Приклад розрахунку лікарняних

Отже, ви одержали від свого працівника листок непрацездатності, а що з ним робити далі - розглянемо на прикладі. Одразу попереджу, що він буде загальним, тобто не буде враховувати нюанси та нестандартні ситуації, які можуть виникати при розрахунку лікарняних. Вони будуть розглянуті в інших статтях, тому що тема лікарняних досить об'ємна, і її неможливо охопити всю одразу.

Умова: працівниця хворіла з 11.02.2014 р. по 03.03.2014 р., про що свідчить наданий листок непрацездатності, який був зданий до бухгалтерії 04 березня 2014 р. З чого починаємо?

Крок 1. Оформляємо протокол рішення про призначення виплати

Отже, перед тим, як перейти безпосередньо до розрахунків, потрібний протокол рішення комісії по соціальному страхуванню (рішення уповноваженого) про призначення виплати з тимчасової втрати працездатності. Коротко про те, чим займається така комісія: розглядає обставини страхового випадку, підставу та правильність оформлення листка непрацездатності, і відповідно, виносить рішення про призначення допомоги. На це у комісії є всього 10 днів, і результатом її роботи повинен стати протокол.

Уже на етапі заповнення протоколу потрібно визначити:

1. кількість днів, які підлягають оплаті;
2. в т.ч. кількість днів, які підлягають оплаті за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Давайте розберемося, як це зробити.

Скільки днів хвороби оплачується і за чий рахунок?

Оплатити потрібно усі невідпрацьовані працівником робочі дні, які припадають на період хвороби (п. 2 Порядку № 439), але робочі дні за перші п'ять календарних днів хвороби оплачуються за рахунок роботодавця, а наступні – за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП).

На практиці це робиться за допомогою звичайного календарика: . Для нашого прикладу:

1. Рахуємо спочатку загальну кількість днів, які припали на період хвороби працівника, а далі дивимось, які з них були неробочими: всього календарних днів хвороби 21 день, з них неробочі: 15.02; 16.02; 22.02.; 23.02; 01.03; 02.03. – 6 днів. Раджу одразу виписати дати неробочих днів, це знадобиться не лише для розрахунку, а й для заповнення зворотної сторони листка непрацездатності. Отже загальна кількість робочих днів, що припала на період непрацездатності і підлягає оплаті склала 15 днів.
2. Далі розраховуємо кількість днів, що підлягають оплаті за рахунок роботодавця та Фонду:

• відраховуємо перші п'ять календарних днів (у нас з 11.02 по 15.02) і вибираємо з них робочі (14, 12, 13, 14 – 4 дні).
• відповідно, за рахунок Фонду буде оплачено решту днів (15 – 4 = 11 днів).

! Зверніть увагу, що так розподіляють суму лікарняних для самого працівника, якщо лікарняний виданий по хворобі дитини, то допомогу за рахунок ФСС з ТВП надають з першого дня.

І у нашому протоколі є ще один показник (остання колонка), який називається «Розмір допомоги». Розберемося одразу і з ним.

Страховий стаж і його вплив на розмір лікарняних

Розмір лікарняних, крім уже розглянутих показників, також залежить від страхового стажу працівника (ст. 37 Закону № 2240):

• 60% середньої зарплати – особам зі страховим стажем до 5 років;
• 80% середньої зарплати – особам зі страховим стажем від 5 до 8 років;
• 100% середньої зарплати – особам зі страховим стажем більше 8 років.

Для пільгової категорії робітників лікарняні виплачуються у розмірі 100% середньої зарплати не залежно від стажу при наявності документів, які підтверджуються їхній статус. До них належать (абз.5 ст. 37 Закону № 2240):

• особи, віднесені до 1-4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
• один з батьків або особа, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
• ветерани війни та особи, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту";
• особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України "Про жертви нацистських переслідувань";
• донори, які мають право на пільгу, передбачену статтею 10 Закону України "Про донорство крові та її компонентів".

Страховий стаж розраховують на день настання страхового випадку.

Отже, протокол заповнили, скільки днів хвороби оплачувати та в якому розмірі визначились. До речі, якщо уважно подивитись на зворотній бік нашого листка непрацездатності, то наполовину ми його уже можемо заповнити:

Тепер логічно дізнатися, скільки саме коштів потрібно заплатити за кожний робочий день хвороби. Для цього використовується такий показник як розмір середньоденної заробітної плати. Його розрахунком і займемося на наступному кроці.

Крок 2. Розраховуємо середню заробітну плату

Розрахунок середнього заробітку регулюється Порядком № 1266, і в цілому обчислюється наступним чином: заробітна плата, з якої сплачено єдиний внесок за розрахунковий період ділиться на кількість відпрацьованих робочих днів (годин) за цей же період:

Зс = Зр.п. / Др.п., де

Зр.п. – заробітна плата за розрахунковий період;

Др.п. – кількість робочих днів за розрахунковий період.

В загальному випадку даний період становить шість повних календарних місяців (з першого по перше число). Для нашого прикладу розрахунок середньоденної заробітної плати виглядатиме наступним чином:

На основі такої таблиці заповнюється третій розділ зворотної частини листка непрацездатності «Довідка про заробітну плату».

Як ви розумієте, це загальний (так би мовити ідеальний) випадок, коли працівниця відпрацювала повні останні шість місяців, і в цьому періоді у неї не було ніяких інших нарахувань, крім заробітної плати. На практиці ж не завжди усе так гладко, тому потрібно запам'ятати три прості правила щодо визначення розрахункового періоду в залежності від того, скільки працівник пропрацював на даному підприємстві до настання страхового випадку:

1. більше шести місяців - беремо останні шість календарних місяців роботи (з 1-го по 1-ше число), що передують місяцю тимчасової непрацездатності;
2. менше шести місяців - беремо фактично відпрацьовані календарні місяці (з 1-го по 1-ше число);
3. менше одного календарного місяця - беремо фактично відпрацьований час (з дати прийняття працівника на роботу до дати настання хвороби).

Щодо видів виплат, які включаються у розрахунок, то вони повинні відповідати наступним критеріям:

1. входити у склад основної та додаткової заробітної плати;
2. включатися у базу для нарахування єдиного внеску;
3. бути нарахованими за відпрацьований час.

Це означає, що ті виплати, які нараховані протягом періоду, в якому робітник не працював, але за ним зберігався середній заробіток, не враховуються при розрахунку. До таких виплат належать лікарняні та відпускні.

Крок 3. Розраховуємо суму лікарняних

Для визначення розміру лікарняних потрібно перемножити всього три (уже знайдених нами) показники:

Л = Зср. * Д * С, де

1. Зср. - середньоденна (середньогодинна) заробітна плата;
2. Д - кількість робочих днів (годин) по графіку роботи підприємства, які припадають на дні непрацездатності і підлягають оплаті;
3. С - відсоток оплати лікарняного (залежить від кількості років страхового стажу працівника).

54,73 грн. * 15 днів * 80 % = 656,76 грн.

Із них за рахунок підприємства: 54,73 грн. * 4 дні * 80% = 175,14 грн.

За рахунок ФСС з ТВП: 54,73 грн. * 11 днів * 80% = 481,62 грн.

Робимо перевірку: 175,14 + 481,63 = 656,76 грн.

Після проведення даних розрахунків можна переходити до наступного кроку - подання документів до Фонду соціального страхування.

Крок 4. Подаємо документи до Фонду соціального страхування

Будемо вважати, що у вас уже є спеціальних рахунок, яких відкривається виключно для відшкодування коштів Фонду. Якщо ні, то перед тим, як подавати документи, вам потрібно буде його відкрити. Далі необхідно заповнити за встановленим зразком заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення за їх видами. Саме вона і буде підставою для фінансування страхувальників. Заява-розрахунок готується у двох примірниках. Один із примірників разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначене матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника, а другий подається до робочого органу фонду. На практиці працівники фонду крім заяви – розрахунку просять надати наступні документи:

• копію правильно заповненого листка непрацездатності;
• ксерокопію трудового договору з працівнком, якому призначається допомога;
• оригінал або завірену банком копію квитанції останньої (на момент подання заявки) сплати єдиного соціального внеску (в розрізі нарахувань на ФЗП);
• копію довідки про відкриття спеціального рахунку (подається один раз).

Органи Фонду соцстрахування здійснюють фінансування протягом 10 робочих днів після надходження заяви.

Як заповнюється заява-розрахунок дивіться на картинках нижче:

Крок 5. Виплачуємо лікарняні

Почнемо із того, що допомогу з тимчасової непрацездатності потрібно виплатити у найближчий від дати її призначення (дата прийняття рішення комісією) день, встановлений для виплати заробітної плати (ст. 52 Закону № 2240). Тобто для нашого прикладу, протокол було оформлено 05 березня 2014 р., найближчий термін виплати заробітної плати у нас припадає на період з 16 по 22 березня 2014 (термін для виплати заробітної плати за першу половину березня). Так як ми зробили усе вчасно і уже 7 березня подали Заяву-розрахунок до Фонду (який повинен відшкодувати кошти протягом 10 днів), то теоретично ми встигаємо виплатити суму лікарняних у встановлені строки. Але на практиці нерідко буває так, що Фонд не встигає профінансувати роботодавця вчасно. Тому постає питання, чи виплачувати суму лікарняних за власних рахунок, а потім «перекрити» її за рахунок відшкодування. Відповідь на це запитання однозначна – робити цього не потрібно. Це пов'язано із тим, що кошти із спеціального рахунку можуть іти виключно на виплату соціальної допомоги, і їх не можна буде перекинути на розрахунковий рахунок.

Сподіваюся, тепер вам буде не складно самостійно зробити усі розрахунки та підготувати документи для нарахування та виплати допомоги своїм працівникам.

Про оподаткування лікарняних читайте тут.

Про нові правила розрахунку лікарняних та декретних - тут.