Отпуска за прошлые годы: порядок предоставления и оплата

30 травня 2018 р. Автор: Анна Іванова, співзасновниця SMARTFIN.UA, експертка з бухгалтерії

Причин, по которым работник вовремя не ушел в отпуск, а работодатель, соответственно, не предоставил ему такой возможности, может быть много. Что касается работника, действующее украинское законодательство не содержит нормы, которой было бы конкретно установлена его обязанность ежегодно идти в отпуск. Такую норму содержит Конвенция Международной организации труда об оплачиваемых отпусках от 24 июня 1970 № 132 (Конвенция МОТ). Так, согласно статье 12 Конвенции МОТ, соглашения об отказе от права на минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск или о неиспользовании такого отпуска с заменой его на компенсацию или иным образом в соответствии с национальными условиями признаются недействительными или запрещаются. Напомним, по статье 9 Конституции Украины действующие международные договоры, согласие на обязательность которых предоставлено ВРУ, являются частью национального законодательства Украины.

Какая ответственность работодателя?

Относительно работодателя, то ему частью 5 ст. 11 Закона "Об отпусках" запрещается:

непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд;
непредоставление ежегодного отпуска в течение рабочего года лицам до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда или с особым характером труда.

Следовательно, ответственность в случае невыполнения этих норм законодательства будет нести именно работодатель.

Гоструда подчеркивает (в письме от 25.01.17 г.. № 828 / 4.3 / 4.1-ДП-17): непредоставление работнику ежегодных отпусков является нарушением законодательства о труде, за что предусмотрена:

финансовая ответственность - накладывается на работодателя (предприятие или предпринимателя) в виде штрафа в размере 1 МЗП (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ). В 2018 году МЗП составляет 3723 грн. Обратите внимание, что этой нормой не предусмотрена ответственность за каждого работника, одже если нарушение допущено в отношении нескольких работников, то работодателю грозит один штраф за всех.
административная ответственность - накладывается на должностных лиц предприятия или на работодателя-предпринимателя в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Возможно ли избежать ответственности за непредоставление ежегодного отпуска?

Так, благодаря п. 27, 28 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 26.04.17 г.. № 295, а именно:

"При наличии нарушений требований законодательства о труде, зафиксированных актом инспекционного посещения или актом невыездной инспекции, после рассмотрения замечаний объекта посещения (в случае их поступления) инспектор труда проводит анализ материалов инспекционного посещения или невыездного инспектирования, по результатам которого вносит предписание и / или принимает меры к привлечению виновного в допущении нарушений должностного лица к установленной законом ответственности. В случае выполнения предписания в установленный в нем срок меры к привлечению объекта посещения и его должностных лиц к ответственности не употребляются."

Почему непредоставление отпусков невыгодно работодателю?

Заметьте, что непредоставление в срок ежегодных отпусков невыгодно для самого работодателя, так как приводит к излишним затратам на оплату труда. Во-первых, потому что в любом случае, расчетным периодом для оплаты отпуска будут 12 последних месяцев. Поэтому, если отпуск будет предоставляться, допустим, за работу в 2014, 2015 годах, то оплатить ее необходимо исходя из текущей (и соответственно более высокой) заработной платы. В случае увольнения, работнику необходимо будет выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, и соответственно, работодатель оплатит не 12 заработных плат в год, а 13.

Все приведенные аргументы говорят в пользу своевременного предоставления отпусков.

Особенности предоставления отпусков за прошлые годы

1. Неиспользованные отпуска "не пропадают"

Законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник может потерять право на использование отпуска за прошлые рабочие годы. Нет также запрета предоставлять в будущем ежегодный отпуск, неиспользованный в текущем году. Это означает, что отпуска, не использованные в прошлые годы, не "исчезают". Поэтому, при наличии неиспользованных отпусков, например с 2015 - 2017 гг., сначала предоставляют их, а уже потом - дни отпуска за текущий рабочий год. Это правило нормативно не закреплено: оно сложилось на практике, но такая рекомендация содержится и в письме Минсоцполитики от 24 декабря 2013 № 152/13 / 82-13.

Виды отпусков, которые "накапливаются"

Согласно ч. 1 ст. 24 Закона № 504, в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка-инвалида с детства подгруппы А группы I. Это означает, что накапливать, а затем использовать или получить компенсацию можно только за ежегодные отпуска (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 504) и дополнительный социальный отпуск «на детей» (ст. 19 Закона № 504).

Таким образом, к так называемым «несгораемым» отпускам относятся:

ежегодный основной отпуск;
ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;
ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда;
другие ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством;
дополнительный социальный отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка-инвалида с детства подгруппы А группы І.

2. Для отпусков за прошедшие годы не применяется ограничение их продолжительности в 59 дней

Ограничения по общей продолжительности ежегодных основного и дополнительных отпусков установлены для отпусков, которые предоставляют за рабочий год, и не применяются в случае предоставления отпусков за разные рабочие годы. Напомним, что общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, - 69 календарных дней (согласно статье 10 Закона № 504/96). Дополнительные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляются сверх ежегодных основные и дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, а также сверх ежегодных отпусков, установленных другими законами и нормативно-правовыми актами (часть седьмая ст. 20 Закона № 504/96).

Вопрос количества отпусков, которые могут быть предоставлены работнику в течение рабочего года, должен решаться по согласованию сторон трудового договора, то есть между работником и работодателем, или быть прописанным в Правилах внутреннего трудового распорядка.На это указывает Минсоцполитики в письме от 24 декабря 2013 г. № 152/13/82-13.

Поэтому, если работник подает заявление о предоставлении ему подряд нескольких отпусков, неиспользованных в течение прошлых лет, оснований не предоставлять ему сразу все неиспользованные отпуска, нет. Работодатель может ограничить их продолжительность только в связи с тем, что отсутствие работника в течение такого времени может негативно повлиять на производственный процесс.

3. Предоставление отпусков за прошлые годы оформляется так же, как и отпуск за текущий год

Порядок предоставления отпуска за прошлые годы такой же, как и текущих отпусков. Подробно об этом читайте в статье Документальное оформление предоставления ежегодного отпуска. Примеры заполнения документов

Также напоминаем, что для отпусков за прошлые годы действует правило деления на части, установлено ч. 1 ст. 12 Закона № 504/96: основная непрерывная часть ежегодного отпуска за каждый рабочий год должен составлять не менее 14 календарных дней.

4. Средняя зарплата рассчитывается за последние 12 календарных месяцев

Средняя заработная плата для расчета отпускных определяется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск (в соответствии с абз. 1 п. 2 Порядка исчисления средней заработной платы № 100). Это правило расчета средней зарплаты действует и для расчета отпускных за прошлые годы. По этой причине, как уже отмечалось выше, работодателю целесообразно предоставлять отпуска вовремя.

5. Отпуска за прошлые годы должны быть внесены в график отпусков

Все неиспользованные ранее отпуска или их часть должны быть включены в графика отпусковна текущий год. Это позволит спланировать предоставления отпусков с учетом интересов обеих сторон: и работника, и работодателя.

6. Замена денежной компенсацией

Законодательством предусмотрена по желанию работника замена части ежегодного отпуска денежной компенсацией (ч. 4 ст. 24 Закона № 504). Вместе с этим, продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть меньше 24 календарных дней. Поэтому, компенсация возможна только в пределах рабочего года и после его истечения при условии, если работник использовал 24 календарных дней ежегодного основного и дополнительных отпусков за этот рабочий год. Если же у работника есть неиспользованные ежегодные основные отпуска продолжительностью 24 календарных дня каждая, то компенсации он получить не сможет. А лицам до 18 лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией вообще не допускается.

7. Компенсация за неиспользованные отпуска при увольнении работника

Трудовым законодательством предусмотрено, что в случае увольнения работнику выплачивается денежная компенсация за дни неиспользованного ежегодного отпуска и дни неиспользованного дополнительного отпуска «на детей», независимо от того, за какой период они не использованы. (Ст. 24 Закона об отпусках).

В сервисе SMARTFIN.UA есть калькулятор для расчета такой компенсации, подробнее здесь: Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в калькуляторе SMARTFIN.UA

А об особенностях предоставления «детских» отпусков мы писали здесь: Дополнительный отпуск работникам, имеющим детей