Зміна назви підприємства: 6 кадрових документів, які потребують оновлення
Зміна назви підприємства — поширена ситуація у бізнес-практиці. Така потреба виникає з різних причин: ребрендинг, масштабування, розширення діяльності або зміна власників. Також частою підставою є перехід на іншу організаційно-правову форму — наприклад, з ФОП на ТОВ. У такому випадку зміна назви організації є обов'язковою.
Але чи достатньо просто внести нові дані до ЄДР? Чи ця правка тягне за собою зміни у сфері кадрового діловодства? Наша відповідь: однозначно, так!
І в цьому матеріалі ми розберемося:
- що вважається зміною назви, а що — зміною субʼєкта господарювання;
- які документи обов'язково оновлюються після зміни назви, як це зробити грамотно з юридичної точки зору;
- чи потрібно переукладати трудові договори з працівниками;
- на що звернути увагу у звітності, щоб уникнути помилок і претензій;
- як автоматизувати кадрову рутину.
Зміна назви підприємства чи зміна субʼєкта господарювання
Зміна назви підприємства — це оновлення найменування юридичної особи без припинення її діяльності. Організація продовжує функціонувати у межах поточного правового поля: з тим самим ЄДРПОУ, банківським рахунком, з попередніми зобовʼязаннями перед працівниками, податковою і контрагентами.
У таких випадках оновлюються внутрішні документи, але роботодавець залишається тим самим. Переукладати трудові договори з працівниками не потрібно.
Коли це вже не просто зміна назви?
Важливо відрізняти зміну назви від реорганізації чи створення нового суб'єкта господарювання.
Якщо змінюється не лише назва, а й код ЄДРПОУ, відбувається злиття, поділ, перетворення чи ліквідація бізнесу — йдеться вже не про зміну назви, а про зміну роботодавця.
У цьому випадку:
- дія трудових договорів з попереднім роботодавцем припиняється;
- новий роботодавець укладає нові договори;
- працівників потрібно письмово проінформувати про зміни;
- підставою для припинення виступає ст. 36 КЗпП (зміна в організації виробництва і праці).
6 кадрових документів, які потрібно оновити
Якщо відбувається саме зміна назви організації, кадрову документацію необхідно оновити синхронно. Це не завжди означає, що документи доведеться переписувати з нуля. У більшості випадків достатньо привести реквізити та ключову інформацію у відповідність до нових даних.
Розгляньмо, з яких документів почати:
1. Штатний розпис
Зміна назви підприємства вимагає актуалізації штатного розпису. Це можна зробити одним із двох способів:
Внесення змін до чинного штатного розпису
Керівник підприємства видає наказ про внесення змін, у якому зазначаються:
- підстава (наказ про зміну назви, витяг з ЄДР тощо);
- стара та нова назва підприємства;
- дата набрання чинності (не раніше дати держреєстрації нової назви);
- за потреби до наказу долучається додаток з оновленою "шапкою" штатного розпису.
Затвердження нового штатного розпису
Якщо одночасно змінюються інші параметри (наприклад, оклади, назви посад тощо), доцільно затвердити штатний розпис у новій редакції.
У такому випадку видається окремий наказ про затвердження нового штатного розпису та скасування дії попереднього.
2. Накази з кадрових питань
Зміна назви підприємства не впливає на чинність уже виданих наказів. Усі раніше оформлені документи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо залишаються юридично дійсними, адже роботодавець не змінився.
Але усі нові накази повинні містити оновлене найменування підприємства.
Рекомендуємо оформити окремий внутрішній наказ про зміну назви підприємства, який стане базою для подальших змін у кадрових документах. У наказі вказується:
- дата реєстрації нової назви;
- стара та нова назва;
- підстава (витяг з ЄДР чи відповідне рішення засновників).
Закон не вимагає видавати такий документ, але його наявність допоможе системно оновити шаблони, реквізити та уникнути плутанини під час перевірок.
3. Особові картки працівників (форма П-2)
Особові картки працівників підлягають оновленню у зв'язку зі зміною назви підприємства. У частині, де вказано найменування роботодавця, потрібно зазначити нову юридичну назву.
Як оновити особову картку:
- На титульному аркуші (обкладинці) акуратно закреслюється стара назва підприємства;
- Нова повна назва юридичної особи вписується поруч або над закресленим текстом;
- У розділі «Доповнення до особового листка» (якщо ведеться) або в кінці картки вноситься службовий запис про зміну назви підприємства.
4. Трудові договори
Згідно з трудовим законодавством, зміна найменування підприємства не вважається зміною істотних умов праці та не є підставою для переукладання трудового договору з працівниками. Отже, усі раніше укладені письмові трудові договори залишаються чинними. Це пояснюється тим, що юридична особа не змінюється, зберігається її код ЄДРПОУ, попередні права та обов'язки.
Але є моменти, на які варто звернути увагу:
- З дати реєстрації нової назви трудові договори оформлюємо з оновленим найменуванням роботодавця;
- Додаткові угоди до договорів укладати не обов'язково, якщо не змінюються істотні умови праці. Але на практиці це не нашкодить. В документі зазначається факт перейменування підприємства та підтверджується, що всі умови договору залишаються незмінними.
5. Трудові книжки
Зміна назви підприємства може бути відображена у трудовій книжці працівника, якщо це передбачено внутрішнім порядком або роботодавець вважає це доцільним. Такий запис вноситься відповідно до п. 2.15 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці № 58 від 29.07.1993 р.
Процедура така:
У графі 1 — зазначаємо порядковий номер запису;
У графі 2 — дату внесення запису (як правило, дату наказу або дату набуття чинності нової назви);
У графі 3 — записуємо формулювання про перейменування;
У графі 4 — вказуємо підставу для запису (реквізити наказу).
Такий запис доцільно вносити, якщо:
- трудові книжки ведуться у паперовій формі;
- вони зберігаються на підприємстві (у відділі кадрової служби);
- працівники продовжують роботу після перейменування.
Якщо трудова книжка зберігається у працівника «на руках», запис вноситься:
- на його вимогу;
- або під час звільнення. У такому випадку спершу фіксується зміна назви підприємства, а потім — факт звільнення.
Якщо підприємство перейшло на електронні трудові книжки (через ПФУ), запис про перейменування не потрібен. Достатньо вносити подальші кадрові записи вже з новою назвою роботодавця.
6. Колективний договір та інші акти
Окрім кадрових документів, зміна назви підприємства тягне за собою актуалізації всіх внутрішніх нормативних актів, які містять реквізити роботодавця.
До таких документів належать:
- Колективний договір;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про оплату праці, преміювання, відрядження тощо;
- посадові інструкції;
- шаблони наказів, заяв, актів тощо;
- форми внутрішніх звітів або документів, які автоматично підтягують назву підприємства (особливо якщо вони генеруються з кадрового або облікового ПЗ).
Для цього достатньо закреслити стару назву, і поряд навести нову.
Рекомендуємо створити внутрішній чек-лист або розпорядчий документ, який перелічує всі локальні акти, де потрібно змінити назву. Це дозволить упорядкувати процес і не пропустити жодного документа.
На що звернути увагу у звітності після зміни назви підприємства
Після зміни найменування підприємства важливо забезпечити узгодженість усіх реквізитів у звітності, що подається до контролюючих органів:
- Всі нові звіти мають подаватися з оновленою назвою підприємства, починаючи з дати державної реєстрації змін;
- Код ЄДРПОУ залишається незмінним, тому система податкової та ПФУ розпізнає підприємство як те саме — але найменування повинно бути актуальним;
- Розрахунок з єдиного внеску (ЄСВ), Податковий розрахунок (1ДФ), фінансова звітність, звітність у Держстат — усі ці форми мають містити оновлену назву.
Актуалізуйте кадрові документи після перейменування підприємства — в один клік
Не витрачайте час на ручне оновлення кожного документа. У SMARTFIN.UA це можна зробити швидко та централізовано.
Як це працює:
1. Змініть назву підприємства в картці організації;
2. Система автоматично оновить реквізити в усіх кадрових шаблонах: наказах про прийняття, переведення, звільнення, в штатному розписі, особових картках, формах звітів тощо.
Жодних Excel-файлів, пошуку і заміни вручну чи дублювання бланків. Оновлена назва одразу підтягнеться в усі нові документи, які ви формуєте через систему.
Вас чекають понад 35 інструментів для ефективної роботи бухгалтера, 70+ шаблонів кадрових документів, автоматичне заповнення звітності, функціонал для ведення ФОП! Працюйте швидко, ефективно та без жодної рутини!