Особова картка працівника: загальні вимоги до форми № П-2 та її заповнення

Мова в сьогоднішньому матеріалі піде про особову картку працівника, яка є головним документом з обліку особового складу підприємства, організації чи установи. Чи обов'язково мати особову картку на кожного працівника? Які вимоги до її заповнення та зберігання? Відповіді на ці та інші питання читайте у статті.

Типова форма № П-2 "Особова картка працівника": всі розділи та їх заповнення

Типова форма первинної облікової документації № П-2 "Особова картка працівника" була затверджена 25 грудня 2009 року об'єднаним наказом Держкомстату та Міністерства Оборони України №495/656. Форма № П-2 стандартна і використовується більшістю роботодавців, в тому числі в бюджетних установах. Для деяких категорій працівників, наприклад, суддів та держслужбовців, затверджені свої форми особових карток, про них ми поговоримо пізніше. А зараз розглянемо детальніше типову форму № П-2, яка необхідна більшості роботодавців.

Складається вона наступних розділів:

• I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ (тут вказуємо основну інформацію про працівника: ПІБ, дату народження та громадянство, відомості про освіту та післядипломну професійну підготовку, загальний стаж роботи, сімейний стан та склад сім'ї, місце прописки та фактичного проживання, а також паспортні дані. Інформація вноситься на основі наданих документів: паспорта, документів про освіту, шлюб, трудової книжки).
• II. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК (заповнюємо розділ лише в тому випадку, якщо працівник є військовозобов'язаним або призовником, на основі наданих документів: військового квитка, тимчасового посвідчення або посвідчення пpо приписку до призовної дільниці).
• III. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (в цьому розділі вказуємо інформацію про професійну освіту працівника, яка здійснювалась за рахунок роботодавця).
• IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ (тут міститься інформація про призначення працівника на роботу, дату прийняття або переведення, назву посади та код за Класифікатором професій. Всі дані заповнюємо на підставі наказу про прийняття працівника на роботу та/або наказу про переведення (якщо таке відбулося). З кожним записом працівник повинен знайомиться особисто під підпис.
• V. ВІДПУСТКИ (в цьому розділі зазначаємо відпустки всіх видів, які надаються працівнику під час його роботи на підприємстві, наприклад, щорічна відпустка чи соціальна відпустка на дітей, а також вказуються дати цих відпусток).

Для даних, які не були зафіксовані в основних розділах, передбачена графа "Додаткові відомості". Тут можемо вказувати інформацію про наявність у працівника державних нагород, знання іноземних мов, участь у бойових діях тощо.

Якщо працівник звільняється, в графі "Дата і причина звільнення (підстава)" зазначаємо відповідну інформацію згідно з наказом про звільнення. Не забуваємо вказати причину (підставу) для звільнення і відповідну статтю КЗпП, на основі якої відбулося звільнення. Інформація підтверджується особистим підписом працівника.

Загальні вимоги до особистих карток працівників

Особова картка в обов'язковому порядку заводиться на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, в тому числі на сумісників, працівників для тимчасової чи сезонної роботи.

Як правило, за заповнення та зберігання особових карток відповідають фахівці кадрової служби підприємства.

Якщо під час роботи на підприємстві у працівника змінюється прізвище, місце проживання, сімейний стан (тощо), нову інформацію необхідно відобразити в особовій картці.

Всі особові картки зберігаються на підприємстві або в його структурних підрозділах, якщо такі передбачені штатним розписом, у загальній картотеці за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

Картки військовозобов'язаних працівників та призовників зберігаються в окремій картотеці в такому порядку: військовозобов'язані офіцерського складу (1), військовозобов'язані рядового, сержантського та старшинського складу (2), військовозобов'язані жінки (3) та призовники (4). Якщо працівника знято з військового обліку за віком або станом здоров'я, його особова картка перекладається в загальну картотеку підприємства.

Після звільнення працівника його форму № П-2 зберігаємо у відділі кадрів ще 3 роки, а в кадровому архіві - 75 років.

Якщо працівника повторно прийнято на роботу, поновлюємо інформацію в старій особовій картці, а не заводимо нову.

Які штрафи за порушення вимог до заповнення особової картки працівника?

Якщо роботодавець не завів особову картку за типовою формою № П-2 на працівника, або вказав не всю інформацію, фахівці Держпраці можуть застосувати до нього санкції на основі ч. 2 ст. 265 КЗпП (за порушення інших вимог трудового законодавства) та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати ( до 1 грудня 2021 р. - 6000 грн., після 1 грудня 2021 року - 6500 грн.)

Особова картка працівника в SMARTFIN.UA

Користувачі програми SMARTFIN.UA мають можливість сформувати особову картку на кожного працівника за типовою формою № П-2 всього за кілька секунд. Для цього перейдіть у розділ "Кадри" на натисніть кнопку Створити.

В блоці документів, що стосуються Прийняття на роботу, оберіть "Особова картка працівника" та визначте, для кого її сформувати. В сформований документ автоматично підтягнеться та інформація, яку користувач заповнив, створюючи працівника. Решту полів потрібно буде заповнити вручну, відповідно до вимог заповнення особих карток працівників.

Нагадаємо, що онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA - це оптимальне рішення для ведення ФОП. Розрахунок зарплати, лікарняних, відпускних, сум компенсацій за невикористані відпустки, податків, відряджень - і все це за лічені хвилини! А ще: підготовка кадрової документації за допомогою бібліотеки шаблонів, облік робочого часу, подання звітності, облік доходів та витрат ФОП. Реєструйтесь, щоб оцінити всі можливості програми! Після реєстрації вам буде доступний безкоштовний тестовий період з доступом до всіх функцій!