ФОП замовляє послуги у фізособи: як правильно оформити ЦПД і уникнути штрафів

18 лютого 2026 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

ФОПи як загальної, так і спрощеної систем оподаткування часто замовляють роботи або послуги у звичайних громадян, які не зареєстровані підприємцями.

Йдеться про роботи обмеженого обсягу або разові послуги, які фізособи-громадяни зазвичай виконують якісніше, швидше і без надмірних адміністративних витрат.

У багатьох випадках це простіше й економічно доцільніше, ніж укладати договір із суб'єктом господарювання.

Зокрема, це можуть бути:

Інтелектуальні послуги:

написання статей, переклади, редагування текстів;
розробка разового дизайну (логотипу, банеру, макету);
створення окремого програмного коду або тестування ПЗ з чітким технічним завданням;
разові фахові консультації тощо.

Роботи невеликого обсягу:

дрібний ремонт приміщень, офісної техніки, електротехнічні та сантехнічні роботи;
складання меблів;
одноразове прибирання території, приміщень тощо.

Спеціалізовані разові послуги:

проведення разового тренінгу, майстер-класу, лекції;
участь у зніманні роликів, наприклад, як моделей для реклами;
надання послуг фотографа для конкретної події;
музикальний супровід заходу тощо.

Такі роботи (послуги) фізособи-громадяни виконують (надають) на підставі укладених цивільно-правових договорів (ЦПД) – договору підряду або договору про надання послуг.

Переваги співпраці з фізичними особами за ЦПД

Співпраця з фізичною особою на підставі цивільно-правового договору має низку практичних переваг для ФОПа, як з погляду адміністрування, так і з позиції правових зобов'язань:

Мінімізація зобов'язань ФОПа

Головна перевага – відсутність трудових відносин. Це означає:

відсутність зобов'язань, пов'язаних із трудовим законодавством (не потрібно надавати оплачувану відпустку, лікарняні);
не застосовуються гарантії щодо мінімальної зарплати;
немає обмежень щодо робочого часу;
відсутня необхідність вести повний кадровий облік, як для найманого працівника.

Гнучкість та оперативність

ЦПД ідеально підходить для:

виконання конкретного завдання чи обсягу робіт, який має чіткий початок та кінець (наприклад, написати статтю, розробити логотип, зробити ремонт);
разового або обмеженого обсягу робіт;
вузькоспеціалізованої роботи, коли простіше найняти фахівця на короткий термін, ніж вводити нову посаду до штату.

Процедура укладення ЦПД значно швидша й простіша, ніж оформлення працівника.

Зручність адміністрування

ФОПи-виконавці робіт та надавачі послуг мають обмеження за КВЕДами (видами діяльності). Але ФОП-замовник, укладаючи ЦПД із фізособою-громадянином, не зобов'язаний перевіряти її КВЕДи.

Це істотно спрощує процедуру замовлення послуги або роботи.

Єдине, на що потрібно звернути увагу: чи не підлягає відповідна діяльність ліцензуванню.

Перелік видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню, встановлено ст. 7 Закону № 222*.

Увага! Як уникнути перекваліфікації в трудові відносини

Співпраця за ЦПД перебуває під пильним контролем. Тож, обираючи цей формат співпраці, ФОП повинен уникати відносин, які мають ознаки трудових. Щоб звести ризики до мінімуму, у договорі обов'язково має бути зазначено:

конкретний результат, якого потрібно досягти (бажано матеріалізований);
строк виконання договору;
розмір винагороди та порядок її виплати (після виконання роботи або за конкретний обсяг);
перелік документів, які складаються після виконання (акт виконаних робіт/наданих послуг).

У договорі не повинно бути:

графіку роботи;
підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку;
формулювань «посада», «робоче місце», «щомісячна оплата».

Інакше контролюючі органи можуть визнати такі відносини трудовими!

Судова практика свідчить: якщо фактичні відносини відповідають ознакам трудових, сам факт наявності ЦПД не захистить замовника від штрафних санкцій.

Документальне оформлення відносин з фізичною особою

1. Договір

У більшості випадків договір між ФОП та фізичною особою укладається у письмовій формі.

Згідно зі ст. 208 ЦКУ**, письмова форма передбачена, зокрема, для правочинів фізосіб між собою на суму понад 340 грн.

Формально правочин може вважатися укладеним і без окремого документа. Якщо, наприклад, сторони обговорять умови співпраці у листуванні, а після прийняття ФОПом-замовником робіт (послуг) підпишуть акт виконаних робіт (надання послуг).

чек-лист Договір цпд перед підписання

Однак письмовий договір забезпечує ФОПу:

захист від можливих спорів;
підтвердження реальності господарської операції;
чітке визначення умов правочину, адже у договорі чітко прописуються строки, вартість, відповідальність сторін та інші нюанси;
доказ у суді (у разі виникнення конфлікту письмовий договір служить незаперечним доказом у судовому розгляді справи).

Практично – це мінімальний рівень безпеки

2. Акт виконаних робіт (наданих послуг)

Це ключовий документ. Особливо важливий для ФОПів на загальній системі оподаткування, адже саме він підтверджує витрати при визначенні чистого оподатковуваного доходу. Без акта витрати можуть бути визнані непідтвердженими.

3. Документи на оплату

Також особливо важливі для ФОПів загальної системи оподаткування.

Безготівкова форма: Підтверджується платіжною інструкцією, наданою банком для проведення оплати.

Готівкова форма. Може оформлюватися квитанцією довільної форми або видатковим касовим ордером.

Тут слід зазначити, що оформлення касових ордерів для ФОПів не є обов'язковим (п. 39 Положення № 148***), а отже і в оформленні касових ордерів потреби немає. Проте на практиці багато ФОПів використовують ВКО для впорядкування документообігу. Іноді це легше, ніж придумувати самотужки якісь документи.

Обмеження готівкових розрахунків

Згідно з п. 6 Положення № 148: ФОП має право здійснювати розрахунки готівкою з фізособами протягом одного дня у розмірі до 50 000 грн включно.

Важливо: цей ліміт застосовується до розрахунків з однією конкретною фізичною особою протягом одного дня незалежно від кількості договорів або платіжних документів. Тобто якщо виплата проводиться за кількома договорами, їх сума все одно не може перевищувати 50 000 грн на день на одну особу.

Суми понад граничний ліміт проводяться через надавачів платіжних послуг: або переказ коштів із рахунку на рахунок, або внесення коштів до банківських кас для подальшого їх переказу на рахунки отримувачів коштів.

Порушення цього правила тягне за собою фінансові санкції.

Оподаткування винагороди за ЦПД

При виплаті винагороди ФОП виступає податковим агентом і має виконати функції, передбачені пп. 14.1.180 ПКУ.

Він зобов'язаний:

нарахувати ПДФО – 18%;
утримати військовий збір – 5%;
сплатити їх до бюджету;
подати Податковий розрахунок****;
нести відповідальність у разі порушень.

Крім того, ФОП є страхувальником та нараховує ЄСВ 22% на суму винагороди (Закон № 2464*****). База нарахування – сума винагороди за договором.

Таким чином, загальне фіскальне навантаження при виплаті винагороди фізособі становить:

23% утримань із доходу фізособи (18% + 5%);
22% ЄСВ за рахунок ФОПа.

І це потрібно враховувати при визначенні «чистої» суми, яку отримає виконавець.

Важливо: ЄСВ нараховується незалежно від того, чи є виконавець працевлаштованим в іншого роботодавця. Якщо ФОП укладає цивільно-правовий договір з особою з інвалідністю, ставка ЄСВ залишається 22%. Пільгова ставка 8,41% застосовується лише до сум заробітної плати в межах трудових відносин. Винагорода за ЦПД не є заробітною платою, тому на неї пільгова ставка не поширюється.

Працюєте з ЦПД? Автоматизуйте нарахування

Якщо ФОП регулярно укладає цивільно-правові договори, важливо не лише правильно їх оформити, а й коректно нарахувати винагороду, податки та ЄСВ.

У SMARTFIN передбачена автоматизація роботи з договорами ЦПХ:

автоматичне нарахування доходу за договором;
розрахунок ПДФО, військового збору та ЄСВ;
формування розрахункової відомості;
автоматичне створення акта виконаних робіт;
включення сум до Податкового розрахунку.

Це зменшує ризик помилки при розрахунках і спрощує адміністрування виплат фізособам.

SMARTFIN дозволяє мінімізувати ручні розрахунки та знизити ризик помилки при роботі з договорами ЦПХ.
Спробуйте можливості сервісу на практиці. Реєструйтеся →

Висновок

Залучення фізособи за цивільно-правовим договором – законний та зручний механізм співпраці, та інструмент правової безпеки ФОПа.

Але лише за умови:

правильного оформлення договору;
чіткого визначення результату роботи;
належного документального підтвердження;
коректного нарахування та сплати податків.

Інакше зʼявляється ризик перекваліфікації відносин у трудові та серйозні фінансові санкції!

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

* Закон України "Про ліцензування видів господарської діяльності" від 02.03.2015 р. № 222-VIII.

** Цивільний кодекс України.

*** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

**** Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну України від 30.01.2015 р. № 4.

***** Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.