Трудові книжки: повний гайд для роботодавця

Трудова книжка – офіційний документ, що підтверджує трудову діяльність працівника та є базою для нарахування пенсій, пільг та соціальних гарантій. Трудова книжка входить в перелік основних документів, які повинна надати особа при працевлаштуванні.

З 10.06.2021 року в Україні діє електронний аналог паперової трудової книжки працівника, це рішення має на меті оптимізацію документообігу, забезпечення доступності та прозорості нарахування страхового стажу. Встановлено поступовий перехід на електронні трудові книжки та впровадження електронного обліку трудової діяльності через Пенсійний фонд України.

Паралельно з електронним трудовими книжками у 2025 році продовжують діяти трудові книжки працівників стандартного формату, зокрема трудові книжки старого зразка також є дійсними й обміну не підлягають.

5 основних тез щодо трудових книжок:

1. Обов'язковість ведення трудової книжки. Трудова книжка — основний документ про трудову діяльність працівника. ЇЇ ведення є обов'язковим для осіб, які є найманими працівниками понад 5 днів на підприємстві, незалежно від його форми власності.
2. Заповнення на підставі офіційних документів. Усі записи в трудовій книжці повинні вноситися роботодавцем на підставі належним чином оформлених наказів роботодавця, із зазначенням відповідних реквізитів (дата та номер наказу).
3. Вірогідність та точність записів. Записи повинні бути чіткими, акуратними, без скорочень, виправлень чи помилок. Усі виправлення здійснюються за порядком, затвердженим Інструкцією, із зазначенням підстав для їх внесення.
4. Внесення інформації про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагородження. Всі зміни у трудовій діяльності працівника повинні бути зафіксовані у трудовій книжці.
5. Забезпечення збереження та своєчасна видача трудової книжки. Трудова книжка зберігається у роботодавця належним чином, у сейфі, та видається працівнику в день звільнення під особистий підпис у картці П-2 та Книзі обліку руху трудових книжок.

Базові правила заповнення та ведення трудових книжок

Вони зафіксовані в Інструкції №58 Мін'юсту від 29.07.1993 року і є чинними на 2025 рік:

1. У трудовій книжці зазначається повна назва підприємства без скорочень, абревіатур тощо.
2. Відомості щодо прийняття працівника вносяться із зазначенням роботи/посади/професії відповідно до класифікатора професій, розряд за наявності, структурний підрозділ/цех/дільниця.
3. Інформація про встановлення строку випробування, характеру роботи, строку дії трудового договору або встановлення неповного робочого часу в трудовій книжці не зазначається!
4. Інформація про роботу за сумісництвом вноситься до трудової книжки за бажанням працівника на підставі довідки з місця роботи.
5. Якщо при внесенні запису в трудову книжку припустилися помилки, неправильний запис закреслюється, а новий вноситься після фрази "Запис №…не дійсний". Якщо в трудовій книжці є друкарська помилка, неправильний запис перекреслюють однією лінією, пишуть "Недійсно" й поруч роблять правильний запис, засвідчуючи його печаткою та підписом відповідальної особи.
6. Кожен запис в трудовій книжці дублюється в особовій картці працівника форми П-2 та фіксується його особистим підписом у відповідних рядках.
7. Внесення відомостей щодо нагородження чи заохочення працівника здійснюється за тими ж параметрами, що й запис про прийняття на роботу, у спеціально призначеному розділі трудової книжки.
8. Після закінчення вільних сторінок трудової книжки вона доповнюється вкладишем, за тим же порядком, що й трудова. При оформленні вкладишу на титульній сторінці трудової книжки вноситься запис (або штамп) "Видано вкладиш: серія/номер".
9. Запис про звільнення формулюється на підставі наказу на звільнення та відповідної статті КЗпП України.
10. Всі записи в трудовій книжці працівника ведуться ВИКЛЮЧНО українською мовою.

5 розповсюджених запитань про трудові книжки, які виникають у роботодавців

? Чи повинен зберігати трудові книжки роботодавець під час воєнного стану?

Воєнний стан діє в Україні з 2022 року, проте зміни законодавства щодо трудових книжок відсутні: трудові книжки зберігаються на підприємстві, що є основним місцем роботи працівника, під час дії воєнного стану. Держслужба України з питань праці у своїх роз'ясненнях зазначила, що видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. Одночасно, не має підстав й відмовити у видачі трудової книжки працівнику за його вимогою у формі письмової заяви. В такий спосіб роботодавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової та діє в інтересах працівника, який може змінити місце проживання, виїхати за кордон або влаштуватись на роботу за сумісництвом.

? Чи потрібно вести трудові книжки ФОПам?

Коли ФОП приймає на роботу найманих працівників – він набуває статус роботодавця, отже повинен обліковувати персонал та оформлювати документи відповідно до законодавства про працю. Тому – так, фізичні особи-підприємці ведуть трудові книжки всіх найманих працівників. Оформлення трудових або внесення записів про трудову діяльність здійснюються на підставі відповідних наказів згідно з інструкцією, а от засвідчувати записи в разі відсутності печатки у фізичної особи-підприємця дозволено просто підписом. До того ж ФОПи не ведуть Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (яка є обов'язкової для решти роботодавців), тому що трудові книжки його працівників знаходяться у них на руках.

? Які вимоги для роботодавця щодо оформлення електронних трудових книжок працівників?

З 10.06.2021 року для роботодавців встановлено 5 річний перехідний період, протягом якого вони зобов'язані оцифрувати трудові книжки працівників та завантажити їх на сайт ПФУ для перевірки та внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового соціального страхування.

Для переходу на електронні трудові книжки маємо виконати такий алгоритм дій:

1. Відсканувати трудові книжки та інші наявні документи*, що підтверджують трудовий стаж працівника відповідно до наступних вимог: всі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку сканувати у кольорі, скан-копії мають містити серію та номер документа, нумерацію сторінок, і мають бути збережені в форматі jpg або pdf, розмір файлу — не більше 1Мб.

2. На вебпорталі електронних послуг ПФУ передати відомості про трудову діяльність виконавши наступну послідовність дій:

• За допомогою КЕП роботодавця увійти в особистий кабінет страхувальника;
• У розділі «Комунікації з ПФУ» вибрати пункт «Відомості про трудову діяльність працівника»;
• Внести ПІБ та РНОКПП працівника, по якому буде додано інформацію щодо трудової діяльності;
• Заповнити форму звернення;
• Додати файл у відповідному вікні (відскановану в кольорі паперову трудову книжку працівника та інші документи за наявності
• Підписати звернення за допомогою КЕП та відправити на розгляд ПФУ
• Результати оцифрування будуть доступні в особистому кабінеті, розділ «Мої звернення».

3. ФОПам слід подати через персональний кабінет Пенсійного фонду скан-копії витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП та довідку з ДПС про облік як суб'єкта підприємницької діяльності.

*Додаткові документи будуть у пригоді, якщо у працівника відсутня трудова книжка, або в трудовій книжці неточні/помилкові/відсутні необхідні записи.

Під додатковими документами маємо на увазі: довідки, виписки з наказів, особові рахунки/відомості на видачу зарплати, письмові трудові договори, угоди та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

! Зауважте, що сканувати трудові книжки працюючих пенсіонерів та передавати інформацію ПФУ не потрібно, всі дані по таких працівниках у них вже є.

? Що робити, якщо трудову книжку втрачено / загублено?

Якщо виявлено втрату трудової книжки з вини роботодавця — складаємо акт про втрату, зазначаємо обставини втрати й особу, яка відповідальна за порушення. Далі необхідно в письмовій формі повідомити працівника та оформити з ним заяву на видачу дубліката трудової книжки (п. 5.2 Інструкції №58).

У випадку, коли цей працівник, вже мав досвід роботи до поточного працевлаштування, при оформленні дубліката у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 спочатку вказується запис про загальний трудовий стаж, здобутий раніше, що підтверджується відповідними документами. Інформація про загальний трудовий стаж подається у підсумковому вигляді, тобто зазначається загальна кількість років, місяців та днів трудової діяльності, без деталізації щодо місця роботи, періодів та посад. Документи для підтвердження стажу можна отримати на попередніх підприємствах, якщо вони ще працюють, або ж у їх правонаступників, чи архіві, де зберігаються документи ліквідованих організацій.

? Не видали вчасно трудову книжку при звільненні працівника, чи є відповідальність?

ТАК! Важливо пам'ятати, що якщо роботодавець продовжує зберігати трудові книжки працівників, то буде нести повну відповідальність за затримку видачі трудової книжки працівнику у день звільнення. А саме, адмін.штраф на посадову особу за порушення відповідно ст. 41 КУпАП ще й змушений буде відшкодувати середній заробіток за весь час затримки видачі трудової (ст. 235 КЗпП України), якщо працівник звернеться до Держпраці або суду.

Якщо працівник не з'явився в день звільнення для отримання трудової книжки з будь-яких причин (працює дистанційно/звільняється перебуваючи у відпустці/не виходить на зв'язок) роботодавець може себе убезпечити надіславши в день звільнення працівнику поштою повідомлення про необхідність отримання трудової книжки й зафіксувати зміст в описі вкладення.

Коли ж працівник на зв'язку, але не може отримати трудову книжку особисто — нехай надішле письмову заяву з проханням відправити документ поштою.

Приклад заяви на відправлення трудової книжки

Приклади внесення записів у трудові книжки

Приклад 1 для ТОВ:

Приклад 2 для ФОП:

Приклад 3 про внесення змін у структурі організації:

Організуйте кадрову роботу швидко й професійно разом зі SMARTFIN.UA

Якщо ви займаєтеся кадровим діловодством, SMARTFIN.UA стане вашим незамінним помічником. Це онлайн-бухгалтерія, яка допоможе легко та професійно впорядкувати всі кадрові процеси:

• 70+ кадрових наказів і документів для оформлення будь-яких кадрових подій, доступні у робочому кабінеті;
• Документи автоматично заповнюються відповідно до інформації, яка внесена в картку організації та працівника;
• Шаблони можна відредагувати, надрукувати й зберегти файли у PDF, а також надіслати готовий кадровий документ отримувачу через Вчасно.ЕДО, Dubidoc та на email.
• Ваші документи завжди "під рукою" — у хмарному кабінеті. Ви застраховані від втрати даних через технічні збої чи інші непередбачені обставини.

Спробуйте всі можливості сервісу в демо-режимі! Після реєстрації ви отримуєте 3 дні доступу до понад 35 інструментів для нарахування зарплати, кадрового обліку, підготовки звітності. Перевірте, як SMARTFIN.UA може спростити вашу роботу! Реєструйтеся прямо зараз і переконайтеся, як легко й зручно працювати із сервісом!