Первинка ФОПа на загальній системі: які документи врятують ваші витрати при перевірці

Якщо до ФОПа на загальній системі навідується перевірка, 99,9% своєї уваги податківці приділяють витратним документам. Логіка проста: знайти витрати без первинних документів або помилки в їх складанні, визнати їх невідповідними та виключити з податкового обліку.

У результаті ФОП може отримати:

• недоплату ПДФО, а автоматично і ВЗ;
• донарахований дохід, з якого ФОП муситиме сплатити ПДФО та ВЗ;
• штрафи за заниження податкових зобов'язань згідно зі ст. 123 ПКУ.

Захист від такого сценарію простий – усвідомити, наскільки критично важливими є первинні документи, а також оформлювати первинку на кожну операцію.

У статті розглянемо первинні документи, наявність (або відсутність) яких впливає на оподаткування доходів ФОПів, отриманих від здійснення госпдіяльності: від банківських виписок до актів списання пального.

Зміст матеріалу для вашої зручності:

• Навіщо ФОПу первинні документи?
• Вимоги до оформлення первинних документів
• Первинні документи, що підтверджують отримання доходів
• Документи, що підтверджують основні витрати
  • безготівкові придбання
  • договір та інвойс: чи є вони первинними документами?
  • готівкові придбання
  • бартер
  • виплата зарплати, премій та винагород за ЦПД
• Особливості документального підтвердження окремих видів витрат
• Таблиця: операції та відповідні первинні документи
• Замість висновку

Навіщо ФОПу первинні документи?

Саме на основі первинних документів ФОП визначає чистий оподатковуваний дохід, з якого сплачує ПДФО та ВЗ (п. 177.1 ПКУ (1)). Немає документа – немає витрат, а отже, податок рахується з більшої суми.

Первинка ФОПа ділиться на дві групи:

• дохідна – підтверджує отримані доходи;
• витратна – підтверджує витрати, які зменшують оподатковуваний дохід. Як відображати такі витрати у Книзі обліку, ми детально розбирали у другій частині циклу про Книгу обліку.

Важливо: саме витратна група – головний об'єкт уваги податківців, тому до її оформлення варто ставитися найприскіпливіше.

Вимоги до оформлення первинних документів

Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік (2) первинний документ містить відомості про здійснену господарську операцію (3). Він може бути складений в паперовій або в електронній формі, але в будь-якому разі має містити всі обов'язкові реквізити (за ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), а саме:

• назву документа та дату складання;
• назву суб'єкта господарювання, від імені якого складено документ;
• зміст, обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
• посаду та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати учасника операції.

Важливо: документ без хоча б одного з цих реквізитів податківці можуть визнати невідповідним і, відповідно, зняти витрати.

Первинні документи, що підтверджують отримання доходів

Набір дохідної первинки залежить від того, як саме ФОП отримує дохід.

• Банківські виписки про зарахування коштів на поточний рахунок. Основний масив таких зарахувань – виручка від провадження госпдіяльності. Але не забувайте: доходом ФОПа є й штрафи, пені та інші компенсації, отримані за порушення умов цивільно-правових договорів. Їх теж мають підтверджувати виписки.
• Фіскальні звітні чеки РРО та копії фіскальних касових чеків РРО – підтверджують готівкові розрахунки або оплату картками через еквайринг, якщо ФОП здійснює діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг відповідно до Закону про РРО (4).
• Розрахункові квитанції – видаються покупцям та замовникам у випадках, коли використання РРО не є обов'язковим (див. Перелік № 1336 (5)).
• Видаткові накладні та ТТН постачальників – якщо ФОП отримує ТМЦ за бартером або безоплатно.
• Акти виконаних робіт (наданих послуг) – якщо ФОП отримує роботи (послуги) за бартером або безоплатно.
• Акт про списання заборгованості – коли ФОП отримав і не повернув передоплату за товари, або отримав товари (роботи, послуги), але не оплатив їх. Така заборгованість стає доходом.

Документи, що підтверджують основні витрати

Безготівкові придбання

Придбання товарно-матеріальних цінностей. У своїй госпдіяльності ФОПи купують сировину, матеріали, товари, напівфабрикати, комплектуючі вироби, паливо, енергію, будматеріали, запчастини, тару тощо.

Підтвердними первинними документами в цьому разі будуть:

• видаткові накладні та ТТН постачальників (продавців);
• митні декларації (якщо ФОП працює у сфері ЗЕД);
• платіжні інструкції (разом з банківськими виписками) для доведення факту реальної оплати.

Замовлення робіт та послуг – зв'язку, реклами, розрахунково-касового обслуговування, оренди, транспортних послуг, ремонту майна, що використовується в бізнесі тощо.

Для підтвердження витрат використовуються:

• підписані акти виконаних робіт (наданих послуг);
• платіжні інструкції разом з банківськими виписками – підтверджують оплату.

Важливе запитання: чи є первинними документами договори та рахунки-фактури (інвойси), якими оформляються господарські відносини ФОПів з іншими суб'єктами господарювання?

Договір та інвойс: чи є вони первинними документами?

Загалом – ні.

Договір лише фіксує наміри сторін, їхні права, обов'язки, ціну та відповідальність. Інвойс – пропонує оплатити ТМЦ, роботу чи послугу. Жоден з них сам по собі не засвідчує, що господарська операція відбулася. Проте за певних умов ці документи можуть набути статусу первинних.

Договір стає первинним документом, якщо одночасно:

• його «первинність» прямо передбачена окремою умовою договору;
• договір містить усі обов'язкові реквізити первинного документа;
• є банківська виписка, що підтверджує оплату за договором.

Інвойс стає первинним документом, якщо одночасно виконані такі умови:

• є банківська виписка, що підтверджує оплату;
• в інвойсі зазначені всі обов'язкові реквізити первинного документа;
• договір з контрагентом містить умову: оплата за інвойсом підтверджує виконання робіт/надання послуг, і сторони не складають двосторонні акти.

Увага! Інвойс не вважається первинним документом при купівлі товарів, а також при замовленні робіт/послуг з відстрочкою платежу.

Готівкові придбання

Іноді купити щось потрібно негайно: стелаж для офісу на міській меблевій фабриці, пачку паперу в магазині канцтоварів, замовити терміновий переклад в бюро тощо.

Тут можливі два варіанти:

Варіант 1. ФОП бере готівку (не більше 10 000 грн на день) відповідно до пп. 1 п. 6 Положення № 148 (6) і оплачує товар чи послугу на місці.

Варіант 2. ФОП видає готівку під звіт найманому працівнику з дорученням придбати товар чи послугу від імені ФОПа.

У такому разі підтвердними документами будуть:

• чек РРО з магазину та бюро перекладів, які зобов'язані використовувати РРО згідно зі ст. 3 Закону про РРО. Чек одночасно підтверджує й оплату, і отримання товару (послуги);
• видаткова накладна та квитанція до прибуткового ордера від бухгалтерії меблевої фабрики: юрособи-виробники (7) мають право не застосовувати РРО відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про РРО;
• авансовий звіт найманого працівника – складається та подається ФОПу відповідно до п. 170.9 ПКУ. На себе ФОП авансовий звіт не складає.

Бартер

Під час товарообмінних операцій ФОП має забезпечити наявність:

• ТТН та видаткових накладних про відвантаження ТМЦ контрагенту;
• актів виконаних робіт (наданих послуг), якщо предметом бартеру є роботи чи послуги;
• акта взаємозаліку, який ФОП і контрагент підписують після повного виконання бартерного договору.

А що з самим бартерним договором?

Він може бути первинним документом лише за двох умов одночасно: у ньому прямо зазначено, що договір виконує функцію акта приймання-передачі ТМЦ (виконаних робіт, наданих послуг), і він містить усі обов'язкові реквізити первинного документа.

Порада: щоб уникнути спорів з податківцями, не робіть з бартерного договору первинку – краще запасіться повним пакетом документів, наведеним вище.

Виплата зарплати, премій та винагород за ЦПД

Переходимо до найобʼємнішого підрозділу – документів, що підтверджують виплату зарплат, премій та винагород за цивільно-правовими договорами.

Зарплати. Податківці прагнуть відстежити кожну ланку ланцюжка – від нарахування до фактичної виплати зарплати та сплати податків.

Тому ФОП повинен мати:

• трудові договори;
• накази про прийняття на роботу;
• табель обліку робочого часу;
• розрахунково-платіжну відомість;
• банківські виписки (безготівкова виплата) або відомості на виплату готівки;
• платіжні інструкції з банківськими виписками про сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Премії. Щоб виплати були правомірними, додатково потрібні:

• положення про преміювання з чіткими критеріями, за якими працівник має право на премію;
• наказ про преміювання із зазначенням підстави;
• документи, що підтверджують досягнення показників, покладених в основу преміювання;
• розрахунково-платіжна відомість, де суму премії виділено в окрему графу;
• банківська виписка (безготівкова виплата) або відомість на виплату готівки;
• платіжні інструкції з банківськими виписками про сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Виплати за цивільно-правовим договором. Якщо ФОП укладає з фізособою (не підприємцем) ЦПД на виконання робіт чи надання послуг, головний ризик полягає в тому, що податківці можуть перекваліфікувати такі відносини у трудові. У такому разі виникають серйозні ризики щодо підтвердження витрат та їх податкового визнання.

Щоб цього не сталося, пакет документів має містити:

• сам договір із предметом (послуга або кінцевий результат роботи), строками виконання та ціною; з договору має випливати, що він разовий;
• акт виконаних робіт (наданих послуг) з детальним переліком того, що саме зробив виконавець;
• платіжну інструкцію та банківську виписку (безготівкова виплата) або видатковий касовий ордер при виплаті готівки (8);
• платіжні інструкції та банківські виписки про сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Зверніть увагу! Не всі перелічені документи є первинними за формою, але без них податківці не визнають ці виплати у складі витрат.

Особливості документального підтвердження окремих видів витрат

Виробничі витрати

Від ФОПа вимагається підтвердити реальність виробничого процесу та списання використаної сировини й матеріалів.

Для цього складають:

• калькуляцію собівартості із зазначенням витрат на одиницю продукції;
• акти списання сировини та матеріалів, які підтверджують, що вони надійшли у виробництво;
• накладні на внутрішнє переміщення, які фіксують рух сировини зі складу до виробничого приміщення та готової продукції на склад;
• акти оприбуткування готової продукції на складі.

Витрати на пальне

Щоб підтвердити витрати при використанні автотранспорту, потрібні такі первинні документи:

• фіскальний чек РРО з АЗС;
• подорожній лист або інший документ вільної форми про рух авто: з маршрутом, кілометражем за одометром та кількістю використаного пального. Він доводить, що поїздка здійснена в межах госпдіяльності;
• акт списання пального за певний період (наприклад, за місяць) на основі даних подорожніх листів.

Витрати на придбання основних засобів та їх амортизація (9)

Щоб заощадити час при оформленні документів на ОЗ, радимо брати за приклад форми, затверджені наказом № 818 (10). Перелік такий:

• акт приймання-передачі ОЗ;
• платіжна інструкція на оплату та банківська виписка;
• митна декларація, якщо основний засіб імпортний;
• акт введення в експлуатацію ОЗ;
• інвентарна картка обліку об'єкта ОЗ, у якій відображають розрахунок амортизації.

Витрати на відрядження

Коли ФОП відправляє у відрядження найманих працівників, витрати засвідчуються авансовим звітом та первинними документами, зазначеними в п. 170.9 ПКУ: транспортними квитками, документами з готелів, іншими документами, безпосередньо пов'язаними з відрядженням.

Сплата податків, зборів та обов'язкових платежів

Для податків, зборів і платежів, зазначених у пп. 177.4.3 ПКУ, підтвердними документами будуть платіжні інструкції та банківські виписки.

Таблиця: операції та відповідні первинні документи

Замість висновку

Правило просте, але дуже важливе: кожна гривня доходу і витрат має бути підкріплена документом з усіма обов'язковими реквізитами. Дохідну первинку податківці звірять, а витратну – атакуватимуть, тому саме їй потрібна максимальна увага.

Читайте також: дані з первинних документів потрапляють до Типової форми (11) – обов'язкового регістру податкового обліку, який з 2021 року замінив звичну Книгу обліку доходів і витрат (сама форма первинним документом не є). Про правила її ведення ми вже розповіли в циклі з трьох частин:

• Книга обліку ФОП на загальній системі: правила ведення та доходи (Частина 1)
• Книга обліку ФОП на загальній системі: витрати, амортизація, фінрезультат (Частина 2)
• Книга обліку ФОП на загальній системі: перехідні витрати, приклади, ризики (Частина 3)

SMARTFIN.UA: первинка під контролем

Зібрати повний пакет первинних документів вручну – реально, але довго. В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA частина завдань виконується автоматично:

• Імпорт банківських виписок – розпізнавання операцій без ручного внесення;
• Електронний документообіг – акти, накладні та договори: підписання й надсилання онлайн, жоден документ не загубиться;
• Каса та ПРРО – інтеграції з популярними ПРРО-сервісами: фіскальні чеки, Z-звіти;
• ОЗ та НА – інвентарні картки об'єктів і автоматичне нарахування амортизації;
• Зарплата та кадри – відомості, накази, табелі, 70+ шаблонів документів з автозаповненням.

Хай ваша первинка буде готова до будь-якої перевірки. Зареєструйтеся безкоштовно просто зараз!

1. Податковий кодекс України.
2. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
3. Попри те, що ФОПи на загальній системі не ведуть бухоблік, розкриття терміну "первинний документ" слід шукати в Законі про бухоблік, оскільки спеціальних методологічних документів подібного змісту виключно для ФОПів чинне законодавство України не передбачає.
4. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.
5. Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО та/або ПРРО з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.
6. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.
7. Крім тих, хто виробляє технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
8. За приписами п. 39 Положення № 148 ФОПи не ведуть касову книгу, а значить не оформляють касові ордери, які в ній обліковуються. Але їм не заборонено при потребі використовувати касові ордери як первинні документи.
9. Основні засоби – матеріальні активи, вартість яких перевищує 20 000 грн і поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом та очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких з дати введення в експлуатацію становить понад 1 рік (або операційний цикл, якщо він довший за рік) (пп. 14.1.138 ПКУ).
10. Наказ Мінфіну України "Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб'єктами державного сектору та порядку їх складання" від 13.09.2016 р. № 818.
11. Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями та фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджена наказом Мінфіну України від 13.05.2021 р. № 261.