Відпустка без збереження зарплати: підстави, періоди надання, документальне оформлення

Одне із найактуальніших питань трудового законодавства в умовах карантину – надання відпусток без збереження зарплати. В цьому матеріалі хочемо ще раз звернути вашу увагу на необхідність їх правильного документального оформлення.

Нагадаємо, що шаблони заяв та наказів знаходяться в розділі « Кадрові документи». Багато користувачів програми SMARTFIN.UA вже скористались ними для оформлення відпусток. Також ми отримали багато питань щодо їх надання і на найпоширеніші з них відповідаємо у сьогоднішній публікації.

Будьте уважними з періодами та підставами надання відпусток!

При складанні документів важливо не припуститися помилок, адже:

• карантин запроваджено із 12 березня 2020 р. по 03 квітня 2020 р. - Постановою КМУ від 11 березня 2020 р. № 211;
• Закон № 530-IX, яким надано право брати відпустку на час карантину, набрав чинності 17 березня;
• карантин продовжено до 24 квітня 2020 року - Постановою КМУ № 239 від 25 березня 2020 року.

Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) встановлені такі види відпусток без збереження зарплати:

1. Надається за згодою сторін: працівник висловлює бажання взяти відпустку, а роботодавець вправі як надати таку відпустку, так і відмовити у її наданні - ст. 26 Закону про відпустки. Саме ця норма була доповнена можливістю взяти відпустку на час карантину Законом № 530-IX від 17.03.23020 р.
2. Надається в обов'язковому порядку: працівник висловлює бажання взяти відпустку, у наданні такої відпустки роботодавець не може відмовити працівнику - ст. 25 Закону про відпустки.

Відпустка без збереження зарплати, незалежно від підстави, не може надаватися з ініціативи роботодавця у примусовому порядку!

Отже, сьогодні маємо три підстави, за якими працівник може взяти відпустку за власний рахунок:

1. Ст. 25 ЗУ «Про відпустки»: відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові в обов'язковому порядку. У пункті 3-1 цієї статті зазначено про надання матері або іншій особі (батьком дитини, бабусею, дідом чи іншими родичами, які фактично доглядають за дитиною, або особою, яка усиновила чи взяла під опіку дитину, одним із прийомних батьків чи батьків-вихователів), для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території. Таку відпустку працівник може взяти з дня оголошення карантину:

• з 12 березня 2020 р. по 03 квітня 2020 р.
• з 04 квітня по 24 квітня 2020 р.

2. Ст. 26 ЗУ «Про відпустки»: за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік.

Таку відпустку працівник може взяти в будь-який момент протягом року, не залежно від зовнішніх обставин, таких як карантин. Тобто за цією підставою відпустка може починатися з будь-якої дати. Головна умова - тривати він не може більше 15 днів на рік.

3. Ст. 26 ЗУ «Про відпустки» (зміна, внесена Законом № 530-IX): у разі встановлення Кабінетом Міністрів України карантину відповідно до Закону України "Про захист населення від інфекційних хвороб" термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину не включається у загальний термін, встановлений частиною першою цієї статті.

Оскільки Закон № 530-IX набрав чинності 17 березня 2020 р., то відпустку на час карантину можна взяти із 17 березня 2020 р. Але зважаючи на те, що працівник повинен був написати заяву, роботодавець видати наказ, більш ймовірна дата початку відпустки - 18 березня 2020 р. Отже, період відпустки за цією підставою можуть бути:

• з 18 березня 2020 р. по 03 квітня 2020 р.
• з 04 квітня 2020 р. по 24 квітня 2020 р.

Документальне оформлення відпусток без збереження зарплати: заява і наказ на кожний із періодів карантину чи альтернативний варіант із подовженням

Незалежно від підстав надавати безоплатні відпустки працівникам можна лише на підставі їх письмових заяв. Управління Держпраці в Миколаївській області стверджує, що в заяві мають бути зазначені:

• причина, з якої працівник просить надати йому неоплачувану відпустку;
• дата початку такої відпустки;
• тривалість відпустки.

Оскільки маємо два періоди карантину, і є велика вірогідність, що буде третій, виникає питання, скільки заяв та наказів повинно бути? Адже працівник, який писав заяву про надання відпустки 17 березня не міг знати, що 25 березня карантин буде продовжено до 24 квітня.

Оскільки за наданим вище роз'ясненням Держпраці в заяві має бути зазначено дату початку та тривалість (що, в свою чергу повинно бути відображено в наказі), у разі продовження урядом строку дії карантину працівникам знову потрібно буде писати заяву про надання безоплатної відпустки, а роботодавцю на її підставі — видавати наказ.

Деякі фахові бухгалтерські видання пропонують альтернативний механізм: у заяві та наказі про відпустку передбачити можливість автоматичного продовження "карантинної" відпустки у разі продовження урядом карантину. Це позбавить потреби повторно писати заяву і видавати наказ.

Пропонуються наступні формулювання заяви та наказу:

Хочемо звернути вашу увагу! Запропонований варіант дуже доцільний з точки зору економії ресурсів: часу бухгалтера і витраченого на складання заяв і наказів паперу. Але, на нашу думку, при перевірках Держпраці таке формулювання може створити привід для невизнання законності надання відпустки. Адже в законодавстві немає поняття подовження для відпусток без збереження зарплати. Поки немає судової практики з цих питань, наскільки правильним буде такий варіант, сказати важко.

Тому ми радимо вам перший варіант документального оформлення відпусток: на кожний період карантину працівник пише окрему заяву, а роботодавець видає наказ.

На сьогодні все, щиро сподіваємося, що матеріал був вам корисний! Бережіть себе!