Повідомлення про прийняття на роботу працівника: оновлена форма

Подача повідомлення про прийняття працівника на роботу до територіальних органів Державної податкової служби України - це один із обов'язкових кроків, який повинен виконати роботодавець перед тим, як працівник фактично перейде до виконання своїх робочих задач.

Нагадаємо, що найперші кроки включають:

• прийняття заяви від працівника;
• укладання з ним трудового договору;
• оформлення наказу / розпорядження про прийняття працівника на роботу;
• ознайомлення особи, яка працевлаштовується, з локальними документами організації, з умовами праці на робочому місці, зі своїми правами та обов'язками, що визначаються посадовою інструкцією.

Повідомлення про прийняття на роботу працівника: коли подавати, оновлена форма

В частині 3 ст. 24 КЗпП чітко вказано, що працівник не може розпочати роботу до того, як роботодавець подасть повідомлення про його прийняття до територіальних органів Державної податкової служби. Не буде вважатися порушенням законодавства, якщо роботодавець подасть повідомлення у день початку роботи працівника. Достатньо виконати вимогу до часу подачі документу: зробити це до початку робочого дня чи зміни. Наприклад, якщо працівник виходить о 10:00, а повідомлення буде подано о 07:00, вимоги ст. 24 КЗпП вважатимуться виконаними. Одразу після подання документу працівник може бути допущений до роботи.

Повідомлення про прийняття на роботу працівника в 2024 р. подається:

• безпосередньо власником підприємства, установи чи організації;
• уповноваженим органом (особою) чи фізичною особою (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації);
• резидентом Дія Сіті.

Документ має подаватися в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо в роботодавця відсутня можливість надіслати повідомлення онлайн, ДПС прийме паперовий варіант документу, доповнений електронною копією.

5 січня 2022 року форму повідомлення про прийняття було оновлено. Тепер вона називається «Повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (форма F3001002).

Всього оновлений документ включає 14 рядків:

1. Тип повідомлення: початкове чи скасовуюче;
2. Код ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта;
3. Найменування / прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) страхувальника;
4. Порядковый номер;
5. Категорія працівника: 1) наймані працівники за основним місцем роботи; 2) працівники за сумісництвом; 3) гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4) працівники на підставі цивільно-правових договорів;
6. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта;
7. Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)
8. Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) застрахованої особи
9. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту;
10. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту;
11. Дата початку роботи/початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом;
12. Дата формування повідомлення у страхувальника;
13. Керівник (уповноважена особа): реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта; Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ;
14. Головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку): реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта*); Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ.

Повідомлення про прийняття: штраф за порушення

Якщо роботодавець належно оформив трудові відносини з працівником, проінформував його про права та обов'язки, ознайомив з правилами внутрішнього трудового розпорядку, нараховує заробітну плату та сплачує внески, але не забезпечив своєчасну подачу повідомлення про прийняття, це може трактуватись як порушення чинного законодавства. У цьому випадку інспекторами Держпраці вноситься припис про усунення порушення. Виправлення порушення в обумовлений строк, не передбачає застосування штрафів. Якщо роботодавець не виконав вимог припису, на нього може бути накладено штраф у розмірі однієї МЗП.

Порушення трудових відносин під час воєнного стану: чи будуть наслідки?

Якщо роботодавець немає можливості своєчасно подати повідомлення про прийняття до органів ДПС через незалежні від нього форс-мажорні обставини (непереборна сила), санкції не будуть застосовані в тому разі, якщо роботодавець буде мати підтвердження намагання вчинити такі дії. Фахівці Держпраці рекомендують зафіксувати таке намагання документально (скласти акт, довідку чи лист). Просто факт дії воєнного стану не позбавляє роботодавця від відповідальності.

Крім того, відповідно до коментаря Мінекономіки до Закону України від 1 липня 2022 р. № 2352-ІХ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин", для забезпечення дотримання основоположних прав працівників у трудових відносинах, в тому числі й під час воєнного стану, планується відновлення перевірок Держпраці з наступних підстав:

• додержання вимог Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
• виявлення неоформлених трудових відносин;
• законність припинення трудових договорів.

Неподання повідомлення про прийняття працівника в сукупності з іншими порушеннями (допуск до роботи без оформлення трудового договору, відсутність розпорядження чи наказу директора на прийняття, виплата заробітної плати "в конверті") буде трактуватись інспекторами Держпраці як неналежне оформлення трудових відносин та загрожуватиме роботодавцю значними фінансовими санкціями.

Повідомлення про прийняття: зразок в SMARTFIN.UA

Подати звіт про прийняття на роботу працівника онлайн як юридичні, так і фізичні особи можуть в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA. Оновлена форма знаходиться в розділі ЗВІТНІСТЬ. Сформувати, підписати та подати повідомлення можна прямо в робочому кабінеті користувача за кілька кліків. Автоматизувати вашу роботу настільки, наскільки це можливо, пропонує SMARTFIN.UA! Реєструйтесь, щоб спробувати!