Перевірки ТЦК: як підприємству працювати без порушень

08 липня 2024 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи

Весняні зміни законодавства щодо питань мобілізації відчутно вплинули на бізнес. Велика кількість нормативних актів, кожен з яких певною мірою вніс корективи в налагоджені процеси ведення військового обліку (ВО) на підприємстві, а також суттєве зростання штрафів за порушення або неналежне ведення підприємством цього обліку є важливою причиною знову детально зосередитись на даному питанні.

Для початку слід зазначити, що основні алгоритми ведення військового обліку на підприємстві та базові документи, які необхідні для цього роботодавцю, залишаються незмінними: про них детально було викладено у цьому матеріалі. Отже, основне:

Військовий облік на підприємстві ведеться на всіх працівників, з якими у підприємства оформлені трудові відносини, незалежно від форми трудового договору (основний або за сумісництвом).

Для належного ведення військового обліку на підприємстві при прийнятті на роботу нового працівника роботодавець зобов'язаний отримати від кандидата паспорт громадянина України та військово-обліковий документ.

Постановою 559 від 16.05.2024 р. перелік дійсних для обліку військово-облікових документів доповнено:

Посвідчення про приписку до призовної дільниці (для призовників до 25 років)
Тимчасове посвідчення військовозобов'язаного або військовий квиток (для військовозобов'язаних)
Військовий квиток (для резервістів)
Військово-обліковий документ нового зразка (для призовників, військовозобов'язаних та резервістів).

Військово-обліковий документ нового зразка має єдину форму для всіх категорій військовозобов'язаних працівників та може бути наданий у паперовій або в електронній формі, із зауваженням, що електронна форма є дійсною лише за наявності QR-коду.

На підставі отриманих документів від працівника, особа, відповідальна за ведення військового обліку:

Заповнює та подає Повідомлення про зміну облікових даних (дод. 4 Порядку 1487) до ТЦК, в якому перебуває на обліку прийнята особа.
Вносить дані до Списків персонального військового обліку (дод. 5 Порядку 1487) та до Відомості оперативного обліку (дод. 12 Порядку 1487)
Копію ВОД вносить до справи, сформованої за категоріями відповідно Списку

За останніми змінами в законодавстві стосовно військового обліку, відповідальному за його ведення на підприємстві необхідно:

Оновити електронну версію Списків персонального військового обліку згідно з оновленим дод. 4 Порядку 1487 з такими зауваженнями:

у графі 9 Списків офіцерського складу необхідно зазначати рівень освіти, керуючись ст. 10 ЗУ Про освіту, та реквізити всіх документів про освіту, що є у даного військовозобов'язаного працівника.
у графі 17 потрібно зазначати дані з останнього переведення/переміщення працівника
у графі 14 – пункт, розділ та номер переліку, яким оформлено бронювання військовозобов'язаного, або номер команди, зазначений у мобілізаційному розпорядженні військовозобов'язаного чи резервіста.

Оновити Відомість оперативного обліку із зазначенням підпису керівника підприємства.
Провести аудит військово-облікових документів жінок, що працюють на підприємстві та підлягають військовому обліку* (мають медичну або фармацевтичну освіту). У разі виявленні відсутності документів у таких працівниць – письмово повідомити їх про необхідність стати на військовий облік та отримати ВОД.
Провести аудит розділу призовників Списків персонального військового обліку, для виявлення працівників старше 25 років, адже вони повинні замінити посвідчення про приписку до призовної дільниці на актуальний військово-обліковий документ та обліковуватися у належному розділі Списків персонального військового обліку. Письмово повідомити таких працівників про потребу надати новий ВОД.
Оновити Правила військового обліку (що діють з 18.05.2024) та провести роз'яснювальну роботу серед працівників про необхідність виконання вимог законодавства щодо оновлення всіма військовозобов'язаними працівниками військово-облікових даних.

*З 18.05.2024 року заборонено приймати на роботу жінок, що підлягають військовому обліку, без військово-облікових документів.

Перевірки ТЦК: види перевірок, їх періодичність, алгоритм дій для підготовки роботодавця

Перевірки ТЦК на підприємстві можуть бути двох видів: планові та позапланові. Чим вони відрізняються - нижче на зображенні.

види перевірок ТЦК на підприємстві

Чек-лист документів, які потрібно підготувати роботодавцю перед перевіркою ТЦК:

Наказ про покладення обов'язку щодо ведення в/о на підприємстві із зазначенням доплати відповідальній особі.
Посадова інструкція з переліком обов'язків особи, відповідальної за в/о (якщо вони не зазначені в наказі).
Правила військового обліку (станом на 18.05.2024) та журнал (аркуш) доведення Правил до працівників з особистими підписами працівників, прийнятих з 05.01.2023 року.
Списки персонального військового обліку.
Відомість оперативного обліку.
Наказ, що визначає потребу у підвищенні кваліфікації відповідальної особи.
Графік звіряння облікових даних військовозобов'язаних працівників, затверджений керівником підприємства.Копії військово-облікових документів працівників відповідно до Списків персонального військового обліку.Журнал обліку результатів перевірки.
Зведений список працівників, які підлягають взяттю на військовий облік призовників (за наявності таких працівників).

Додаткові документи, щодо яких може надійти запит на перевірку: накази з кадрових питань, штатний розпис, копії повідомлень про зміну облікових даних, про призначення/звільнення директора та відповідального за військовий облік на підприємстві з поштовими квитанціями, що підтверджують їх надсилання, наказ про стан військового обліку за попередній рік тощо.

перелік дій, які мають виконуватися роботодавцем, щоб уникнути штрафів

Розпорядження від ТЦК: як діяти роботодавцю?

Відповідно до п. 13 Постанови 560 у разі отримання підприємством розпорядження від ТЦК з вимогою сповістити працівників про виклик та забезпечити їх прибуття для оновлення даних до відповідного ТЦК роботодавець зобов'язаний:

видати наказ по підприємству та ознайомити під підпис вказаних у розпорядженні працівників;
в 3 денний строк направити копію наказу про оповіщення до відповідного районного (міського) терцентру комплектування та соціальної підтримки населення;
Забезпечити прибуття працівників до відповідних місць, зазначених в розпорядженні АБО увільнити працівників від роботи для самостійного прибуття зі збереженням на цей час середньої з/п (наприклад, видати відповідний наказ).

Якщо працівники, зазначені у розпорядженні, на момент його отримання підприємством, відсутні на роботі з поважних причин (перебувають у відпустці, відпустці без збереження заробітної плати, працюють у дистанційному форматі, знаходяться на лікарняному), роботодавець:

Надсилає працівникам, зазначеним в розпорядженні, копію наказу про виклик працівника до ТЦК та СП, поштовим відправленням з описом вкладення.
Надсилає до ТЦК та СП копію наказу про оповіщення по підприємству, підтвердження відправлення наказу про оповіщення працівникам, відсутнім на роботі, копії документів, що підтверджують відсутність працівників з поважних причин (копії наказу на відпустку, відрядження, копія е-лікарняного тощо).

Якщо працівники, зазначені у розпорядженні, відмовляються ознайомлюватися з наказом про оповіщення і виклик їх до ТЦК, роботодавець:

Складає акт про відмову працівника ознайомлюватися з наказом про оповіщення та виклик до ТЦК.
Невідкладно повідомляє ТЦК про відмову працівника отримати повістку згідно з розпорядженням.
Невідкладно повідомляє ТЦК про працівників, які відмовились від ознайомлення з розпорядженням та написали заяви на звільнення.

Штрафи та відповідальність за порушення:

Перелік порушень, за які може бути накладено штраф на керівника підприємства або особу, відповідальну за ведення військового обліку на підприємстві:

Недопуск до перевірки
Невиконання розпорядження ТЦК про оповіщення та виклик працівників
Неведення або неналежне ведення військового обліку на підприємстві

ЗАУВАЖТЕ: Роботодавець не несе відповідальності за непоновлення військово-облікових даних працівника.

Щодо розміру штрафів, які можуть бути накладено на посадових осіб за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, а саме до такого правопорушення прирівнюють вищенаведені пункти, керуватись потрібно ст. 210-1 КУпАП (зі змінами, внесеними 09.05.2024 р. ЗУ №3696)

На цей час штрафи за такі порушення становлять від двох тисяч до трьох тисяч п'ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 34 000 до 59 500 грн та накладаються на винну особу (керівник, або особа відповідальна за ведення в/о на підприємстві).

Слід зазначити, що в деяких випадках, порушення з накладенням штрафу можуть бути виявлені й без перевірки: наприклад, за невиконання підприємством розпорядження про оповіщення та виклик працівників до ТЦК та СП.

Штраф за правопорушення може бути накладено протягом 3-х місяців з моменту виявлення правопорушення, але не пізніше року з моменту вчинення правопорушення.

Як онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA допоможе автоматизувати робочі процеси?

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA допоможе бухгалтерам та підприємцям розрахувати заробітну плату, відпускні, лікарняні, компенсацію днів відпустки при звільненні, будувати графіки змінності будь-якої складності, подавати звіти, вести облік доходів та витрат. У розділі Кадри зібрані 65+ шаблонів кадрових документів, які необхідні для взаємодії з працівниками, в тому числі під час воєнного стану. Є інтеграції з банками та ПРРО, передбачена можливість створювати інвойси, рахунки на оплату, виставляти акти, формувати бухгалтерські звіти, і не тільки.

Реєструйтесь та оцініть самостійно всі функції програми, які допоможуть автоматизувати робочу рутину. Після реєстрації у вас буде 3 безкоштовних дні для самостійного тестування можливостей SMARTFIN.UA! Наші консультанти на зв'язку, тож з радістю допоможуть налаштувати розрахунки!