Книга обліку ФОП на загальній системі: витрати, амортизація, фінрезультат (Частина 2)
Як підтвердити витрати ФОПа, щоб уникнути проблем із податковою? Як правильно їх записувати у Книзі обліку? Які документи потрібні для амортизації, і де взяти суми для графи 11?
Ці питання викликають найбільше запитів у бухгалтерів та підприємців на загальній системі. Якщо з доходами все більш-менш зрозуміло, то з витратами — постійна плутанина: що і коли записувати, які документи зберігати, а що робити, якщо витрата — в одному місяці, а дохід — в іншому?
У другій частині гайда ми розкладаємо все по поличках: від заповнення "витратних" граф Книги до обліку амортизації та визначення фінансового результату. Без води — тільки те, що справді потрібно в роботі:
- Які документи підтверджують витрати, що вносяться у Книгу (графа 5);
- Роль договорів: чи потрібно їх вносити в Книгу, і що з ними на перевірках;
- Які витрати в які графи записувати (6–10);
- Позиція податківців — як діяти у спірних ситуаціях (ЗІР, 104.08);
- Амортизація — коли, як і чим підтверджувати;
- Як порахувати фінансовий результат і визначити базу для ПДФО (графа 11);
- Що таке "перехідні витрати" і як не припуститися помилки.
Пропустили перший матеріал з циклу "Книга обліку ФОПа на загальній системі" (Частина 1) — читайте його тут! У ньому розібрали дохідну частину, базові правила ведення Книги, графи 1–4 та практичні приклади. Рекомендуємо починати саме з нього.
Підтверджувальні документи: що вноситься в графу 5
Особливої уваги заслуговує графа 5 Книги обліку. У ній зазначають реквізити документів, що підтверджують витрати ФОПа, безпосередньо пов'язані з отриманим доходом. Такими документами можуть бути:
- платіжні інструкції;
- квитанції до прибуткових касових ордерів;
- інші квитанції;
- фіскальні чеки РРО/ПРРО;
- акти закупки продукції, товарів, інших ТМЦ;
- акти виконаних робіт (наданих послуг);
- інші первинні документи, що засвідчують факти оплати товарів (робіт, послуг).
Нагадуємо! ФОПи, зареєстровані платниками ПДВ, не включають до витрат суми ПДВ, що входять до ціни придбаних товарів (робіт, послуг) (п. 2 р. І Порядку № 261).
Договори: чи вносити їх у Книгу
Тепер — про господарські та цивільно-правові договори (постачання, купівлі-продажу, оренди тощо), які ФОП укладає із суб'єктами господарювання або фізичними особами. Хоча самі договори не зазначаються у Книзі обліку, вони слугують обґрунтуванням для записів у ній.
Навіщо їх зберігати:
- Підтверджують реальність господарських операцій. Договір є доказом, що операція (купівля товару, надання послуги тощо) була реальною, а не фіктивною. Під час податкових перевірок контролери зазвичай перевіряють саме ці документи.
- Допомагають у вирішенні спорів. Якщо виникне суперечка з покупцем чи постачальником, договір визначає права та обов'язки сторін і може стати основним аргументом у суді.
Відображення витрат: заповнення граф 6–10
Облік витрат ФОПа та їх особливості ми детально розглянули в окремому матеріалі " Облік витрат ФОПа на загальній системі оподаткування: що враховувати, а що — ні". Радимо ознайомитися, якщо ще не читали!
А сьогодні — сфокусуємось на тому, як правильно відобразити витрати саме в Книзі обліку*. Згідно з пп. 6 п. 1 розд. II Порядку № 261, для цього призначені графи 6–10**.
Нижче — коротке пояснення, що в них вказується.
Таблиця 1. Облік витрат у графах 6–10
| № графи Книги обліку | Що зазначається |
|---|---|
| 6 | Вартість придбаних ТМЦ, що реалізовані або використані у виробництві продукції, товарів, наданні робіт чи послуг |
| 7 | Сума витрат на оплату праці найманих працівників або оплату за виконання робіт/послуг за договорами ЦПХ |
| 8 | Суми податків, зборів, ЄСВ; платежі за ліцензії та інші дозвільні документи, пов'язані з госпдіяльністю |
| 9 |
Інші витрати, пов'язані з отриманням доходу. Зокрема:
– витрати на відрядження працівників; – оплата послуг зв'язку, реклами, касового обслуговування; – оренда, ремонт, експлуатація майна; – транспортування готової продукції, транспортно-експедиційні та інші послуги; – послуги, прямо пов'язані з виробництвом, виконанням робіт чи наданням послуг. (пп. 177.4.4 ПКУ***) |
| 10 | Сума амортизаційних відрахувань |
Спірні ситуації: думка податківців (ЗІР)
На практиці при відображенні витрат у Книзі обліку у ФОПів виникають ситуації, які прямо не врегульовані Порядком № 261. У таких випадках орієнтуємося на позицію податкових органів — зокрема, роз'яснення з ресурсу ЗІР, категорія 104.08.
Ситуація 1. Витрати в іншому місяці, ніж дохід
Питання: ФОП отримав дохід в одному місяці, а матеріальні витрати, пов'язані з його отриманням, здійснені у наступному. Як заповнити Книгу обліку?
Позиція податківців: ФОП за підсумком дня (на підставі первинних документів) заповнює::
- графу 2 — на дату фактичного отримання доходу;
- графу 6 — на дату фактично понесених витрат.
Не потрібно «підганяти» дати — орієнтуйтесь на фактичні події, навіть якщо вони в різних місяцях.
Ситуація 2. Витрати без доходу у день
Питання: Чи заповнює ФОП графи 8 та 9 Книги обліку у разі здійснення витрат, якщо дохід протягом робочого дня не отримувався?
Позиція податківців: якщо ФОП не отримував дохід від госпдіяльності протягом робочого дня, при цьому мав витрати, безпосередньо пов'язані з одержанням доходу, або витрати зі сплати податків та зборів, то він, за підсумками робочого дня заповнює Якщо у такий день були витрати, пов'язані з госпдіяльністю, то заповнюються:
- графа 8 — «витрати зі сплати податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежів, за одержання ліцензій, дозволів»;
- графа 9 — «інші витрати, пов'язані з одержанням доходу / провадженням незалежної професійної діяльності».
Ситуація 3. Зарплата без доходу у місяці
Питання: Чи заповнює ФОП графу 7 «витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах/за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру» Книги обліку, якщо дохід у звітному місяці він не отримував?
Позиція податківців: Так. Витрати на оплату праці найманих осіб або за договорами ЦПХ вносяться:
- у графу 7 — за фактичною датою виплати (перерахування);
- за умови документального підтвердження.
Амортизація: від записів до таблиці
ФОП може включати амортизаційні відрахування до витрат — за власним бажанням. Це стосується як основних засобів (ОЗ), так і нематеріальних активів (НА), пов'язаних з господарською діяльністю.
Що підлягає амортизації:
- витрати на придбання ОЗ і НА;
- витрати на самостійне виготовлення, реконструкцію, модернізацію або інші покращення ОЗ.
Усі витрати мають бути підтверджені документально (п. 4 р. ІІІ Порядку № 261):
- акт приймання-передачі;
- акт приймання-здачі;
- фіскальний чек РРО/ПРРО;
- вантажно-митна декларація;
- видаткова накладна;
- інші первинні документи.
Додаток до Книги обліку — як і навіщо його вести
ФОП веде облік амортизації в окремому Додатку до Книги обліку. Саме з нього підсумкове значення рядка 11 переноситься у графу 10 Книги.
Важливо: якщо ФОП не веде Додаток, графу 10 заповнити неможливо — тому варто завчасно організувати облік амортизації.
Далі подамо структуру Додатка в таблиці для зручності заповнення (згідно з розд. ІІІ Порядку № 261).
Таблиця 2. Облік амортизаційних відрахувань ОЗ та НА (Додаток до Книги обліку)
| № графи Додатка | Що зазначається |
|---|---|
| 1 | Порядковий номер запису |
| 2 | Група ОЗ/НА згідно з пп. 177.4.9 ПКУ |
| 3 | Назва об'єкта ОЗ/НА |
| 4 | Реквізити документа, що підтверджує факт придбання або самостійного виготовлення ОЗ/НА |
| 5 | Реквізити акта введення в експлуатацію ОЗ/НА |
| 6 | Строк корисного використання — встановлюється ФОПом самостійно, але не менше строків із пп. 177.4.9 ПК) |
| 7 |
Первісна вартість об'єкта, що амортизується (без ПДВ). Включає:
– витрати на придбання/виготовлення; – витрати на модернізацію, реконструкцію тощо |
| 8 | Річна сума амортизації. Визначається діленням показника графи 7 на показник графи 6 |
| 9 | Місячна сума амортизації. Визначається діленням показника графи 8 на число 12 |
| 10 |
Вартість об'єкта ОЗ/НА на початок звітного періоду. При цьому:
|
| 11 | Сума амортизаційних відрахувань. Визначається множенням показника графи 9 на кількість місяців корисного використання (експлуатації) у звітному періоді. |
| 12 | Залишкова вартість на кінець звітного періоду. Визначається як різниця показників графи 10 та графи 11. |
Виведення фінансового результату — графа 11
Графа 11 Книги обліку — це ключовий підсумок для ФОПа, адже саме тут розраховується фінансовий результат, який є базою для нарахування податку на доходи.
Фінансовий результат — сума чистого оподатковуваного доходу. Її розраховують як різницю між загальною сумою отриманого доходу (графа 4) та сумою витрат (графи 6 - 10). Саме для його розрахування й призначена Книга обліку.
Відповідно до п. 177.5 ПКУ звітний період для ФОПа дорівнює календарному року, за результатами якого він подає податкову декларацію і сплачує податок на доходи. Проте, протягом року на базі даних Книги обліку ФОП повинен також розраховувати (та сплачувати щоквартально, крім за IV квартал) авансові внески****. Остаточний розрахунок податку на доходи за звітний рік ФОПом здійснює згідно з даними податкової декларації, з урахуванням сплачених протягом року авансових внесків.
Важливо: якщо протягом року суми авансових внесків були розраховані некоректно — у річній декларації це можна скоригувати, врахувавши фактичні витрати та доходи.
Що може піти не так?
Одна з найпоширеніших проблем — "перехідні" витрати, коли витрата та дохід не потрапляють до одного звітного періоду. Це може спричинити:
- заниження або завищення фінрезультату;
- переплата або недоплата податку;
- ризики під час податкової перевірки.
Про такі ситуації — у наступному матеріалі. Далі буде!
*Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями й фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджена наказом Мінфіну України від 13.05.2021 р. № 261.
**Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями й фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Мінфіну України від 13.05.2021 р. № 261.
***ПКУ — Податковий кодекс України.
****Особливий порядок сплати авансових внесків передбачено пп. 177.5.1-1 ПКУ лише для ФОПів, які здійснюють роздрібну торгівлю пальним.