Ваші 7 дій при прийнятті працівника на роботу. Зразок заяви про прийняття на роботу, приклади наказу та повідомлення

Прийняття працівника на роботу – процес нескладний, але потребує від спеціаліста кадрової служби або бухгалтера (в залежності від того, кому делегована ця частина роботи) чіткості та послідовності у діях. Пропонуємо переглянути чинний алгоритм дій при прийнятті працівника на роботу. Які документи потрібно запросити? В якій послідовності та які накази видати? Як виглядає заява про прийняття на роботу та повідомлення, що надсилаємо в податкову. Відповіді у статті.

Прийняття працівника на роботу: послідовність дій

• Перевіряємо документи, подані особою, що працевлаштовується. Відповідно до статті 24 КЗпП при влаштуванні на роботу працівник повинен надати пакет з документами, в якому є: паспорт (ID-картка), ідентифікаційний код, документ про освіту, трудова книжка. Додатково можуть бути запитані наступні документи: довідка про стан здоров'я (в т. ч. про інвалідність), військовий квиток, пенсійне посвідчення, свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, посвідчення учасника бойових дій, чорнобильське посвідчення, свідоцтво про народження дитини (дітей), документ, що підтверджує статус одинокої матері, документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності. Надані документи повинні в повній мірі підтверджувати право особи на трудові пільги, доплати та надбавки.
• Приймаємо від особи заяву про прийняття на роботу або оформлюємо трудовий договір (письмово чи в усній формі). Заява про прийняття на роботу (прим. зразок заяви дивіться нижче) може бути написана працівником від руки в довільній формі або мати вигляд друкованого бланка. В такому випадку бланк заяви про прийняття на роботу обов'язково повинен містити підпис працівника. В документі, як правило, зазначається наступна інформація: назва посади, дата прийняття, оклад, строк (у випадку строкового трудового договору), термін випробування (якщо про такий домовились обидві сторони), режим робочого часу (якщо передбачається неповний робочий час або індивідуальний режим роботи, інформацію про це треба вказати), можливість та умови роботи за сумісництвом (якщо працевлаштовується сумісник). Після ухвалення заяви керівником підприємства (накладання резолюції та підпис) може видаватись наказ про прийняття на роботу.
• Видаємо наказ про прийняття на роботу. Видання наказу про прийняття працівника на роботу – обов'язкова вимога Кодексу законів про працю України (стаття 24). Наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. № 489 затверджено типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу». Нагадаємо, бланк «Наказу про прийняття на роботу» доступний для редагування та друку в особистому кабінеті користувача (розділ "Кадрові документи"). Перед підписанням керівником підприємства наказ про прийняття на роботу, за потреби, може візуватися головним бухгалтером / юристом / керівником відділу тощо. Підпис керівника підприємства дозволяє зареєструвати наказ, після чого документ набуває чинності. Після реєстрації наказу у книзі реєстрації кадрових наказів з ним ознайомлюється працівник (під підпис) та вручну зазначає дату ознайомлення. Наказ може видаватись у кількох примірниках: для зберігання у справі кадрової служби, для зберігання в бухгалтерії у книзі реєстрації, для додавання до особової справи працівника тощо.
• Ознайомлюємо працівника з локальними документами. Згідно зі статтею 29 КЗпП, роботодавець зобов'язаний проінформувати особу, що працевлаштовується, про умови праці на робочому місці, наявність небезпечних і шкідливих виробничих факторів та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про права на пільги та компенсації за роботу в небезпечних або шкідливих умовах відповідно до чинного законодавства й колективного договору. Права та обов'язки працівника визначені в посадовій (робочій) інструкції. Основним підтвердженням того, що працівник з ними ознайомлений, є його підпис. Підпис працівника про ознайомлення з колективним договором і ПВТР не вимагається, але його бажано отримати. Рекомендується завести спеціальний журнал, в якому можна фіксувати ознайомлення працівників із зазначеними вище та іншими локальними документами (наприклад, положенням про оплату праці, комерційну таємницю підприємства тощо).
• Подаємо повідомлення про прийняття на роботу. Частиною третьою статті 24 КЗпП визначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування ЄСВ про прийняття працівника на роботу відповідно до порядку, встановленого Постановою № 413.
• Направляємо особу, що працевлаштовується, на інструктаж з охорони праці. Обов'язок роботодавця – проінструктувати особу, що працевлаштовується, про техніку безпеки на підприємстві, виробничу санітарію, гігієну праці та протипожежну охорону. Інструктаж проводиться спеціалістом служби охорони праці або уповноваженим фахівцем. Задача відділу кадрів – направити працівника на інструктаж.
• Готуємо документи для ведення особової справи працівника. Внутрішні нормативні акти підприємства можуть передбачати заповнення особою, що працевлаштовується, додаткових документів, наприклад, анкети, договору про нерозголошення комерційної таємниці, договору про матеріальну відповідальність тощо. Після підписання усіх додаткових документів фахівець кадрової служби може розпочати заповнення особової картки працівника за формою П-2 та особової справи, а також зробити запис у трудовій книжці.

Заява про прийняття на роботу: зразок, сформований в SMARTFIN.UA

Заява про прийняття на роботу - це офіційне прохання, яке подається на ім'я керівника організації, та містить наступні обов'язкові реквізити:

1. адресат заяви (Форма власності та назва організації, ПІБ керівника);
2. відомості про заявника (ПІБ заявника);
3. назва виду документа (Заява про прийняття на роботу);
4. текст документа;
5. дата документа;
6. підпис працівника.

Користуючись програмою SMARTFIN.UA, користувачі мають можливість формувати необхідні кадрові документи в будь-який момент часу (заяви, накази, довідки, розпорядження, трудові договори, особові картки, табелі обліку тощо).

Зразок заяви про прийняття працівника на роботу, сформований в SMARTFIN.UA, виглядає наступним чином:

Наказ про прийняття на роботу: зразок від SMARTFIN.UA

Наказ про прийняття на роботу має містити наступні реквізити та інформацію про умови прийняття працівника на роботу:

• Дата видання розпорядження (число, місяць, рік);
• ПІБ працівника та дата його фактичного виходу на роботу;
• Назва посади, на яку приймається фахівець;
• Назва структурного підрозділу підприємства, куди приймається працівник (якщо передбачені підрозділи);
• Умови прийняття на роботу (на конкурсній основі, зі строком випробування, за результатом успішного стажування, на період відсутності основного працівника тощо);
• Умови роботи (основна чи за сумісництвом, яка тривалість робочого дня чи тижня, повний чи неповний робочий час тощо);
• Посадовий оклад (тарифна ставка);
• Розмір надбавок та доплат (якщо такі передбачені);

Наказ про прийняття на роботу, сформований в програмі SMARTFIN.UA, виглядає так:

Повідомлення про прийняття на роботу працівника

Згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи в організації в таких випадках:

• якщо з ним не укладено трудовий договір (в устній чи письмовій формі), оформлений наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу;
• якщо у податкову службу не надіслано повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Звітувати про прийняття на роботу працівників зобов'язані як юридичні особи, так і фізичні особи, які використовують найману працю.

Зразок повідомлення про прийняття на роботу працівника, сформоване в програмі SMARTFIN.UA, виглядає наступним чином:

Користувачі програми мають можливість не тільки сформувати звіт, але й надіслати його до органів Державної податкової служби з робочого кабінета.