим неповного робочого часу: налаштовуємо в SMARTFIN.UA

Про правові тонкощі перекладу працівника на режим неповного робочого часу ми писали тут: Робота на умовах неповного робочого часу

У цій публікації розглянемо, як налаштувати графік роботи і розрахунок заробітної плати такого співробітника в сервісі SMARTFIN.UA.

Налаштування графіка роботи

При неповному робочому часу працівникові встановлюється менша тривалість робочого часу. При цьому законодавство не регламентує, скільки днів або годин допускається встановлювати при неповному робочому часу. Це може бути певна кількість годин в день або днів на тиждень. Тому перше, з чим треба визначитися, це з тим, як буде працювати працівник:

• неповний робочий день (наприклад по 4 години на день) - в цьому випадку зменшується тривалість щоденної роботи (рис. 1);
• неповний робочий тиждень (наприклад, 3 дні на тиждень) - в цьому випадку зменшується кількість днів роботи (рис. 2);
• можливий варіант, коли зменшується і тривалість щоденної роботи і кількість днів роботи (наприклад, по 4 години 3 дні на тиждень (рис. 3).

Рис. 1 Неповний робочий день в Конструкторі графіків

При такому режимі роботи працівник буде працювати на 0,5 ставки: 20 годин / 40 годин = 0,5

Рис. 2 Неповний робочий тиждень в Конструкторі графіків

При такому режимі роботи працівник буде працювати на 0,6 ставки: 24 години / 40 годин = 0,6

Рис. 3 Комбінація неповного дня і неповного тижня

При такому режимі роботи працівник буде працювати на 0,3 ставки: 12, годин / 40 годин = 0,3

Налаштування розрахунку заробітної плати

При неповному робочому часі робота працівника оплачується пропорційно відпрацьованому часу.

Працівник, якому встановлений місячний оклад, в якості оплати своєї праці буде отримувати частину місячного окладу. Це повинно бути відображено в наказі (розпорядженні або іншому розпорядчому документі). Для того, щоб заробити частину окладу, працівник повинен відпрацювати частина норми тривалості робочого часу (наприклад 0,5, 0,6 або 0,3 як на зображеннях вище).

Кількість ставок в сервісі SMARTFIN.UA вказується в налаштуваннях працівника (Картка працівника - Нарахування):

Налаштування розрахунків для різних видів нарахувань

Крім того, в програмі SMARTFIN.UA передбачено 2 види нарахувань працівникам за місячними окладами:

1. оклад по днях
2. оклад по годинах

Налаштування знаходиться в Картці працівника в меню "Нарахування":

Розрахунок зарплати з видом нарахування "оклад по днях"

Розрахунок заробітної плати при цьому виді нарахування відбувається виходячи з встановленого місячного окладу пропорційно відпрацьованому часу. Особливість цього виду нарахування в тому, що навіть якщо працівник перебуває на робочому місці 1 годину, йому це буде зараховано за повний день. Тому для коректного розрахунку зарплати працівникам, які працюють на умовах неповного робочого часу, враховується також кількість ставок:

Заробітна плата = Оклад * Кількість ставок / Норма днів * Кількість відпрацьованіх днів

Звідки "береться" норма робочого часу в розрахунках?

Норма, яка береться для розрахунку заробітної плати за окладами, налаштовується при створенні графіка в Конструкторі.

Налаштування містіть три пункти: "за цим графіком", "за 5-ти деннім графіком", "за 6-ти деннім графіком".

Рекомендоване налаштування для виду нарахування "оклад по днях" - норма для розрахунку заробітної плати "за цим графіком". Т, е. Вважається, що якщо працівник виконав норму робочого часу за своїм графіком (який склав для нього роботодавець), то йому необхідно нарахувати повний оклад. У випадку з працівниками на неповному робочому часі, буде вважатися, що вони виконали покладену графіком роботи норму робочого часу, а при розрахунку заробітної плати буде враховано кількість ставок, на яких працює такий співробітник.

Наприклад, оклад працівника 4000 грн., Графік роботи з пн. - птн. по 4 години на день. Норма робочого часу в січні 2018 року становить 21 день, який і відпрацював працівник за своїм графіком.

Заробітна плата розрахувалася за формулою: 4000 грн. * 0,5 ставки / 21 день по нормі * 21 відпрацьований день.

Якщо, наприклад, працівник трудиться неповний робочий тиждень, то за своїм графіком він повинен в січні 2018 р. відпрацювати 12 днів по 8 годин. Відповідно його нормою днів для розрахунку заробітної плати буде 12 днів.

Наприклад, оклад працівника 5000 грн., Графік роботи - пн., ср., птн. по 8 годин на день. Розрахунок заробітної плати буде таким:

5000 Грн. * 0,6 ставки / 12 днів по нормі * 12 відпрацьованих днів

Якщо вибрати інше налаштування для розрахунку заробітної плати по окладу, наприклад, в якості норми робочого часу взяти 5-ти денний графік роботи, то це призведе до некоректних розрахунків.

Наприклад, працівник, з графіком "неповний день, неповний тиждень". Оклад працівника 5000 грн. Норма робочого часу за 5-ти денний тижня - 21 день. Кількість робочих днів за графіком працівника 12 днів. Працівник працює на 0,3 ставки.

Заробітна плата розрахується так: 5000 грн. * 0,3 ставки / 21 день * 12 днів = 857,14 грн.

Як видно такий розрахунок призведе до некоректного нарахування заробітної плати, занизивши її приблизно в два рази.

Щоб налаштувати розрахунок заробітної плати, який би враховував фактично відпрацьований час виходячи з норми по 5-ти денний (40-ка годинний) робочого тижня, для цього краще використовувати інший вид нарахування заробітної плати, - "оклад по годинах".

Розрахунок зарплати з видом нарахування "оклад по годинах"

Розрахунок заробітної плати здійснюється виходячи з встановленого місячного окладу пропорційно відпрацьованому часу в годинах. Для цього кількість відпрацьованих годин порівнюється зі встановленою нормою годин розрахунку зарплати по окладу для цього графіка роботи. У формулі для розрахунку кількість ставок не враховується:

Заробітна плата = Оклад / Норму годин * Кількість відпрацьованих годин

Тому для коректного розрахунку заробітної плати в якості норми для розрахунку зарплати в Конструкторі графіків треба встановити: "норма по 5-ти денного" (або "по 6-ти денному").

Наприклад, для працівника з окладом 5000 грн. встановлений графік "Неповний робочий день і неповний робочий тиждень". У січні 2018 р. норма робочого часу за 5-ти денним графіком становить 21 день / 168 годин. Працівник за своїм графіком повинен відпрацювати 12 днів / 48 годин.

Розрахунок заробітної плати наступний: 5000 грн. / 168 ч. * 48 ч. = 1428,57 грн.

Відображення неповного часу в табелі обліку робочого часу

Для неповного робочого часу (день, тиждень) в табелі слід використовувати два коду:

«РС» (02) - години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством. Використовуємо код в ситуації, коли неповний робочий час встановлено з ініціативи працівника (ст. 56 КЗпП);

«НД» (20) - неявка в зв'язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень). Використовуємо код в ситуації, коли неповний робочий час встановлено з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП).

У сервісі табель формується автоматично на підставі графіка роботи співробітника. Для неповного робочого часу використовується код "РС".