Зареєструвалися в SMARTFIN: як ведеться облік ФОП? Покроковий гайд. Частина 2

У більшості ФОП облік виглядає як набір окремих процесів: рахунки – в одному місці, банк – в іншому, звітність – окремо. У SMARTFIN ці процеси об'єднані в одну систему: від виставлення рахунку клієнту до формування декларації та сплати податків. Це означає, що більшість операцій у системі виконуються автоматично: без дублювання даних і ручних підрахунків.

SMARTFIN охоплює весь цикл роботи ФОП: від первинних документів і банківських операцій до звітності та сплати податків.

Розглянемо послідовно, як будується облік у системі. Скріни та покрокові алгоритми налаштувань також доступні в нашій Базі знань – запрошуємо переглянути.

Крок 1: Створення рахунків, актів та накладних

Облік ФОП в SMARTFIN починається з первинних документів: рахунків, актів виконаних робіт, видаткових накладних та інших документів для клієнтів.

Робота з документами будується за логікою реального бізнес-процесу:

• створюється рахунок клієнту;
• клієнт його оплачує;
• оплата потрапляє у банківську виписку;
• на підставі рахунку формується акт або накладна;
• дані автоматично потрапляють в облік доходів – без ручного перенесення та ризику помилок.

У системі можна:

• створювати рахунки;
• формувати акти виконаних робіт і видаткові накладні;
• формувати договори;
• надсилати документи клієнтам;
• підписувати їх через ЕДО;
• зберігати дані в одному місці.

SMARTFIN дозволяє працювати без розривів між етапами: від створення документа до формування звітності. Дані не потрібно дублювати вручну, адже вони автоматично передаються між документами, банком і обліком.

Крок 2: Налаштування імпорту банківських виписок та Z-звітів

Після того як ви виставили рахунок, наступний логічний крок – отримання оплати. Саме в цей момент у гру вступає банк – через банківські операції система "розуміє", що дохід фактично отримано, і відображає його в обліку.

У SMARTFIN облік ФОП будується на основі банківських операцій і даних з РРО/ПРРО, тому важливо одразу налаштувати імпорт виписок і Z-звітів.

Це дозволяє автоматично переносити дані про надходження коштів у систему без ручного введення та забезпечує коректне заповнення Книги обліку доходів.

Робота з банком:

Перед налаштуванням імпорту переконайтеся, що в картці організації створено всі необхідні рахунки: гривневі та валютні.

У пункті «Інтеграції» можна налаштувати прямий зв'язок із банками (ПриватБанк, monobank, ПУМБ). У такому разі банківські виписки будуть підвантажуватися автоматично.

Якщо вашого банку немає в переліку, виписки можна завантажувати вручну. Програма підтримує імпорт виписок із понад 19 банків. Завантаження здійснюється в меню КОШТИ – Клієнт-банк.

Після імпорту виписки програма автоматично:

• визначає дохід ФОП;
• виокремлює комісію еквайрингу з призначення платежу;
• підтягує курс НБУ для валютних операцій;
• формує записи для Книги обліку доходів;
• дозволяє швидко сформувати декларацію ФОП.

Фактично після налаштування імпорту банківських виписок облік доходів ФОП у системі значною мірою автоматизується.

Імпорт Z-звітів з ПРРО

Якщо підприємець використовує ПРРО, можна налаштувати імпорт Z-звітів. Це дозволяє автоматично відображати роздрібну виручку та не вводити дані вручну.

SMARTFIN підтримує інтеграції з популярними ПРРО, зокрема Checkbox, Cashalot та Вчасно Каса. Після налаштування інтеграції Z-звіти будуть автоматично потрапляти в систему та враховуватися в обліку доходів.

Порада: Рекомендуємо налаштувати імпорт банківських виписок і Z-звітів одразу після створення організації. Це дозволить вести облік доходів автоматично та уникнути ручного внесення операцій у майбутньому.

Крок 3: Створення та заповнення Книги обліку доходів ФОП

Після налаштування імпорту банківських виписок і Z-звітів система вже отримує всі дані про надходження коштів. Наступний крок – формування Книги обліку доходів ФОП.

У SMARTFIN книга формується автоматично на підставі даних, які вже є в системі: банківських виписок, валютних надходжень та касових документів. Це дозволяє уникнути ручного підрахунку доходів і помилок при заповненні декларації.

Книга створюється у меню «Книга доходів». Під час створення потрібно обрати:

• систему оподаткування;
• групу єдиного податку (за потреби);
• період, з якого ведеться облік.

Важливо: книга формується на календарний рік, тому щороку необхідно створювати новий документ. Якщо ФОП змінює систему оподаткування або групу єдиного податку протягом року, потрібно створити нову книгу з дати такого переходу.

Варіанти ведення книги

У SMARTFIN книгу обліку доходів можна вести у двох режимах:

• помісячно – стандартний варіант відповідно до вимог податкової;
• поденно – для більш детального внутрішнього обліку.

У більшості випадків використовується помісячний варіант, коли дохід відображається загальною сумою за місяць.

Заповнення книги доходів

Книга заповнюється автоматично на підставі:

• банківських виписок (безготівкові надходження);
• валютних операцій;
• касових документів (дані з Z-звітів);
• інших операцій, внесених у систему.

Для заповнення достатньо обрати період і додати дані з відповідних джерел – система автоматично розподілить операції по місяцях та сформує підсумки.

Якщо на рахунок надходять кошти, які не є доходом підприємця (наприклад, переказ з іншого власного рахунку), такі суми не включаються до доходу, але відображаються у спеціальному розділі книги. Це особливо важливо для уникнення помилок у декларації та пояснення різниці між фактичним рухом коштів і оподатковуваним доходом ФОП.

Підсумки та підготовка декларації

Структура книги одразу відповідає структурі декларації платника єдиного податку. Система автоматично формує всі необхідні дані – без додаткових дій з вашого боку:

• підсумок за місяць;
• підсумок за квартал;
• підсумок за півріччя;
• підсумок за 9 місяців;
• підсумок за рік наростаючим підсумком.

Контроль ліміту доходу

У книзі також відображається:

• річний ліміт доходу;
• залишок до ліміту;
• повідомлення про перевищення.

Це дозволяє підприємцю контролювати свій дохід протягом року і вчасно реагувати у разі наближення до граничної суми.

Після заповнення книгу можна зберегти, роздрукувати або експортувати у PDF. Такий файл використовується для внутрішнього контролю або надається на перевірку за потреби.

Таким чином, після налаштування імпорту виписок і заповнення книги система автоматично готує всі дані для формування декларації та сплати податків.

Крок 4: Формування податкової декларації ФОП

Після заповнення Книги обліку доходів система вже має всі необхідні дані для формування декларації. Наступний крок – створення декларації платника єдиного податку.

У SMARTFIN декларація формується автоматично на підставі даних книги доходів, адже всі показники розраховуються наростаючим підсумком.

Для формування декларації потрібно виконати лише кілька кроків:

• обрати період звітування;
• перевірити суми доходу;
• сформувати документ;
• підписати та подати звітність до ДПС прямо з робочого кабінету.

Перед поданням декларації перевірте:

• суму доходу за період;
• правильність визначення групи єдиного податку;
• нарахування ЄСВ;
• наявність переплат або заборгованості по податках.

Після підписання декларації система дозволяє одразу сформувати платіжні документи для сплати податків.

Крок 5: Формування платіжних документів та сплата податків

Після формування та подання декларації наступний етап – сплата податків.

В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN можна автоматично сформувати платіжні документи на сплату основних податків:

• єдиного податку;
• ЄСВ;
• військового збору (за потреби);
• інших податків та зборів.

Реквізити для сплати можуть підтягуватися автоматично через інтеграцію з електронним кабінетом платника податків, що дозволяє уникнути помилок і не перевіряти їх вручну.

Сформовані платіжні документи можна:

• експортувати у клієнт-банк;
• завантажити у форматі PDF;
• використати для подальшої оплати податків.

Таким чином, у SMARTFIN весь цикл обліку ФОП – від виставлення рахунку до сплати податків – виконується в одному робочому середовищі. Без дублювання даних, без ручних розрахунків і без хаосу в обліку – всі процеси працюють як єдина система.

Описані вище кроки стосуються підприємців, які ведуть облік доходів і подають звітність як ФОП. Якщо ж у підприємця або підприємства є наймані працівники, у програмі можна вести кадровий облік, облік робочого часу, нараховувати заробітну плату та формувати кадрові документи. У наступній частині розглянемо, з чого почати роботу із зарплатою та кадровими процесами.

І також нагадаємо, що у попередній частині ми розповіли про базові налаштування, необхідні для початку роботи в системі.

Якщо ви ще не працюєте в SMARTFIN, спробуйте пройти цей процес на практиці: від створення рахунку до формування декларації це займає лише кілька хвилин. Зареєструйтеся та налаштуйте облік один раз – і далі система автоматично виконуватиме більшість рутинних операцій за вас.

Після налаштування обліку ФОП у SMARTFIN більшість користувачів більше не повертаються до ручного обліку та Excel-таблиць.