Облік товарних запасів у ФОП: коли обовʼязковий і що загрожує за порушення

Облік товарних запасів — це не лише про порядок на складі. Для ФОП, які працюють з РРО або ПРРО, це ще й чітка вимога закону. А її порушення — не формальність, а ризик отримати штраф у вартості всього необлікованого товару. Чи завжди потрібно вести облік? А як бути з послугами, вживаними товарами, інтернет-магазинами?

У цьому матеріалі ми розібрали найпоширеніші ситуації та пояснили, коли товарний облік для ФОП обов'язковий, а коли — ні.

Відсутність обліку товарних запасів: що загрожує підприємцю

Який штраф загрожує ФОП на єдиному податку та загальній системі оподаткування за не ведення обліку товарних запасів?

ВІДПОВІДЬ: Обов'язок вести облік товарних запасів відповідно до Порядку № 496* та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку, встановлено в п. 12 ст. 3 Закону про РРО**. Він розповсюджується на суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів. З цього пункту випливає, що облік товарних запасів мають вести фізособи — підприємці (ФОП):

1. загальної системи оподаткування;
2. єдинники, зареєстровані платниками ПДВ;
3. єдинники, не зареєстровані платниками ПДВ, які реалізують наступні види товарів:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• ліки;
• медичні вироби;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, у т.ч. органогенного утворення, та напівдорогоцінного каміння.

Облік товарних запасів вказані підприємці мають вести у Формі обліку*** затвердженій Порядком № 496. Відповідальність за відсутність у них обліку (а також за не надання під час податкової перевірки документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу) передбачена ст. 20 Закону про РРО. Вона встановлена у вигляді штрафу у розмірі вартості необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше 10 НМДГ.

Облік товарних запасів при наданні послуг

? ФОП 2 групи єдиного податку надає стоматологічні послуги, використовуючи лікарські засоби та медичні вироби. Чи потрібно йому вести облік товарних запасів?

ВІДПОВІДЬ: Ні, не потрібно, і ось чому.

Відповідно до Форми обліку та пп.пп. 4, 5 п. 3 р. II Порядку № 496 у графі 7 Форми обліку зазначають загальну вартість товару відповідно до первинного документа про його надходження. Під надходженням товару розуміють: придбання, повернення товару від покупців, внутрішнє переміщення. А у графі 8 зазначають загальну вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через РРО/ПРРО). При цьому під вибуттям товарів для цілей Порядку № 496 вважають:

• продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено без застосування РРО/ПРРО;
• внутрішнє переміщення товару між належними одному ФОПу місцями продажу та/або місцями зберігання;
• знищення або втрата товару;
• повернення товару постачальнику;
• використання товарів на власні потреби.

Вочевидь, йдеться про товар, який придбавається виключно з метою його перепродажу в незмінному вигляді. І хоча при наданні стоматологічних послуг широко використовуються різні матеріали, ліки та медичні вироби, називати їх товарами в контексті Порядку № 496 концептуально неправильно, бо вони використовуються в процесі надання послуги, а не для продажу.

Облік товарних запасів та інвентаризація

? Чи існує для ФОПа, який веде облік товарних запасів, обов'язок періодично проводити їх інвентаризацію?

ВІДПОВІДЬ: Ні, не існує.

Відповідно до п. 3 Положення № 879****, яким регулюється процес проведення інвентаризації, вимоги цього документа обов'язкові виключно до юридичних осіб. І взаємозв'язку між Положенням № 879 та п. 12 ст. 3 Закону про РРО, яким встановлено обов'язок вести облік товарних запасів певним категоріям підприємців (див. відповідь на запитання 1), немає.

Безумовно, якщо підприємець, який веде діяльність у сфері роздрібної торгівлі (особливо якщо у нього є наймані працівники — продавці), має бути зацікавлений в тому, щоб у нього на торгових точках був порядок. Тому він може ініціювати проведення інвентаризації для того, щоб впевнитись, що весь нерозпроданий товар присутній у місці його продажу, і продавці сумлінно виконують свої обов'язки. Такі інвентаризації він має проводити у будь-який час, коли вважатиме за потрібне.

Облік вживаного товару

? ФОП 2 групи єдиного податку реалізує з використанням РРО вживані технічно складні товари, у яких збіг гарантійний строк (мобільні телефони, фото- та відеокамери тощо). Чи потрібно вести їх облік відповідно до Порядку № 496?

ВІДПОВІДЬ: Так, потрібно.

Пунктом 12 ст. 3 Закону про РРО встановлено, що при реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, ФОП має вести їх облік відповідно до Порядку № 496. При цьому ФОП має орієнтуватися на Перелік груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування РРО, затверджений постановою КМУ від 16.03.2017 р. № 231. Тобто, якщо товар зазначений у вказаному Переліку, то при його реалізації ФОП-єдинник має вести його облік у Формі обліку.

При цьому ані Закон про РРО, ані Порядок № 496 не містять виключення для технічно складних товарів, які були у вжитку та гарантійний строк яких завершився.

Облік товарних запасів в інтернет-магазині

? ФОП 2 групи здійснює продаж ювелірних виробів через інтернет-магазин. Покупці після вибору товару можуть оплатити його на сайті інтернет-магазину через LiqPay або через мобільний застосунок Приват 24. Чи потрібно при таких формах оплати вести облік товарних запасів?

ВІДПОВІДЬ: Спосіб оплати не впливає на обов'язок ведення обліку товарних запасів, і от чому.

З огляду на п. 12 ст. 3 Закону про РРО ФОП-єдинник, який реалізує ювелірні вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, у т.ч. органогенного утворення, та напівдорогоцінного каміння, має вести облік товарних запасів відповідно до Порядку № 496. При цьому в п. 12 ст. 3 Закону про РРО спосіб оплати взагалі не згадується. Це означає: вирішальною ознакою щодо ведення обліку товарних запасів для ФОПа, який продає ювелірні вироби, є лише вид товару.

Втім, спосіб розрахунків має вплив на заповнення Форми обліку. Відповідно до пп. 5 п. 3 р. ІІ Порядку № 496 у її графі 8 зазначають загальну вартість товару, що вибув (крім даних щодо продажу через РРО/ПРРО). При цьому під вибуттям товарів для цілей Порядку № 496, зокрема, вважають продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено без застосування РРО/ПРРО. Таким чином, у Формі обліку відображають продаж товарів, який відбувся без застосування РРО/ПРРО.

Розрахунки через LiqPay та Приват24 є безготівковими, але: на розрахунки через LiqPay вимоги Закону про РРО щодо застосування РРО/ПРРО розповсюджуються, а на розрахунки через мобільний застосунок Приват24 - ні! Відповідно до п. 1 ст. 3 Закону про РРО ФОП сфери торгівлі зобовʼязані застосовувати РРО або ПРРО, якщо вони при продажу товарів «здійснюють розрахункові операції … в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо)». Тобто серед безготівкових платежів, які б вимагали від ФОПа обовʼязкового застосування РРО/ПРРО, виділено один спосіб розрахунку — із застосуванням електронних платіжних засобів. Тут мається на увазі, перш за все, платіжна банківська картка. Щоб провести платіж за товар, дані цієї картки (номер, дату дії та CVV-код) платник коштів має надати платіжному сервісу (у цьому випадку, LiqPay), який встановлено на сайті продавця. Після обробки інформація поступить до банку покупця і той перерахує кошти до банку продавця. Тобто між покупцем товару та його продавцем стоїть, так би мовити, фінансовий онлайн-посередник.

Якщо ж покупець оплачує товар через мобільний застосунок Приват24, то посередника тут немає. Платіж проводиться із застосуванням інтернет-банкінгу, коли покупець дає своєму банку платіжну інструкцію, вказуючи реквізити продавця, і банк після перевірки наданої інформації, перераховує кошти на ІBAN рахунок продавця з ІBAN рахунку покупця. На такі розрахунки вимоги Закону про РРО не розповсюджуються, і РРО/ПРРО тут не застосовується. Цей висновок підтверджують і податківці в консультації в ЗІР, категорія 109.03.

Переваги автоматизації товарного обліку з SMARTFIN

Вести облік в Excel — це нескінченні таблиці, ручне заповнення й ризик помилок. У SMARTFIN ми зробили все, щоб звільнити вас від цієї рутини! Облік товарів більше не викликає стресу — він автоматизований і точний.

Тож якщо ви ФОП і зобовʼязані вести товарний облік — пропонуємо робити це просто і безпечно!

Як працює автоматизований облік у SMARTFIN?

1. Створюєте Форму обліку — для кожної торгової точки або місця реалізації.
2. Вказуєте параметри: адреса, дата початку, типи первинних документів (накладні, чеки тощо).
3. Додаєте початковий запис — залишки товарів на момент початку обліку.
4. Система автоматично заповнює Форму на основі обраних документів.

Отже, до Форми автоматично потрапляють:

• прибуткові та видаткові накладні;
• повернення товарів;
• надходження з торговою націнкою.

Ваш результат:

• Жодного хаосу в таблицях
• Повна відповідність Порядку № 496
• Спокій при будь-якій перевірці

Зареєструйтесь на SMARTFIN.UA і протестуйте ведення товарного обліку безкоштовно. Побачите, як просто дотримуватись законодавства, коли все автоматизовано.

______________________________

* Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну України від 03.09.2021 р. № 496.

** Закон України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.

*** Форма ведення обліку товарних запасів.

**** Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879.