Спільна оренда для ФОПів: як розділити витрати й уникнути суперечок
Орендувати приміщення «у складчину» – звична практика для ФОПів. Так можна зменшити витрати, обрати кращу локацію та облаштувати комфортний простір для клієнтів. Проте разом із квадратними метрами доведеться ділити комуналку, зони загального користування, а іноді ще й відповідальність перед орендодавцем.
Як оформити такі відносини та про що домовитися ще до початку роботи? Для наочності розглянемо на прикладах.
Одне приміщення – різні формати роботи
Приклад 1. Салон краси
В одному приміщенні можуть працювати перукарі, майстри манікюру, лешмейкери, візажисти, косметологи та масажисти. Для клієнта це єдиний простір із комплексом б'юті-послуг. Водночас кожен із цих спеціалістів може бути окремим ФОПом. Об'єднує їх спільна оренда приміщення та перехресний маркетинг – партнерство, за якого майстри без конкуренції просувають послуги один одного серед своїх клієнтів.
Приклад 2. Вестибюлі з великим простором
Такі простори характерні для вокзалів, автостанцій, ТРЦ, супермаркетів. Через них проходить високий потік людей (потенційних споживачів), і ці приміщення добре підходять для розміщення різноманітних торгових точок. У такому випадку ФОПи орендують не «стіни», а чітко визначені квадратні метри для розміщення кіосків, яток і мобільних прилавків. При цьому (залежно від характеру простору) ФОПи формують споживацькі "екосистеми":
1. У вестибюлях ТРЦ та супермаркетів ФОПи орієнтуються на так званих імпульсивних покупців. Це можуть бути флористичні куточки та стійки з готовими букетами, кіоски із зоотоварами, прилавки з біжутерією, аксесуарами для смартфонів, ятки з горіхами та сухофруктами.
2. У вестибюлях вокзалів і автостанцій – інша підприємницька атмосфера. ФОПи орієнтовані на споживачів-пасажирів. Тому ми обов'язково побачимо у цих приміщеннях лавки з фаст-фудом, невеликі кавʼярні, кіоски з продажем дрібних товарів у дорогу, базових медикаментів, сувенірів.
Підприємці у таких просторах переважно працюють автономно, а головна перевага такого сусідства – потік потенційних покупців.
Спільний простір не означає спільного договору. Спосіб оформлення залежить від того, як ФОПи планують працювати та на які умови погоджується орендодавець.
Як оформити спільну оренду: три шляхи
Відносини між орендодавцем та кількома орендарями (ФОПами) регулюються ЦКУ*, насамперед положеннями глави 58 «Найм (оренда)». Розглянемо юридичні нюанси оформлення спільної оренди.
ФОПи, які працюють в одному салоні краси або провадять інші суміжні види діяльності у спільному приміщенні, можуть обрати один із трьох варіантів. Вибір залежить як від домовленостей між підприємцями, так і від умов орендодавця.
Шлях 1. Окремий договір кожного ФОПа з орендодавцем
Для ФОПів, які працюють автономно у вестибюлях ТРЦ, вокзалів чи супермаркетів, зручним варіантом є окремий договір кожного ФОПа з орендодавцем.
Такий договір дає підприємцю найбільшу самостійність у відношеннях з орендодавцем (виконуючи умови договору ФОП відповідає тільки за себе). Предметом документу є конкретна частина приміщення («робоче місце», «окремий кабінет площею 12 кв.м») з правом користування зонами спільного призначення (фойє, рецепція, санвузол). До договору додається схема приміщення з чітким розмежуванням зон і виділенням простору, який орендує ФОП.
Перевага такого варіанту – самостійність. Кожен ФОП має власні домовленості з орендодавцем щодо оплати, строку оренди та припинення відносин.
Але такий шлях не ідеальний для ФОПів - «суміжників». Тому розглянемо наступний.
Шлях 2. Єдиний договір орендодавця з усіма ФОПами
У цьому випадку підприємці виступають співорендарями. Можливість участі кількох осіб на одній стороні зобов'язання передбачає ст. 510 ЦКУ. У договорі визначають робочі зони кожного ФОПа та порядок користування спільним простором. Наприклад: місце № 1 – перукарська зона, місце № 2 – зона манікюру і педикюру, місце № 3 – зона візажу.
Орендодавцю такий варіант найзручніший: договір один, а не декілька, а частину організаційних питань підприємці вирішують між собою.
Проте для самих ФОПів тут особливо важливі деталі:
- яку частину орендної плати сплачує кожен;
- як розподіляють комунальні витрати;
- хто та в якому обсязі відповідає за борги;
- що відбувається, коли один зі співорендарів припиняє роботу.
Зауважимо! Один договір не означає автоматичної солідарної відповідальності. За ст. 541 ЦКУ вона виникає у випадках, установлених договором або законом, зокрема за неподільності предмета зобов'язання. Якщо відповідальність солідарна, орендодавець може вимагати погашення всього боргу від одного зі співборжників. Тому умови відповідальності потрібно читати особливо уважно (статті 541, 543 ЦКУ).
Шлях 3. Суборенда
Один ФОП орендує приміщення, а потім передає його частини іншим підприємцям за договорами суборенди.
Для власника це зручно: він має справу з одним орендарем. А от ФОП, який організував суборенду, бере на себе додаткові обов'язки.
Увага! Перед власником за виконання основного договору відповідає орендар. Затримка платежів від суборендарів сама собою не звільняє його від обов'язку вчасно сплачувати оренду.
Передавати майно в суборенду можна за згодою орендодавця, якщо інше не встановлено договором або законом. Строк суборенди не може перевищувати строку основної оренди – це передбачає ст. 774 ЦКУ.
Як розподілити витрати на комунальні послуги
Орендну плату погодили. А як бути з водою, електроенергією, опаленням та інтернетом? Поділити все порівну – просто, але не завжди справедливо. Приміром, перукар зазвичай використовує більше води, ніж візажист чи майстер манікюру. Тому для різних витрат можна обрати різні способи розподілу.
Пропорційно площі. Може підійти для опалення, прибирання та витрат на утримання спільного простору.
Порівну між ФОПами або за кількістю робочих місць. Зручний варіант для спільного інтернету, якщо підприємці користуються ним на співставних умовах.
За фактичним споживанням. Якщо діяльність одного ФОПа потребує значно більше води чи електроенергії, допоможуть окремі проміжні лічильники (на електрику та воду).
Фіксованим платежем. Орендодавець заздалегідь визначає розрахунковим шляхом фіксовану суму комунальних платежів, а наприкінці року робить перерахунок і виставляє ФОПам коригувальний рахунок.
Якщо фактичні витрати на комунальні послуги за рік перевищили сплачену суму, ФОПи розподіляють доплату між собою – як правило, пропорційно займаній площі. Якщо ж виявиться, що вони переплатили за комуналку, суму переплати зараховують у рахунок комунальних платежів на наступний рік або повертають у порядку, передбаченому договором.
Вочевидь, усі ці умови – порядок перерахунку, розподіл доплати та зарахування чи повернення переплати – мають бути чітко прописані в договорі оренди.
Важливо: усі домовленості щодо комуналки варто зафіксувати письмово: хто отримує рахунки, як розраховує частку кожного та в який строк потрібно заплатити. Формулювання «комуналку ділимо між собою» залишає забагато простору для суперечок.
Переваги спільної оренди
Економія коштів. Оренду, охорону, інтернет і прибирання можна оплачувати спільно.
Доступ до кращих локацій. Приміщення в центрі міста або в місці з великим потоком людей може бути надто дорогим для одного ФОПа, але посильним для кількох.
Нові клієнти та ефект синергії. Підприємці із суміжними видами діяльності можуть рекомендувати послуги один одного. Саме так працює перехресний маркетинг у нашому прикладі із салоном краси.
Спільна інфраструктура. Разом легше облаштувати рецепцію, зону очікування та інші зручності для відвідувачів.
Звісно, не кожен формат дає всі ці переваги. Для майстрів салону краси важливі і спільний простір, і рекомендації колег. Для автономної торгової точки – передусім доступна площа у вдалій локації.
Які ризики спільної оренди варто врахувати
Борги іншого ФОПа. За солідарної відповідальності чужа заборгованість може стати вашою фінансовою проблемою. Перевірте, що саме передбачає ваш договір оренди. Юридичне підґрунтя цього ризику міститься в ст. 541 ЦКУ
Негативний вплив діяльності сусідів по оренді. Шум, черги, конфлікти з відвідувачами або перевірка діяльності одного підприємця можуть створити незручності для інших.
Матеріальна шкода. Не завжди легко встановити, хто зламав двері чи пошкодив меблі в зоні очікування. Варто заздалегідь погодити порядок фіксації пошкоджень і відшкодування збитків.
Побутові суперечки. Графік роботи, прибирання, доступ до приміщення та користування рецепцією здаються дрібницями лише до першого конфлікту.
Раптове розірвання відносин з одним із ФОП. Якщо загальна орендна плата залишається незмінною, після виходу одного учасника витрати решти можуть зрости. Тому порядок виходу, строки попередження та можливість залучити нового співорендаря краще погодити одразу.
Що перевірити до підписання договору
Перед тим як пристати на спільну оренду, пройдіться цим списком:
- Приміщення: чи визначені ваша площа, її межі та спільні зони?
- Платежі: скільки, кому й коли ви сплачуєте?
- Комуналка: як розраховують вашу частку та підтверджують витрати?
- Відповідальність: чи можете ви відповідати за борги інших ФОПів?
- Майно й побут: хто організовує прибирання, ремонт і доступ до приміщення?
- Припинення оренди: як вийти з договору та що буде з платежами інших учасників?
- Суборенда: чи є необхідна згода орендодавця та чи узгоджені строки договорів?
Спільна оренда може бути вигідним рішенням. Але економію варто рахувати разом із зобов'язаннями, які ви берете на себе. Що чіткіші домовленості на початку, то менше приводів для суперечок під час роботи.
Плануєте орендувати приміщення разом з іншими ФОПами? Збережіть цей чекліст і поділіться матеріалом із майбутніми співорендарями – домовитися про все заздалегідь простіше, ніж вирішувати конфлікт.
А щоб упорядкувати облік ФОП, користуйтеся онлайн-бухгалтерією SMARTFIN. Тут ви зможете автоматизувати облік доходів на основі банківських виписок і даних ПРРО, контролювати ліміт доходу платника єдиного податку, формувати й подавати декларацію та готувати платіжні документи для сплати податків.
Реєструйтеся та спробуйте можливості SMARTFIN протягом тестового періоду. Менше ручних підрахунків – більше часу на роботу з клієнтами та розвиток бізнесу.