Должностная инструкция: алгоритмы сборки и внедрения

08 грудня 2023 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, понад 15 років досвіду

Залог успешного развития бизнеса – четкое и четкое функционирование всех бизнес-процессов, когда каждый работник на своем месте и эффективно выполняет поставленные задачи. Именно для этого у каждого работодателя есть эффективный инструмент – должностная инструкция. Однако часто руководители предприятий не умеют или не желают его использовать. Надеемся, что этот материал поможет лучше разобраться в алгоритмах составления и внедрения должностных инструкций на вашем предприятии.

Теоретический блок

Определение должностной инструкции

Должностная инструкция – локальный документ предприятия, в котором определено:

организационно-правовой статус работника,
сформированы его права, обязанности, ответственность,
четко определены требования к знаниям и квалификации.

«Ответственность» является ключевой составляющей должностной инструкции, ведь работник отвечает за должное или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. А работодатель может быть привлечен к ответственности за отсутствие должностных инструкций, ведь в случаях проверок инспекционные органы квалифицируют это нарушением законодательства о труде.

Какие 3 важные задачи решает должностная инструкция

Должностная инструкция разрабатывается и внедряется на предприятии для того, чтобы сделать рабочий процесс более эффективным:

Документ помогает работникам четко понимать и выполнять свои трудовые обязанности.
Уменьшается вероятность дублирования функций работников на предприятии.
Правильно составленная должностная инструкция дает возможность вновь принятому работнику быстрее адаптироваться и понять свою роль в рабочем процессе, разобраться в организационной структуре предприятия и избежать необходимости постоянно уточнять обязанности и задачи.

То, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, позволяет максимально адаптировать ее под специфику каждой отдельной организации и актуализировать с учетом сферы деятельности предприятия. Неверно считать, что разработка должностных инструкций является сферой ответственности кадровой службы. Напротив, целесообразно вовлечь в этот процесс руководителей структурных подразделений предприятия, директора – то есть тех, кто максимально разбирается в всех этапах рабочего процесса и заинтересован в их эффективности.

Практический блок

4 шага к созданию должностной инструкции

Итак, переходя от теории к практике, начинаем составление должностной инструкции, используя такие инструменты:

Классификатор профессий – Справочник квалификационных характеристик или Профессиональные стандарты – организационные документы предприятия – устав, коллективный договор (при наличии) – правила внутреннего трудового распорядка – ДСТУ 4163:2020.

Применяем эти инструменты по такому алгоритму:

1. Определяем, что мы разрабатываем – должностную или рабочую инструкцию? Для ответа на этот вопрос руководствуемся должностью штатного расписания и разделом Классификатора профессий, к которому эта должность принадлежит. Если работник занимает должность, код Классификатора профессий которой начинается с цифры 1 по 4 включительно, это должностная инструкция, а если должность работника относится к разделам 5-9, то речь идет уже о рабочей инструкции. Отдельно подчеркнем, что названия должностей в штатном расписании предприятий должны отвечать требованиям Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденного приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. №327, о чем подробно разъяснено в письме Минсоцполитики 18.03.2016 г. №106/13/116-16.

2. Дальше следует установить, что конкретно будет делать лицо, принятое в должность. Здесь в помощь станет Справочник квалификационных характеристик профессий, или Профессиональные стандарты, уже внедренные для некоторых профессий (как повар, редактор мультимедийных изданий СМИ, бренд-менеджер и другие) и утвержденные КМУ (с перечнем таких стандартов и их содержанием можно ознакомиться на на сайте profstandart.org.ua). Именно в этих документах перечислено, что должен знать условно базовый пекарь, водитель, экономист, бухгалтер, кассир или коммерческий директор. Кроме того, хочется оговорить, что когда на предприятии несколько должностей одного профиля, но разных обязанностей – руководитель может разграничивать их производными словами, которые предлагает нам тот же классификатор (например, помощник, ведущий, старший, младший, заместитель и т.д.).

3. Теперь о практической части составления - должностная инструкция имеет унифицированную форму (Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный Протоколом заседания Нормативно методической комиссии Укргосархива 22.11.2015 № 7.). Следующие разделы должностной инструкции по унифицированной форме являются обязательным минимумом:

Общие положения (в раздел включаем общие основы работы работника в должности, цель деятельности, алгоритмы подчинения и назначения на должность, определяем расположение рабочего места работника и компетенции, которым он должен отвечать)
Задания и должностные обязанности (перечисляем конкретные действия, которые должен выполнять работник, занимающий эту конкретную должность, а также последовательность их выполнения)
Права работника (определяем должностные полномочия работника, пределы его компетенций)
Ответственность работника (указываем границы ответственности работника и какие последствия его ожидают в случае невыполнения возложенных на него обязанностей)
Должен знать (описываем знание, образование, квалификацию и опыт работы, законодательную и нормативно-правовую базу, которую должен знать работник)
Заключительные положения (утверждаем порядок вступления в силу должностной инструкции и условия для пересмотра)

При необходимости по усмотрению руководителя можно включить дополнительные разделы, не исключая при этом базовые. Кроме того, следует проверить разработанную должностную инструкцию на соответствие требованиям оформления типовых документов предприятия (ДСТУ 4163:2020).

4. Финализируем процесс внедрения должностных инструкций на предприятии, придавая им правовой статус. Существует два варианта корректного утверждения:

Приказом, в котором перечислены действующие на предприятии должностные инструкции в соответствии со штатным расписанием.
Директор может утверждать каждую должностную инструкцию отдельно, в верхнем правом углу, согласно стандартам.

Пример приказа об утверждении должностных инструкций

приказ об утверждении должностных инструкций

После утверждения одним из перечисленных вариантов, должностные инструкции доводятся до работника под подпись. Именно письменное свидетельство осведомленности работника в своих обязанностях и ответственности является основой для разрешения трудовых споров и является первоочередным документом, востребованным в судебных практиках.

Возможно, вам будут полезны следующие материалы:

Пример должностной инструкции (бухгалтер), шаблон должностной инструкции бухгалтера

Шаблон должностной инструкции бухгалтера составлен с помощью указанного выше алгоритма. Документ загружается в формате Word).

Должностная инструкция бухгалтера - скачать

А здесь можно просмотреть шаблоны других должностных инструкций.